Intelligentes Prozessmanagement im Krankenhaus:Wie RTLS, Ortung und Sensorik die Abläufe optimieren können

Das Prozessmanagement im Krankenhaus ist oft verbesserungsbedürftig: In den meisten Kliniken vergeht zu viel Zeit damit, dass die Mitarbeiter nach freien Krankenhausbetten oder medizinischem Equipment suchen müssen. Gerade bei Notfällen darf das eigentlich nicht passieren – und auch sonst entstehen Wartezeiten, die sowohl für die Patienten als auch für das Personal unangenehm sind. Allerdings gibt es inzwischen technische Lösungen, die das Prozessmanagement im Krankenhaus erleichtern und die Abläufe problemloser gestalten. Hier erfährst du, welche das sind.

Prozesse im Krankenhaus optimieren

Die Prozessoptimierung im Krankenhaus ist kein einmaliges Projekt, sondern eine ständige Aufgabe, die in den meisten Häusern vom Qualitätsmanagement übernommen wird. Ziel ist es, die Effizienz und Effektivität zu steigern. Den Patienten soll ein Maximum an Qualität geboten werden und den Mitarbeitern ein Minimum an (zusätzlichem) Aufwand entstehen. Ein Schwerpunkt im Prozessmanagement liegt auf den patientenbezogenen Prozesse wie z.B. Aufnahme oder OP-Planung, der Frage nach der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit müssen sich aber tatsächlich alle Arten von Prozessen stellen.

Tracking von Geräten im Krankenhaus

Es gibt zahlreiche verschiedene Gegenstände in Kliniken, deren rasches Auffinden bei Bedarf über das Befinden der Patienten entscheiden können. Zu ihnen zählen etwa Betten, aber auch Equipment wie Ultraschallgeräte oder Endoskope. Wenn du sie mit Sendern (auch: Beacons oder Tags) ausstattest, kannst du sie mit dem entsprechenden Gerät überall im Gebäude orten. Inzwischen ist es auch nötig, mit den Signalen weitere Informationen in Echtzeit zu übermitteln: Wird das Gerät gerade genutzt? Ist es aktuell gereinigt?

Weitere Informationen zum Thema Echtzeitortung im Krankenhaus findest du hier.

Tipp: Auch grundlegende Informationen wie solche zu kommenden Wartungsterminen für die Geräte können übermittelt werden.

Ein weiterer Vorteil, den das Tracking von Krankenhaus-Equipment mit sich bringt, ist die Transparenz hinsichtlich der Benutzung und des Bedarfs: Es zeigt sich, in welchen Abteilungen und wie oft die jeweiligen Geräte genutzt werden, ob es Engpässe gibt oder ob sich möglicherweise die Anschaffung eines weiteren Geräts lohnt. Damit unterstützt diese Anwendung das Qualitätsmanagement im Unternehmen Krankenhaus und erlaubt zudem die Behandlung von einer größeren Anzahl an Patienten.

Ortung und Diebstahlsicherung für Medikamente

In Krankenhäusern sind Medikamente in großer Zahl vorhanden. Manchmal versuchen Patienten, Besucher oder gar Angehörige des Personals, bestimmte begehrte Mittel zu entwenden. Werden diese mit Sendern versehen, lässt sich jederzeit feststellen, wo sie sind. Es besteht auch die Möglichkeit, ein Alarmsignal ertönen zu lassen, wenn Medikamente die Klinik verlassen.

Aber auch bei großen Medikamentenschränken kann die Ortung hilfreich sein: Sie ist inzwischen teilweise bis auf einen Meter genau und sorgt dafür, dass niemand lange zwischen zahlreichen ähnlich aussehenden Schachteln oder Fläschchen suchen muss.

Navigation eignet sich für große Kliniken

In manchen Fällen gehört zur Optimierung des Prozessmanagements im Krankenhaus auch, dass du Navigationslösungen für das Personal anbietest. Das ist vor allem überall dort der Fall, wo es mehrere Gebäude gibt: Neue Mitarbeiter haben oft noch nicht den Überblick darüber, was sie wo genau finden. Statt langer Suche können sie einfach einen Blick auf die Navigationslösung werfen und werden sicher an ihr Ziel geleitet. So geht im Alltag keine wertvolle Zeit verloren.

Personenortung dient vorwiegend der Sicherheit

Für manche Patienten bedeutet es mehr Sicherheit, wenn sie mit Beacon-Armbändern versehen werden. Das ist beispielsweise bei Menschen so, die an Demenz leiden. Sie sind oft in der ungewohnten Umgebung verwirrt und versuchen nach Hause zu finden. Mithilfe der Armbänder kann das Personal sie aber schnell wiederfinden und in ihr Zimmer zurückbegleiten. Ein weiterer Vorteil dieser Armbänder ist, dass sie mit einem Panik-Knopf versehen sind. Wenn der Patient diesen Knopf drückt, erhält das zuständige Personal eine Botschaft mit den genauen Standortdaten des Patienten und kann ihm umgehend Hilfe leisten.

