Smarte Tracker für die MedizinAsset Tracking in der Medizin kann Leben retten

Lieferketten in der Pharmaindustrie und die Nachverfolgung medizinischer Güter sind vielschichtig und kompliziert. Vor allem die Pandemie hat deutlich gezeigt, dass die Zustände verbesserungswürdig sind. Asset Tracking in der Medizin leistet dazu einen wichtigen Beitrag: Asset Tracking erlaubt das schnelle Auffinden und den unverzüglichen Transport von medizinischer Ausrüstung und Medikamenten zu den Patienten, die sie dringlich benötigen. In diesen Situationen zählt jeder Augenblick.

Darum ist Asset Tracking in der Medizin so wichtig

Lieferketten zu verfolgen und den Status von Lieferungen jederzeit im Blick zu haben, ist ein wichtiger Punkt im Klinikalltag. Ebenso wichtig ist es, dass alle Mitarbeitenden jederzeit wissen, wo sich welche Geräte und Medikamente befinden. Vor allem in turbulenten Situationen mit vielen Notfällen ist es entscheidend, dass Lokalisierung und Verteilung reibungslos funktionieren – schließlich hängen Menschenleben davon ab.

In der Pandemie waren Kliniken teilweise stark überlastet. An manchen Orten sind sogar Krankenhäuser entstanden, die nur für einen vorübergehenden Zeitraum konzipiert waren und sich medizinische Geräte und andere Ressourcen mit nahegelegenen Kliniken teilen mussten. Die Verteilung der Medikamente, Betten und Gerätschaften war ausgesprochen kompliziert. Zudem zeigte sich an vielen Stellen, dass die Nachverfolgung so gut wie gar nicht funktionierte. In Momenten, in denen Menschenleben auf dem Spiel stehen, darf das nicht passieren.

Verschiedene bewegliche Güter bieten sich für medizinisches Asset Tracking an, etwa:

• Betten
• Rollstühle
• Patientenmonitore
• Beatmungsgeräte
• Sauerstoffflaschen
• Defibrillatoren
• Operationsleuchten
• Krankentragen

Sind diese oder andere Geräte im Bedarfsfall nicht auffindbar, kann die Situation für Betroffene lebensgefährlich werden. In manchen Fällen hilft auch eine ausgedehnte Suche nicht – die Geräte müssen ersetzt werden. Je nach Dringlichkeit zahlt die Klinik sogar einen überhöhten Preis dafür, wenn sie sich keine Verzögerung erlauben kann. Das schraubt die Betriebskosten unnötig in die Höhe.

Fordernde Zeiten

Kliniken überall auf der Welt verzeichnen jedes Jahr gewisse Verluste in Sachen Ausrüstung: Einiges verschleißt, anderes wird verlegt oder ausgeliehen und nicht zurückgebracht. Egal, wodurch der Verlust entsteht, die Ausrüstung muss ersetzt werden. In der fordernden aktuellen Zeit verlangt die Arbeit von Krankenhauslogistikern mehr Sorgfalt als sonst, damit sich der Schwund in Grenzen hält.

Schon vor der Pandemie war klar: Die Verwaltung medizinischer Gerätschaften und Anlagen ist optimierungswürdig. Allerdings haben zahlreiche Kliniken dennoch darauf verzichtet, ein ordentliches System für das Asset Tracking anzuschaffen. Stattdessen wurden eher stillschweigend gewisse Verluste in Kauf genommen – schließlich kostet eine Tracking-Lösung in der Anschaffung auch Geld. Während der Pandemie zeigte sich allerdings: Diese Rechnung geht langfristig nicht auf. Die Kosten schnellten durch das Chaos unverhältnismäßig in die Höhe und diejenigen, die bereits auf moderne Systeme setzten, hatten einen klaren Vorteil gegenüber der Konkurrenz.

Deshalb lohnt sich Asset Tracking in der Medizin

In jeder Gesundheitseinrichtung gibt es zahlreiche Herausforderungen, bei deren Bewältigung Asset Tracking von Vorteil sein kann:

• Werden Listen über Medikamente, Geräte und Ausrüstungen händisch gepflegt, treten Fehler auf: Eintragungen können falsche Zahlen enthalten, in falschen Spalten vorgenommen oder auch versehentlich vergessen werden. Zudem bindet diese Vorgehensweise die Mitarbeitenden unverhältnismäßig lange, während sie an anderer Stelle besser eingesetzt wären.
• Da die meisten Klinikleiter wissen, dass Geräte und Medikamente verloren gehen können, besorgen sie diese auf Vorrat. Die Folge ist, dass Gerätschaften zu viel Stauraum benötigen und Medikamente unter Umständen ablaufen, ehe sie verwendet werden. Beides ist ein zusätzlicher Kostenfaktor.
• Verlorene Geräte zu ersetzen, ist teuer: Viele der Gerätschaften, die im Gesundheitswesen zum Einsatz kommen, sind komplex und kostenintensiv. Sie zu ersetzen, hat einen wesentlichen Einfluss auf die Gesamtkosten.
• Fehlt ein Gerät, wird es zunächst gesucht – irgendwo muss es ja sein. Oft verwenden Mitarbeitende der Kliniken viel Zeit darauf, die Räume nach dem jeweiligen Gerät zu durchforschen oder in anderen Abteilungen nachzufragen. Dabei geht wertvolle Arbeitszeit verloren, die an anderer Stelle fehlt.
• Die Patienten merken, wenn etwas nicht stimmt: Ihre Behandlung verzögert sich, sie fühlen sich weniger sicher und erhalten nicht die bestmögliche Versorgung. Abgesehen davon, dass es ihre Gesundheit beeinträchtigt, vergessen sie diese negative Erfahrung nicht und warnen eventuell vor der Einrichtung.
• In manchen Fällen ist eine sofortige Behandlung nötig. Fehlen dann die passenden Geräte – etwa Beatmungsgeräte oder solche, die für Operation notwendig sind – können Menschen Schaden nehmen. Diese Situation ist durch die Pandemie erneut in das Bewusstsein vieler Einrichtungen im Gesundheitswesen gerückt.

Asset Tracking liefert für all diese Probleme und Herausforderungen eine einfache Lösung: Ein Blick auf die Anzeige reicht aus, um festzustellen, wo sich das gesuchte Gerät befindet. So kannst du gefährliche und stressige Situationen umgehen und Mehrkosten vermeiden.

Verschiedene Lösungen für Asset Tracking in der Medizin

Heutzutage gibt es eine ganze Reihe verschiedener Ortungssysteme, die eine Gesundheitseinrichtung nutzen kann. Je nach Bedarf kannst du nicht nur deine medizinischen Geräte oder Medikamente, sondern auch deine Mitarbeitenden, Patienten und Besucher tracken. Wir zeigen dir die gängigsten Lösungen:

Barcodes

Kleinere Gegenstände wie Blutbeutel, Verpackungen von Medikamenten oder Medizinfläschchen behältst du am einfachsten mithilfe eines Barcodes im Auge. Diese müssen manuell angebracht und gescannt werden – das erfordert etwas Aufwand. Das Problem dabei ist jedoch, dass es beim manuellen Scannen zu Fehlern kommen kann, sodass das System nicht hundertprozentig zuverlässig ist. Ein weiterer Nachteil ist, dass sich größere Geräte damit nicht tracken lassen.

RFID

Die Radio Frequency Identification (RFID) eignet sich hingegen auch für größere Gegenstände. Du kannst die damit versehenen Etiketten anbringen an:

• Betten
• Rollstühlen
• Monitoren für die Darstellung der Herzfrequenz
• Beatmungsgeräten

und vielen weiteren größeren Gerätschaften. Die Etiketten senden Daten aus, die das sofortige Auffinden ermöglichen, sodass es im Arbeitsablauf nicht zu Verzögerungen kommt.

Auch sie sind allerdings nicht frei von Nachteilen: Die RFID-Technologie erfordert die passende Infrastruktur. Diese ist verhältnismäßig kostspielig. Schwerwiegender ist allerdings die Tatsache, dass die Übertragung der Daten ausschließlich in Innenräumen funktioniert. Das bedeutet, dass du die mit RFID-Etiketten versehenen Geräte nicht orten kannst, wenn sie in einem anderen Gebäude der Klinik sind. Für größere Einrichtungen des Gesundheitswesens ist diese Lösung daher nicht geeignet.

GPS

In den vergangenen Jahren wurde nach und nach auch GPS für Kliniken interessant: Der Aufenthaltsort wird in Echtzeit übertragen, was bei Verlusten ein Vorteil ist. GPS funktioniert zwar außerhalb von Gebäuden gut, in Innenräume liefert es jedoch keine genauen Daten.

Fazit: Asset Tracking Lösungen in der Medizin

Die Lösungen sind alle einzeln betrachtet nicht optimal geeignet, um Asset Tracking umzusetzen. Nur eine Lösung, die die verschiedenen Vorteile kombiniert, kann auf die Dauer alle Herausforderungen meistern.

Eine End-to-End-Lösung schließt die Lücken

Eine gute und umfassende End-to-End-Lösung ermöglicht Asset Tracking nicht nur in medizinischen Einrichtungen, sondern bereits von der Auslieferung an. Hierbei handelt es sich um Lösungen, die sich der IoT-Technik bedienen und im Krankenhaussystem implementiert werden müssen. Die Sensoren übertragen die Informationen zum jeweiligen Gerät

• während der Lieferung,
• beim Eintreffen im Krankenhaus,
• während der Nutzung,
• im Ruhezustand und
• zu jedem gewünschten Zeitpunkt.

Sie erlauben nicht nur die Lokalisierung, sondern zeigen auch an, ob das Gerät gerade genutzt wird oder nicht. Auch Daten über den Zustand kannst du auf dem Dashboard ablesen.

