Unser elektronisches Fahrtenbuch arbeitet für Sie.
Für eine einfache, transparente und effiziente Organisation Ihrer alltäglichen Aufgaben.
- check_circle Einfach überall online für PC, Tablet und Smartphone
- lock Sicher Ihre Daten sind auf deutschen Servern geschützt
- star_rate Fair Kostenlose Vorführung, keine versteckten Kosten
Alle Fahrten, die Mitarbeiter in Fahrzeugen des Unternehmens machen, müssen für das Finanzamt sorgfältig dokumentiert werden. Dies geschieht in einem Fahrtenbuch. Es händisch zu führen, kostet allerdings viel Zeit und ist fehleranfällig. Ein elektronisches Fahrtenbuch hingegen schreibt sich automatisch selbst und greift dabei auf GPS-Technik zurück. Es kommt so nicht zu Fehlern, keine Fahrt wird vergessen und das Finanzamt erhält eine lückenlose Aufstellung.
Das elektronische Fahrtenbuch funktioniert mithilfe einer Ortungsbox samt GPS-Sender. Dieser übermittelt bei Dienstfahrten die folgenden Daten:
- Datum
- Uhrzeit
- Startpunkt
- Zieladresse
- gefahrene Kilometer
- Route
Diese Daten werden auf einem Server gespeichert und Sie können Sie in unserem Portal einsehen und bearbeiten. Die grundlegenden Informationen sind bereits eingegeben, Sie ergänzen nur noch wenige Details. Die Fahrten sind nicht löschbar, sodass die Informationen nicht manipuliert werden können. Bei Bedarf laden Sie die Informationen einfach herunter und drucken sie aus.
Bei der Nutzung des Firmenwagens für den privaten Zweck gibt es Abweichungen bei den gespeicherten Daten: Datum, Uhrzeit und Kilometerstand werden weiterhin übermittelt, die Start- und Zieladresse jedoch nicht. Die Fahrer betätigen einfach den Privatschalter, damit das Fahrtenbuch sich korrekt einstellt.
Alle Fahrten im Überblick
Sobald Ihre Fahrer das Fahrzeug anlassen, beginnt das elektronische Fahrtenbuch automatisch mit der Aufzeichnung. Es kann also nicht mehr passieren, dass ein Fahrer die Startzeit oder den aktuellen Kilometerstand festzustellen vergisst und am Ende der Fahrt schätzen muss. Da die Fahrten zwar bearbeitet, aber nicht gelöscht werden können, sind die Aufzeichnungen stets vollständig.
Einfache Bearbeitung
Zu Beginn der Nutzung des elektronischen Fahrtenbuchs werden einmal die Stammdaten des Fahrzeugs und des Fahrers eingegeben und sind dann immer vorhanden. Da die auf der Fahrt aufgezeichneten Informationen bereits im Portal verzeichnet sind, ist die Bedienung für die Fahrer denkbar einfach: Sie geben nur noch die Art der Fahrt, Zweck und besuchte Firma/Person an, sodass eine korrekte Abrechnung möglich ist.
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Praktischer Nachweis
Sie können das elektronische Datenbuch jederzeit herunterladen und ausdrucken – sei es für Ihre persönliche Dokumentation oder für die Einreichung bei den Behörden. Manche Nutzer analysieren die Daten gern im Ausdruck, um Optimierungen der Routenplanungen vornehmen zu können. Außerdem haben Sie immer die Möglichkeit, das Fahrtenbuch als PDF-Datei abzuspeichern.
Weitere Informationen navigate_nextEinsatzgebiete für das elektronische Fahrtenbuch
Der Einsatz eines elektronischen Fahrtenbuchs lohnt sich für Unternehmen ganz verschiedener Größe: Es erleichtert die Organisation und die Verwaltung sowohl großer Fuhrparks als auch kleiner Firmen, in denen nur wenige Mitarbeiter einen Dienstwagen nutzen. Ihre Fahrer sparen Zeit, weil sie das Fahrtenbuch nicht mehr händisch führen müssen, und Sie können sicher sein, dass Sie dem Finanzamt vollständige und korrekte Daten für die steuerliche Abrechnung liefern.
Einsatzgebiete Ein System – viele Möglichkeiten
Pkw
Statten Sie die Dienstwagen Ihrer Mitarbeiter mit einem elektronischen Fahrtenbuch aus, fällt die Unterscheidung zwischen dienstlichen und privaten Fahrten für das Finanzamt besonders leicht. Sie sehen, wie lange Dienstreisen dauern, und können daher die Verpflegungspauschale einfacher berechnen. Es kommt durch Versäumnisse der händischen Aufzeichnungen bei Fahrtantritt nicht mehr zu Ungenauigkeiten.
