Technik senkt Betriebskosten:So können Unternehmen durch den Einsatz von Technik Betriebskosten senken

Es gibt mehrere Mittel, mit denen du in deinem Unternehmen die Betriebskosten senken kannst. Oft übersehen viele sie aber im stressigen Alltag oder verschieben sie auf einen Moment, in dem mehr Zeit ist. Diesen Fehler solltest du nicht machen: So richtig viel Zeit gibt es eigentlich nie. Daher kannst du einfach so zeitnah wie möglich mittels moderner Technik deine Kosten senken.

Digitalisierung für weniger Miete – wie geht das?

So seltsam es klingt – die Fortschritte im Bereich der Digitalisierung können dir dabei helfen, Mietkosten einzusparen: Indem du deinen Mitarbeitern etwa aus der Verwaltung oder in anderen Bürojobs anbietest, im Homeoffice zu arbeiten, sparst du Platz. Möchtest du vermeiden, dass dein Team nie vor Ort ist, kannst du auch tageweise Homeoffice anbieten.

Viele Mitarbeiter mögen den Wechsel zwischen Büro und Heimarbeit: Sie haben den Austausch mit den Kollegen, genießen den Tapetenwechsel und können bei Fragen vor Ort direkt reagieren. In den eigenen vier Wänden hingegen arbeiten viele Menschen konzentrierter (wenn sie Ruhe haben) und schätzen, dass der Arbeitsweg wegfällt und sich das Alltagsleben leichter integrieren lässt.

Deine Mitarbeiter können also im Wechsel einige Tage im Büro und einige daheim verbringen. So braucht nicht jeder seinen eigenen Schreibtischplatz – es reicht, wenn jeder seinen Laptop hat, den er im Büro und daheim nutzen kann. Erfahrungswerte zeigen, dass dieses Wechselmodell ausgesprochen gut funktioniert. Außerdem bedeuten weniger Büroplätze weniger angemietete Fläche.

Tipp: Anbieter werben damit, dass bei einer größeren Mietfläche die Kosten pro Quadratmeter sinken – aber lass dich davon nicht blenden: je größer die Bürofläche ist, desto höher sind auch die (Neben-)Kosten!

App und Cloud statt Aktenordner

Durch die Digitalisierung deines Unternehmens kannst du eine signifikante Kostensenkung erreichen: Du musst bedeutend weniger Büromaterial, wie Papier und Druckertinte, anschaffen. Stattdessen arbeitest du mit digitalen Unterschriften, lässt deine Mitarbeiter alle wichtigen Dokumente in die App aufnehmen oder du speicherst sie alle an einem Ort in der Cloud. Dieses Vorgehen hat gleich mehrere Vorteile:

• Du kannst jedem Mitarbeiter, der sie benötigt, die Zugriffsrechte geben, und allen anderen nicht – das erleichtert den Datenschutz.
• Mitarbeiter müssen nach einem Kundentermin nicht erst ins Büro kommen, um den Papierkram zu erledigen. Diese ermöglicht, ihre Tage effizienter zu gestalten.
  Du benötigst keinen Platz für Regale voller schwerer Aktenordner – alle Dokumente liegen in digitalisierter Form vor.
• Das Fehlerrisiko sinkt, wenn Informationen nicht mehr händisch übertragen werden müssen.

Lagerkosten senken durch Bestandsoptimierung

Gehst du gern auf Nummer sicher, kann es sein, dass dein Lager mit Materialien immer gut gefüllt ist. Das bringt allerdings zwei Nachteile mit sich:

• Mehr Fläche wird genutzt (und bezahlt), als eigentlich nötig wäre.
• Manche Materialien lassen sich nach einer gewissen Zeitspanne nicht mehr gut verarbeiten und wandern in den Müll.

Beides ist Geldverschwendung. Du kannst sie umgehen, indem du eine gründliche Inventur machst. Zunächst solltest du zwischen den Materialien oder Stoffen unterscheiden, die dein Unternehmen laufend braucht und die daher immer vorrätig sein sollten, und jenen, die seltener zum Einsatz kommen oder schneller unbrauchbar werden.

