Fahrtenbuchregelung in Österreich Anforderungen im Vergleich zu deutschen Behörden

Fahrtenbuchregelung in Österreich: Anforderungen im Vergleich zu deutschen Behörden

Auch in Österreich sollte ein Fahrtenbuch geschrieben werden, wenn man mit dem eigenen Dienstwagen unterwegs ist. Im Normalfall geht der Gesetzgeber davon aus, dass das Firmenfahrzeug vom Mitarbeiter in vollem Umfang genutzt wird – dienstlich wie privat. Nur mit einem Fahrtenbuch kann man genau nachweisen, wie viele Kilometer aus dienstlichen Gründen zurückgelegt wurden und welches tatsächlich Privatfahrten waren. Besonders empfehlenswert ist ein Fahrtenbuch außerdem, wenn ein Dienstwagen gleichzeitig von mehreren Fahrern genutzt wird. Eine tatsächliche Aufzeichnungspflicht gibt es dennoch im Allgemeinen nur dann, wenn sie vom Arbeitgeber vorgeschrieben wurde. Wir erklären dir an dieser Stelle genau, was du bei der Fahrtenbuchregelung in Österreich beachten musst und welche Möglichkeiten es dabei gibt.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch in Österreich

Im Allgemeinen gelten für Österreich fast genau die gleichen Anforderungen an ein Fahrtenbuch wie für Deutschland. Lediglich die zurückgelegte Distanz in Kilometern und Umwege, wenn auch verkehrsbedingt, zählen nicht zu den Pflichtangaben. Für die Anerkennung beim Finanzamt wird eine lückenlose, nachvollziehbare und fehlerfreie Aufzeichnung aller unternommenen Fahrten benötigt. Der Zeitraum hierfür beträgt jeweils ein Jahr.
Für eine vollständige Dokumentation werden in der Regel, im Falle einer Dienstfahrt, folgende Angaben benötigt:

  • Datum
  • Uhrzeit
  • Fahrer
  • Beginn und Ende
  • Grund sowie Art der Fahrt
  • Start- und Zielzeit erwünscht
  • Kilometerstand zu Beginn und am Ende
  • Name des jeweiligen Kunden, Partners, Unternehmens, etc.

Die in Deutschland geltende Fahrt zwischen der Wohn- und Arbeitsstätte gibt es in Österreich nicht. Hier gilt diese in der Regel als Privatfahrt, sofern es keine andere dienstrechtliche Regelung gibt. Bei Privatfahrten muss zudem der Grund der Fahrt nicht angegeben werden. Diese Pflicht besteht, genau wie in Deutschland, nur, wenn es sich um eine Dienstfahrt handelt.

Aufzeichnung: schriftlich oder elektronisch

Ein Fahrtenbuch wurde lange Zeit ausschließlich per Hand verfasst. Genau aus diesem Grund ist es auch bei vielen Fahrern verschrien. Es bedeutet eine lästige Aufgabe und nimmt viel Zeit in Anspruch. Zudem können dir schnell Fehler unterlaufen, die eine Anerkennung des handschriftlichen Fahrtenbuches beim Finanzamt im schlimmsten Fall unmöglich machen.
Aus diesem Grund gibt es seit einiger Zeit das elektronische Fahrtenbuch. Diese Möglichkeit durch GPS übernimmt bei der Aufzeichnung den aufwendigsten Teil. Der Fahrer selbst muss nach einer Fahrt lediglich ein paar Angaben.
Das elektronische Fahrtenbuch eignet sich auch in Österreich besonders gut für den Nachweis der eigenen Privatfahrten, weil es automatisch alle wichtigen Daten aufzeichnet und dabei keine Angaben vergisst oder falsch einträgt. So entstehen weder Lücken noch Fehler im Fahrtenbuch, die es ungültig machen könnten. Da die elektronische Variante den Großteil der Arbeit übernimmt, hat man als Mitarbeiter im Arbeitsalltag somit mehr Zeit für die wichtigeren Dinge.

Vielfältiger Nutzen durch ein Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch, ob handschriftlich oder elektronisch, liefert bei rechtmäßiger Führung eine Menge Hinweise über die genaue Nutzung des Dienstwagens. Diese sind zum einen hilfreich, um die Privatfahrten ordnungsgemäß abrechnen zu können, denn so ist es möglich, dass man als Mitarbeiter nur das zahlen muss, was man tatsächlich aus privaten Gründen gefahren ist. Auf diese Weise umgeht man mit einem Fahrtenbuch die pauschale Abrechnungsmethode nach der 1%-Regel.
Zusätzlich lassen sich die gesammelten Informationen auch für andere Zwecke einsetzen und verwenden, etwa um den Verschleiß des Fahrzeugs oder der Reifen genau beziffern zu können.

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