Telematik für kleine Unternehmen:So gelingt das Fuhrparkmanagement für kleine Unternehmen

Fuhrparkmanagement für kleine Unternehmen kann ein wichtiger Faktor zur Einsparung von Kosten sein. Auch kleine Unternehmen haben dieselben Pflichten wie Konzerne mit zahlreichen Fahrzeugen. Für eine eigene Fuhrparkverwaltung fehlt allerdings meistens das Geld. Häufig übernimmt ein anderer Mitarbeiter die Aufgaben des Fuhrparkmanagers, oder du als Chef erledigst sie selbst. Da die Aufgaben vielfältig sind und organisatorisches Geschick erfordern, kommt es hier leicht zu unnötigen Ausgaben.

Es besteht Bedarf am Fuhrparkmanagement für kleine Unternehmen

In Deutschland werden ganze 63 Prozent aller neu zugelassenen Pkws in Unternehmen genutzt – also gewerblich. Die meisten davon entfallen auf kleine und mittlere Unternehmen und nicht auf die großen Konzerne. Das liegt daran, dass ungefähr 70 Prozent der deutschen Fuhrparks weniger als 100 Fahrzeuge umfassen. Es ist aber nicht so, dass du mit einem kleinen Fuhrpark weniger Aufgaben erfüllen müsstest als mit einem großen: Die anfallenden Aufgaben für den Fuhrparkleiter sind immer gleich. Sie umfassen:

• die Beschaffung und Verwaltung der Flotte
• die Pflege der Daten
• die Instandhaltung und Wartung der Fahrzeuge
• die Führerscheinüberprüfung für die Fahrer und Fahrerinnen
• das Überwachen der Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften (UVV)
• die Spesenabrechnungen
• Strafzettel, Reparaturen, Unfälle, Beschwerden etc.
• Reporting
• Kostenkontrolle

Auch bei kleineren Fuhrparks ist die Verwaltung also ein Fulltime-Job.

Fuhrparkmanagement für kleine Unternehmen ermöglicht Einsparungen

Die übliche Kostenverteilung in einem Fuhrpark setzt sich folgendermaßen zusammen:

• Finanzierung und Leasing: 47 Prozent
• Kraftstoff: 23 Prozent
• Verschleiß und Wartung: 12 Prozent
• Schadenmanagement und Versicherung: 8 Prozent
• Reifen: 7 Prozent
• Steuern: 2 Prozent
• Logistik: 1 Prozent

Ob du das richtige Fahrzeug anschaffst, kannst du mit wenigen Fragen klären: Passt es zur vorgesehenen Nutzung und ist die Ausstattung entsprechend? Welche Nutzungsdauer oder Fahrleistung ist vorgesehen. Rentieren sich dadurch die Kosten?

Bei den Kosten für den täglichen Betrieb kannst du durch geschickte Steuerung einiges sparen. Für das Fuhrparkmanagement benötigst du keine komplette Software: Oft reicht es aus, wenn du einzelne Komponenten installierst, die das Datenmanagement erleichtern.Die Lösungen sind leicht verständlich und erfordern keine lange Einarbeitungszeit.

Diese drei Säulen sollte dein Fuhrparkmanagement umfassen

Es gibt mehrere Themenbereiche im Fuhrparkmanagement, mit denen sich selten jemand Fachfremdes gut genug auskennt, um alle Möglichkeiten zur Einsparung zu entdecken. Auf jeden Fall sollten sie durch die verschiedenen Komponente abgedeckt sein. Du kannst auf Software setzen und auch Dienstleister für einzelne Aufgaben in Anspruch nehmen – je nachdem, was sich im Falle deines Unternehmens rentiert.

Sicherheit bei rechtlichen Fragen

Durch eine Datenbank kannst du dich rechtzeitig an die Führerscheinkontrolle erinnern lassen. So gehst du sicher, dass du sie rechtzeitig durchführst. Zudem ist auch eine digitale Kontrolle möglich. Falls du so viele Fahrer und Fahrerinnen hast, kannst du damit signifikant Zeit sparen. Auch Termine für die Überprüfung und Wartung der Fahrzeuge lassen sich so organisieren, ebenso wie die für die UVV. Auf diese Weise bringst du Struktur und Ordnung in deine rechtlichen Verpflichtungen und behältst den Überblick.