Transporter
Das elektronische Fahrtenbuch oder auch Betriebsfahrtenbuch ist unbestechlich: Es zeichnet die Fahrzeiten und Ziele genau auf und zeigt so an, ob die Fahrer unerlaubte Privatfahrten getätigt haben. Tank- und Spesenabrechnungen lassen sich mithilfe der gesammelten Daten exakt abrechnen. Die Fahrer profitieren zudem von der elektronischen Aufzeichnung, weil sie weniger Zeit mit der manuellen Datenpflege verbringen müssen.
Flotten und Fuhrparks
Ob Pkw, Lkw, Busse oder Nutzfahrzeuge: Je mehr Fahrzeuge in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommen, desto größer ist die Zeitersparnis durch elektronische Fahrtenbücher/Betriebsfahrtenbücher. Müssen händisch geführte Bücher physisch eingesammelt und einzeln analysiert werden, dauert das lange. Fehler und Unklarheiten führen immer wieder zu Verzögerungen. Die Daten aus elektronischen Fahrtenbüchern können Sie direkt an Finanzamt übermitteln.
Vorteile des elektronischen Fahrtenbuchs
Automatische Sicherung
Sobald das Fahrzeug angelassen wird, beginnt die Aufzeichnung der Daten. Der Fahrer muss nichts dafür tun, kann die Informationen bei Bedarf aber jederzeit einsehen. Der Aufwand wird auf ein Minimum reduziert, Fehler passieren nicht mehr. So können die Fahrer sich allein auf die Straße konzentrieren und müssen ihre kostbare Zeit nicht mit Papier und Kugelschreiber verschwenden.
Überblick jederzeit
Möchten Sie sich zwischenzeitlich davon überzeugen, wie die Nutzung Ihrer Fahrzeuge abläuft, können Sie jederzeit in der Cloud einen Blick in die elektronischen Fahrtenbücher werfen. Dies hilft bei der Anpassung der Auftragsverteilung und bei der Optimierung der Routen. Je größer Ihre Flotte ist, desto leichter fällt es Ihnen dank der elektronischen, fehlerfreien Aufzeichnungen, den Überblick zu wahren.
Zufriedenes Finanzamt
Händisch geführte Fahrtenbücher können Fehler enthalten – hier versäumt ein Fahrer das Ablesen des Tachostandes, dort die Eintragung der Uhrzeit zu Fahrtbeginn. Schätzungen verfälschen die Ergebnisse, und das Amt stellt Rückfragen, wenn die Angaben unglaubwürdig erscheinen. Das alles passiert mit dem elektronischen Fahrtenbuch nicht mehr: Die Aufzeichnungen sind vollständig und korrekt.
Persönliche Anpassung
Wir bieten Ihnen Technik, die auf dem neuesten Stand ist, und passen sie bei Bedarf Ihren Wünschen an. Unsere Techniker übernehmen die einmalige Einrichtung Ihres elektronischen Fahrtenbuchs und können dabei Einstellungen nach Ihren Wünschen berücksichtigen. Sie möchten beispielsweise, dass Auslandsfahrten automatisiert eingetragen werden? Kein Problem!
Einfache Trennung von dienstlich und privat
Für Mitarbeiter ist ein auch privat genutzter Dienstwagen ein sogenannter geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss. Sie können steuerlich vom elektronischen Fahrtenbuch profitieren: Statt die Regelung zu nutzen, die Nutzung pauschal mit einem Prozent des Listenpreises zu versteuern, können sie die genauen Kilometerzahlen angeben und haben so in den meisten Fällen eine höhere Steuerersparnis.
Weitere Informationen navigate_nextFahrtenbuch Rechner
Persönlichen Vorteil ausrechnen
Sind Sie unsicher, ob unser elektronisches Fahrtenbuch Ihnen tatsächlich steuerlich einen Vorteil verschaffen kann, geben Sie Ihre individuellen Informationen zur Nutzung des Fahrzeugs in den Fahrtenbuch-Rechner ein:
TechnikDiese Technik steckt hinter dem elektronischen Fahrtenbuch
Für die elektronischen Fahrtenbücher kommt modernste GPS-Technik zum Einsatz. Die Ortungsboxen wählen sich über hochwertige SIM-Karten jeweils in das beste Netz ein und übermitteln die Kilometerzahlen und Standorte zuverlässig. Wir installieren die notwendigen Geräte in Ihren Fahrzeugen und erklären Ihnen die Nutzung. Die übertragenen Daten werden auf unseren sicheren Servern gespeichert und sind für Sie jederzeit und von überall her abrufbar – egal, ob Sie einen PC oder ein mobiles Endgerät nutzen.