Im Detail erhältst du auf Wunsch folgende Informationen:

• Genaue Standortdaten: Ob während des Transports oder innerhalb des Krankenhauses – die Daten für die Lokalisation werden in Echtzeit übertragen und zeigen immer, wo genau sich das Gerät befindet. Und das, sowohl innerhalb als auch außerhalb von Gebäuden.
• Zuverlässige Ankunftszeiten: Du kannst während der Lieferung nicht nur immer sehen, wo das bestellte Gerät sich gerade befindet, sondern erhältst bei Verzögerungen direkt eine Warnung und neu berechnete, voraussichtliche Ankunftszeiten. Das ist bei Geräten, die für die medizinische Versorgung unabdingbar sind, besonders wichtig.
• Durchgängige Sichtbarkeit: Die Sichtbarkeit des Standorts der Geräte endet nicht mit der Lieferung. Sie hat weiterhin Bestand, damit du mit nur einem Blick auf das Dashboard den jeweiligen Standort ausmachen kannst, wenn das Gerät benötigt wird.
• Zustandsdaten: Bei manchen Geräten ist es wichtig, dass du über den Zustand Bescheid weißt, etwa bei Laborproben, Impfstoffflaschen oder Blutbeuteln. Die Sensoren zeigen dir die Temperatur, den Neigungswinkel, die Feuchtigkeit und Erschütterungen an. Diese Informationen helfen dir auch dabei, den Lagerzustand so gut wie möglich zu gewährleisten. Sie werden archiviert, sodass du später darauf zurückgreifen kannst, falls Entscheidungen anstehen.

Da du die Daten jederzeit vor Augen hast, kannst du besser planen, als wenn du nicht weißt, ob und welche Geräte gerade in Betrieb sind. Das heißt, dass du weder zu große Bestände vorrätig haben noch dir Sorgen machen musst, dass ein wichtiges Gerät im Bedarfsfall nicht auffindbar ist. Im Resultat zeigt sich: Du optimierst die Nutzbarkeit all deiner Anlagen.

Weitere Vorteile des End-to-End-Systems

Du kannst deine neue Lösung für das Asset Tracking in dein bestehendes ERP-System integrieren. Auf diese Weise erhältst du wichtige Daten transparent im Überblick. Das System ermöglicht es dir folglich, Verluste zu vermeiden und im Bedarfsfall rasch zu reagieren, bevor es zu Engpässen in der Versorgung kommt.

Die Lösung für das Asset Tracking in der Medizin kann dazu beitragen, die Wartezeiten in deiner Klinik zu verkürzen. Das gilt vor allem bei Notfalleinsätzen, bei denen Menschenleben auf dem Spiel stehen. Die Patientenversorgung wird besser und die Geräte können optimal genutzt und ausgelastet werden, was zu einer Erhöhung der Produktivität führt. Insgesamt steigt die Sicherheit der Patienten, was sie spüren – läuft alles reibungslos, fühlen sie sich gut aufgehoben.

Unser Tipp: Achte bei der Auswahl der passenden Lösung auf die Langlebigkeit der Batterien der Sensoren und auf eine starke Konnektivität der Bestandteile. So stellst du sicher, dass du laufend aktuelle Daten erhältst. Da diese unabhängig vom Netzbetreiber sind, sind sie überprüfbar und zuverlässig.

Fazit: Asset Tracking in der Medizin verbessert die Arbeit

Bist du über den Verbleib und den Zustand deiner Geräte und Medikamente immer auf dem Laufenden, fällt dir die Planung leichter. Du hast jederzeit Einblick in Aufzeichnungen über Angebot und Nachfrage, Bestände und Kapazitäten. Gleichzeitig senkst du deine Kosten, da Neubestellungen verlorener Geräte nicht nötig sind und Medikamente in deiner Klinik nicht ablaufen, da du sie in passenden Mengen bestellst.

Sollte es tatsächlich einmal zu einem Diebstahl von Geräten kommen, bist du mit einer GPS-Lösung klar im Vorteil: Du kannst den Standort deines Eigentums weltweit bestimmen. Das bedeutet, dass du der Polizei wertvolle Hinweise geben kannst und dass du wertvolle Gegenstände mit hoher Wahrscheinlichkeit zurückerhältst.

Wichtiger allerdings als die Planung, die Kostensenkung und die Sicherheit deiner Geräte ist die Gesundheit der Patienten. Die gewährleistest du, indem du die wichtigen Geräte immer zur Hand hast, dein Personal überlegt einsetzt und die Wartezeiten verkürzt. Zudem kannst du die Sicherheit verwirrter Patienten steigern, indem du sie ebenfalls trackst. So kann sofort jemand eingreifen, falls ein Patient die Station oder das Krankenhaus unerlaubt verlässt. Und durch die Lokalisation deiner Ärzte weißt du immer, wo du sie in Notfällen findest. All diese Maßnahmen helfen dir, Patienten zu schützen und Leben zu retten.