Du kannst ein sogenanntes intelligentes Regalsystem anschaffen: Es gehört dem Internet of Things (IoT) an und kann mittels Sensoren selbstständig feststellen, wann der Inhalt eines bestimmten Platzes zur Neige geht. Dann meldet es sich entweder, damit du eine neue Bestellung aufgeben kannst, oder es ordert selbstständig Nachschub. Auf diese Weise benötigst du weniger Platz als zuvor und kannst sicher sein, dass du nichts wegwerfen musst.

Managementlösungen für den Fuhrpark lohnen sich oft

Hast du einen Fuhrpark, lohnt es sich grundsätzlich, bei der Anschaffung neuer Fahrzeuge sorgfältig auszuwählen: Das Auto muss zum Unternehmen passen, die richtige Ausstattung mitbringen und keine allzu hohen Kosten verursachen.

Wichtig ist aber auch, dass du die laufenden Kosten im Auge behältst. Dazu eignen sich die folgenden Maßnahmen:

• Wähle die Dienstleister und Werkstätte mit dem besten Kosten-Nutzen-Verhältnis aus.
• Koordiniere die Wege zu den Kunden via GPS-Ortung der Fahrzeuge, um Zeit und Sprit zu sparen.
• Pflege Datenbanken mit Informationen und Terminen für Wartungen, damit du immer auf dem Laufenden bist.
• Automatisiere die Führerscheinkontrolle und die Kontrolle der Einhaltung der UVV.
• Überprüfe, ob deine Fahrer spritsparend und vorausschauend fahren – andernfalls kannst du sie noch einmal schulen lassen.

Solaranlagen auf dem Dach generieren Strom

Je größer die Immobilie deines Unternehmens ist, desto größer ist meist auch seine Dachfläche. Diese kannst du nutzen, um eine Solaranlage installieren zu lassen. Auf diese Weise bekommt dein Unternehmen den Strom direkt von der Sonne. Falls es mehr ist, als dein Unternehmen verbraucht, kannst du ihn direkt ins Stromnetz einspeisen und bekommst dafür noch eine kleine Einspeisevergütung.

Weitere Tipps für die Kostenreduzierung

Es muss nicht immer die neueste Technik sein. Auch mit anderen Schritten kannst du ohne viel Aufwand Geld sparen:

• Vergleiche deine Anbieter für Strom, Gas und Kommunikationsmittel: Hier ändern sich die Marktbedingungen relativ schnell, und ein Wechsel kann sich immer wieder lohnen.
• Überprüfe deine Versicherungen: Brauchst du tatsächlich alle Leistungen, die hier vereinbart worden sind? Oft zahlst du für Risiken, die verschwindend gering sind, und eine Anpassung der Verträge oder ein Wechsel zu einer anderen Versicherung spart dir bares Geld.
• Prüfe, ob sich bei mehr Arbeit die Einstellung neuer Mitarbeiter (zum Beispiel in der IT) wirklich lohnt: Fallen die Aufgaben langfristig an oder wirst du nach Projektende plötzlich zu viel Arbeitskraft für zu wenig Arbeit haben? In letzterem Falle solltest du eher mit Freelancern arbeiten – ihr Tagessatz ist zwar höher als der von Festangestellten, aber unterm Strich zahlst du oft weniger, hast also eine Kosteneinsparung.
• Vergleiche die Konditionen deiner Lieferanten mit denen ihrer Konkurrenten: Viele Unternehmer suchen sich am Anfang ihre Lieferanten und Partner aus und hinterfragen diese Entscheidung nicht mehr – dabei kann sich das lohnen.

Tipp: Frage deine Mitarbeiter, ob sie Ideen haben, wie sich die Ausgaben im Betrieb senken lassen – oft ist das der Fall!

Du kannst auf vielen Wegen die Betriebskosten senken

Wenn du die Abläufe und Strukturen in deinem Unternehmen betrachtest, fallen dir viele Stellen auf, an denen du Kosten senken kannst. Hilfreich ist eine Aufstellung aller Kostenpunkte und ihre prozentuale Verteilung an den Gesamtkosten. So siehst du auf einen Blick, wo sich Einsparungen am meisten lohnen.