Elektronisches Fahrtenbuch und Datenschutz:So werden die Daten geschützt

Elektronisches Fahrtenbuch und Datenschutz: So werden die Daten geschützt

Immer häufiger werden Firmenflotten oder Dienstwagen mit elektronischen Fahrtenbüchern ausgestattet. Fuhrparkmanager nutzen diese digitale Lösung, um alle Fahrten automatisch zu erfassen. Nicht wenige Arbeitnehmer wiederum fühlen sich dadurch überwacht. Bei Bornemann erfährst du, wie ein elektronisches Fahrtenbuch für das Finanzamt zu führen ist und wie es beim Elektronischen Fahrtenbuch mit dem Datenschutz aussieht.

Gesetzliche Regelungen zum Datenschutz beim elektronischen Fahrtenbuch

In Deutschland finden sich die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zum elektronischen Fahrtenbuch in der DSGVO (Europäische Datenschutzgrundverordnung) und im neuen BDSG (Bundesdatenschutzgesetz). Personenbezogene Daten von Arbeitnehmern dürfen hiernach nur in begrenztem Umfang erhoben und verarbeitet werden. Bei Missbrauch drohen Bußgelder, möglicherweise sogar eine Freiheitsstrafe.

Wichtigster Punkt in Sachen Datenschutz beim elektronischen Fahrtenbuch ist die freiwillige schriftliche Einwilligung des jeweiligen Angestellten. Gibt der Mitarbeiter sein Einverständnis, darfst du bestimmte Informationen zur Dokumentation der Fahrten im Dienstauto erheben. Dazu gehören Wegzeiten, Fahrzeugführer und natürlich die gewählten Routen.

Der Vorteil für den Mitarbeiter selbst ist, dass das elektronische Fahrtenbuch seine Dienstfahrten automatisch für die Vorlage beim Finanzamt erfasst. Er muss also kein Fahrtenbuch in Papierform mehr führen. So entfällt das lästige und fehleranfällige Eintragen der einzelnen Fahrten per Hand. Die Privatfahrten sind übrigens in der freiwilligen Einwilligung nicht enthalten, denn diese dürfen überhaupt nicht aufgezeichnet werden.

Elektronisches Fahrtenbuch – bester Datenschutz: Daten gar nicht erheben

Wird ein elektronisches Fahrtenbuch genutzt, entstehen automatisch Daten, die gespeichert und verarbeitet werden. In diesem Zusammenhang solltest du dir klarmachen, dass der beste Schutz für Daten ist, sie gar nicht zu erheben. Schließlich können Informationen, die nicht gesammelt werden, auch nicht missbraucht werden.

Erfahrungen mit dem elektronischen Fahrtenbuch zeigen: Es ist sinnvoll darauf zu achten, dass es nur die tatsächlich benötigten Daten erfasst und nicht – auch wenn es die Technik ermöglicht – noch vieles darüber hinaus. So sind zum Beispiel private Fahrten eindeutig als “Privatsache” zu kennzeichnen. Damit das digitale Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, ist aber zu beachten, dass auch für private Fahrten beispielsweise Kilometerstände eingetragen werden müssen.

A propos Finanzamt: Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zwingend diese Anforderungen erfüllen, damit es die Behörde akzeptiert:

• Jede Fahrt muss mit Datum, Abfahrtsort, Ziel und Zweck eingetragen sein.
• Die Fahrten müssen vollständig aufgezeichnet sein.
• Die Dokumentation muss zeitgerecht und fortlaufend erfolgen, das heißt, Einträge im Nachhinein sind nicht erlaubt.
• Das Fahrtenbuch muss eine geschlossene Form aufweisen – entweder auf Papier oder in der digitalen Fassung.

Daten sicher aufbewahren: Datenschutz beim elektronischen Fahrtenbuch

Im Hinblick auf den Datenschutz beim elektronischen Fahrtenbuch solltest du aber noch ein paar weitere Punkte berücksichtigen.

• Achte darauf, wer welche Fahrten auslesen kann. Am sichersten ist es, wenn jeder – wie beim elektronischen Fahrtenbuch von Bornemann – nur Einblick in eigene Fahrten hat.
• Achte auf hohe Verschlüsselungsstandards bei der Übermittlung von Daten an ein Rechenzentrum.
• Speichere Daten sicher – am besten verschlüsselt in einer Cloud. Steuerunterlagen für das Finanzamt müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, auch das elektronische Fahrtenbuch. Wird das elektronische Fahrtenbuch in einer Smartphone-App nur lokal gespeichert, sind Daten viel weniger geschützt.

Fazit:

Der Datenschutz sollte dir beim Führen eines elektronischen Fahrtenbuchs wichtig sein. Ob du für ein digitales Fahrtenbuch auf eine kostenlose App setzt oder für das elektronische Fahrtenbuch keine Kosten scheust, solltest du davon abhängig machen, auf welche Daten es dir ankommt und wer möglicherweise darauf Zugriff hat.