Eine weitere Möglichkeit, die die Armbänder bieten, ist die der Verfolgung der Laufwege der Belegschaft. Unter Umständen können diese Daten zur Optimierung der internen Prozesse herangezogen werden.

Einführung der Prozessautomatisierung

Im Rahmen eines übersichtlichen Prozessmanagements im Krankenhaus wird dir auffallen, dass es verschiedene Punkte gibt, an denen die Automatisierung sich lohnt. Sie erleichtert Teams die Zusammenarbeit und gibt klare Vorgaben, was als Nächstes zu tun ist. Die passenden Softwaretools können dir in definierten Situationen Bescheid geben. Trigger für eine Nachricht können dabei ganz unterschiedlich aussehen:

• Bei einer regelmäßigen Medikamentengabe erinnert das Gerät daran, dass die nächste Einnahme bevorsteht.
• Neigt sich die Batterie in einem Gerät dem Ende, warnt die Software und erinnert an den Austausch.
• Steht ein Patient aus dem Bett auf, der das nicht sollte, sendet das Gerät ein Alarmsignal.
• Überschreitet der Patient eine Grenze wie etwa aus seinem Trakt heraus, den er nicht verlassen sollte, erfährt das Personal ebenfalls unverzüglich davon.
• Veränderungen, die jemand im CMS der Klinik vornimmt, werden ebenfalls kommuniziert und erfordern in vielen Fällen eine Reaktion.

Mit jeder Meldung werden bestimmte Aufgaben angestoßen. Mitarbeiter können auf einen Blick sehen, was nötig ist – oder aber es werden automatische Reaktionen ausgelöst. Falls jemand etwa einen Bereich zu betreten versucht, der ihm nicht offen steht, kann die Tür automatisch verriegelt werden.

Anpassung an bestehende Systeme

In allen Krankenhäusern und Kliniken gibt es bereits WLAN. Dies kann zu Teilen für das Prozessmanagement im Krankenhaus genutzt werden. Idealerweise kombinierst du es aber mit Bluetooth-Lösungen, die eine höhere Genauigkeit aufweisen und die bisher bestehenden Strukturen sinnvoll ergänzen.

Welche Anwendungen sich jeweils eignen, hängt vor allem von den anfallenden Aufgaben ab. Falls du ein neues Qualitätsmanagementsystem anschaffen möchtest, lohnt es sich, im Vorfeld deine Mitarbeiter zu befragen: Sie wissen genau, in welchen Momenten im Alltag sie

• unnötig Zeit mit der Suche nach Betten oder Equipment verlieren,
• dringend eine Erinnerung an anfallende Aufgaben benötigen,
• Hilfe brauchen bei der Überwachung verwirrter Patienten,

und viele andere Situationen mehr, in denen Unterstützung helfen würde, den Arbeitsalltag zu vereinfachen. Mit dieser Befragung steigerst du außerdem die Akzeptanz der neuen Tools: Nicht immer sind Mitarbeiter begeistert davon, dass sie sich neben der Arbeit in die Bedienung neuer Technologien einarbeiten sollen. Ist aber im Vorfeld klar, dass die ablauforientierten Tools eine Erleichterung darstellen werden, sperrt sich kaum jemand gegen die Einführung. Da das Ziel ist, dass alle Beschäftigten sich der neuen Tools bedienen, solltest du vor der Anschaffung eine Befragung durchführen.

Software-gestütztes Prozessmanagement im Krankenhaus bringt viele Vorteile mit sich

Mithilfe von Tracking und Navigation gelingt dir die Verbesserung des Prozessmanagements im Krankenhaus. Sinnvolle Apps verkürzen für deine Mitarbeiter die Wege, geben ihnen einen schnellen Überblick über die jeweilige Situation und lassen sie bei Notfällen rasch eingreifen. Zu den Grundlagen für die Prozessoptimierung gehört allerdings, dass du eine Bestandsaufnahme der aktuellen Situation machst: Diese umfasst neben einer Dokumentation und Evaluierung aller relevanten Prozesse die oben genannte Mitarbeiterbefragung, damit die Neuerungen tatsächlich hilfreich sind. Außerdem solltest du anhand der anfallenden Kosten überprüfen, in welchen Bereichen eine Optimierung der Prozesse sinnvoll ist. Welche Lösungen sich eignen, ist nämlich von Einrichtung zu Einrichtung verschieden.