Reparaturkosten im Blick behalten

Lege dir eine Datenbank mit deinen Partnern und den Werkstätten an, die du beauftragst. Du wirst nicht im Vorfeld abschätzen können, wie hoch die Kosten ausfallen, die deine Fahrzeuge durch Reparaturen und Wartung verursachen werden. Die regelmäßigen Termine aber lassen sich gut planen. Für die verschiedenen Aufträge und daraus resultierenden Rechnungen kannst du Schnittstellen nutzen. Dadurch reduziert sich für dich der Papierkram, und du hast alle Informationen und Daten übersichtlich vorliegen.

Kommunikation mit den Fahrern erleichtern

Es gibt einfach zu bedienende Softwares, mit der du deine Fahrer an alle wichtigen Termine erinnern kannst. Dabei geht es nicht nur um die Aufträge an sich, sondern auch um Werkstatttermine samt den zugehörigen Adressen. Die App gibt außerdem Bescheid, wenn ein Reifenwechsel vorgenommen werden muss. Zudem ist sie ein nützliches Kommunikationsmittel, wenn der Fahrer rasch Hilfe benötigt.

Es gibt weitere Möglichkeiten für das Fuhrparkmanagement

Je nachdem, wie viel du ausgeben möchtest und welche Punkte in deinem Unternehmen unverhältnismäßig hohe Kosten verursachen, kannst du auch andere Lösungen hinzufügen:

• Sensoren überprüfen beispielsweise jederzeit die Verschleißteile und den Verbrauch des Fahrzeugs – so kannst du Wartungen auch außer der Reihe durchführen lassen, ohne dass es erst zu einem tatsächlichen Defekt kommt.
• Wenn es ein bestimmter Fahrer ist, dessen Verbrauch unterwegs besonders hoch ist und dessen Bremsen schneller defekt sind als bei den anderen, kannst du ein Fahrtraining durchführen lassen, damit er sparsamer und auch sicherer unterwegs ist.
• Das physische Fahrtenbuch kann der Vergangenheit angehören: Apps zeichnen genau die gefahrenen Strecken, die eingehaltenen Pausen und die Menge des getankten Kraftstoffes auf. Das ist für die Fahrer unkompliziert und für dich übersichtlich.
• Durch GPS-Tracking siehst du jederzeit, welche Fahrzeuge sich gerade wo befinden. So kannst du sie leicht so koordinieren, dass möglichst wenig Strecke zu fahren ist. Auf diese Weise sparst du Zeit und Sprit und kannst dich so organisieren, dass du mehr Aufträge annehmen kannst.

Schulungen sind wichtig

Falls du dich dazu entscheidest, ein Fuhrparkmanagement für dein kleines Unternehmen anzuschaffen, solltest du auf jeden Fall deine Mitarbeiter im Vorfeld darüber informieren. So fühlen sie sich nicht überrumpelt oder gar überwacht. Erkläre ihnen, welche Arbeitsschritte durch die neuen Lösungen vereinfacht werden. Für alle Tools, die sie selbst nutzen müssen, solltest du Schulungen anbieten. Andernfalls kann es sein, dass jemand aus der Belegschaft nicht auf Anhieb versteht, wie die Lösungen funktionieren, und sich der Nutzung verweigert. Häufig aber bieten die Hersteller selbst Schulungen an.

Tipp: Ehe du dich für die Anschaffung bestimmter Lösungen entscheidest, kannst du deine Fahrer fragen, was sie für sinnvoll halten. So gehst du sicher, dass die Apps hilfreich sind, und stößt gleichzeitig auf weniger Widerstand.

Fuhrparkmanagement für kleine Unternehmen kann die Kosten senken

Eine Bestandsaufnahme in deinem Unternehmen zeigt, an welcher Stelle das Fuhrparkmanagement am meisten Zeit frisst oder so unübersichtlich ist, dass viel zu oft Mehrkosten entstehen. Für diese Punkte kannst du gezielt eine Software und andere Lösungen anschaffen und innerhalb der nächsten Monate beobachten, wie sie sich auf deine Kosten auswirken. Wie viel Zeit und Arbeitskraft dir die praktischen Tools ersparen, siehst du bereits deutlich früher.