Elektronische Fahrtenbücher: Die GPS-Daten allein sind nicht ausreichend

Elektronische Fahrtenbücher, die mit GPS die Daten von Dienstfahrten erfassen und automatisch dokumentieren, werden immer mehr zum Standard in Logistikunternehmen, unter anderem aufgrund der steuerlichen Vorteile, die sich aus ihrer Nutzung ergeben. Doch hierbei gibt es einiges zu beachten. Damit elektronische Fahrtenbücher für Finanzämter zulässig sind, müssen sie besonderen Anforderungen genügen. Diese kannst du im Bornemann-Blog nachlesen.

Was müssen elektronische Fahrtenbücher neben GPS-Daten noch leisten?

Das Führen von Fahrtenbüchern dient dem Nachweis von Fahrten mit dem Dienstwagen sowie deren Anlass. Werden Firmenfahrzeuge auch privat genutzt, gelten sie als geldwerter Vorteil für Mitarbeiter, welcher versteuert werden muss. In der Regel greift hier die sogenannte 1-Prozent-Methode, das heißt, die pauschale Versteuerung beträgt jeden Monat ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs. Mit einem Fahrtenbuch und den genauen Daten der Fahrten kann dies jedoch umgangen werden und der Steueranteil weitaus günstiger ausfallen. Aus diesem Grund sind elektronische Fahrtenbücher mit GPS heutzutage so beliebt, denn sie übernehmen automatisch die nötige Dokumentation. Doch hierbei ist Vorsicht geboten.

Damit elektronische Fahrtenbücher vom Finanzamt anerkannt werden, reichen GPS-Daten allein nicht aus. Zwar sind die Positions- und Bewegungsangaben wichtiger Bestandteil, um die Fahrten mit dem Dienstwagen nachzuvollziehen, dennoch dokumentiert der digitale Schreiber nicht alle notwendigen Informationen. Außerdem musst du damit rechnen, dass sich je nach Präzision des GPS Fehler bei den Fahrtstrecken einschleichen.

Wichtig ist, dass die Eintragung aller Daten zeitnah erfolgt. Während die Strecke, Start- und Zieladresse in der Regel automatisch erfasst werden, dokumentiert die Software Informationen wie den genauen Fahrtanlass oder den Namen des Kunden selbstverständlich nicht. Auch der aufgezeichnete und der tatsächliche Kilometerstand können nicht identisch sein. Dies liegt daran, dass über GPS berechnete Strecken nicht zwangsläufig metergenau erfasst werden können. So kann es je nach Fahrleistung zu erheblichen Abweichungen kommen. Auch private Fahrtunterbrechungen müssen in der Regel manuell kenntlich gemacht werden, damit sie sich von den wirklichen Dienstfahrten abgrenzen lassen. Hierfür musst du deine Mitarbeiter entsprechend sensibilisieren.

Checkliste für elektronische Fahrtenbücher mit GPS

• Zusätzliche Daten manuell hinterlegen: Informationen wie Fahrtanlässe, Kundennamen und Ähnliches werden nicht vom Fahrtenschreiber dokumentiert und müssen der Vollständigkeit halber manuell nachgetragen werden.
• Privatfahrten und Fahrtunterbrechungen kennzeichnen: Nicht dienstliche Fahrten oder Unterbrechungen des Dienstweges müssen kenntlich gemacht werden. Das Finanzamt kann diese Unregelmäßigkeiten über die GPS-Daten nachweisen und im Falle fehlender Informationen das Fahrtenbuch nicht anerkennen.
• Fahrtenbuch geschlossen führen: Die Software des elektronischen GPS-Fahrtenbuchs sollte keine nachträglichen Informationen zu länger vergangenen Fahrten zulassen. Ist dies dennoch möglich, müssen Nachträge immer eindeutig gekennzeichnet werden oder werden am besten weggelassen, sofern sie nicht notwendig sind.
• Abgleich des Kilometerstands: Deine Fahrer sollten regelmäßig die Kilometerstände von Fahrtenbuch und Fahrzeug vergleichen, da hier Abweichungen je nach Präzision des Systems auftreten können. Ist dies der Fall, so sollten die digitalisierten Werte zeitnah manuell korrigiert werden.

Die elektronischen Fahrtenbücher von Bornemann arbeiten nicht nur sehr präzise und zeichnen sich durch eine lange Batterielaufzeit aus, sie sind außerdem enorm benutzerfreundlich. Alle noch benötigten Informationen, die unser Fahrtenschreiber nicht dokumentieren kann, lassen sich schnell und bequem über die Begleitsoftware „Bornemann Logbook“ nachtragen, sogar mit dem Smartphone oder Tablet. So können du oder deine Mitarbeiter dies sofort nach getaner Arbeit erledigen und unvollständige Unterlagen gehören der Vergangenheit an.

Neben digitalen Fahrtenschreibern bieten wir deiner Firma noch viele weitere Produkte an, die die Effizienz deines Fuhrparks steigern und Betriebskosten senken. Nutze beispielsweise unser Flottenmanagement-System, um die Positionen und Routen all deiner Dienstwagen in Echtzeit einzusehen und optimal aufeinander abzustimmen. Unser GPS kann ebenfalls eingesetzt werden, um deine Fahrzeuge und andere Assets effektiv vor Diebstählen zu schützen. Setze dich einfach mit uns in Verbindung und wir beraten dich und dein Unternehmen gern zu diesen und vielen weiteren Logistiklösungen.