OBD Schnellstecker
Der OBD Stecker ist die einfachste Variante, um Ihr Fahrzeug mit einer Fahrtenbuch auszustatten. Er wird nur auf die OBD Vorrichtung im Fahrzeug gesteckt. Innerhalb weniger Sekunden ist das Gerät einsatzbereit und sendet die Fahrzeugdaten an das Portal. Er verfügt über die gleichen Funktionen wie eine fest eingebaute Box und kann für die Führung eines Betriebsfahrtenbuch mit GPS genutzt werden.
Festeinbau
Die Box kann innerhalb von wenigen Minuten an die Elektronik des Fahrzeugs angeschlossen werden und ist sofort für den Einsatz bereit. Auch sie enthält einen integrierten GPS/GSM Sender, der die gesammelten Standortdaten übermittelt. Der Einbau sollte allerdings von einem Fachmann durchgeführt werden, damit das Fahrtenbuch korrekt funktioniert.
ErweiterungenZahlreiche Features in der Bornemann Cloud
In der Bornemann Cloud können Sie neben dem elektronischen Fahrtenbuch zahlreiche weitere hilfreiche Features nutzen, die es Ihnen erlauben, Ihre Arbeitsabläufe effizient und fehlerfrei zu gestalten. Dazu gehören:
- die Ortung von Fahrzeugen aller Art – Pkw, Lkw, Nutzfahrzeuge etc.
- die Ortung von Werkzeugen, Maschinen und Geräten, von Containern und Anhängern (beispielsweise für den Inhaltscheck des Fahrzeugs / die UVV Kontrolle)
- die vielfältigen Sensoren – damit behalten Sie etwa die Temperatur in Kühlcontainern, den Füllstand in Abfallcontainern oder die Akkuladung von Geräten im Auge
- das Auslesen und Analysieren von Tachographen, unabhängig vom Standort
- die vorgeschriebene regelmäßige Führerscheinkontrolle – manuell oder unabhängig vom Standort per Auto- oder VideoIdent
- die Verwaltung und Organisation von Aufträgen, die Auftragskommunikation, die Aufzeichnung von Arbeitszeiten, die genaue Abrechnung von Leistungen beim Kunden
Weitere Produkte zur Ergänzung
Fahrzeugortung
Führerscheinkontrolle
UVV und Fahrerunterweisung
Tacho auslesen
Einrichtung und Verwaltung
Installation
Damit Sie Ihr elektronisches Fahrtenbuch nutzen können, muss im jeweiligen Fahrzeug eine Ortungsbox angebracht werden. Einer unserer Fachleute übernimmt für Sie den Einbau, der zwar schnell und einfach geht, aber so stellen wir sicher, dass die Signale einwandfrei übertragen werden.
Anmeldung
Nachdem die Boxen in den Fahrzeugen installiert worden sind, können Sie sich mit den von uns erhaltenen Zugangsdaten im Portal der Bornemann Cloud anmelden. Es funktioniert systemübergreifend, daher spielt es keine Rolle, ob Sie iOS oder Android nutzen.
Einstellungen
Haben Sie sich im Portal angemeldet, können Sie Ihre Einstellungen vornehmen. Tragen Sie die Stammdaten Ihrer Fahrer und der einzelnen Fahrzeuge ein, damit die Informationen, die während der Fahrt aufgezeichnet werden, sich direkt übersichtlich zuordnen lassen.
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Mehr erfahren
Schritt für Schritt zu Ihrem elektronischen Fahrtenbuch
Haben Sie Interesse am elektronischen Fahrtenbuch, nehmen Sie einfach über eine Anfrage Kontakt zu uns auf.
Wir führen Ihnen kurz online unser System vor und finden heraus, welche Features für Sie von Interesse sind.
Im nächsten Schritt erhalten Sie von uns ein maßgeschneidertes Angebot für Ihr Unternehmen. Ab diesem Zeitpunkt haben Sie bei uns Ihren persönlichen Ansprechpartner für alle Fragen.
Unsere Fachkräfte richten in einem Termin vor Ort die notwendigen Geräte in Ihren Fahrzeugen ein. Die Boxen sind sofort betriebsbereit. Alle gesammelten Daten werden verschlüsselt an unser Rechenzentrum gesendet – die Datensicherheit ist gewährleistet.
Sie erhalten von uns Ihre persönlichen Zugangsdaten, mit denen Sie sich in der Bornemann Cloud einloggen und alle wichtigen Einstellungen vornehmen können. Haben Sie Fragen zur Software, buchen Sie einen unserer Onboarding-Termine. Unser Support beantwortet außerdem gern alle Ihre Fragen zu den Ortungsboxen.
Dienstwagen werden in der Regel nur von jeweils einer Person genutzt, und das auch für Privatfahrten. Poolfahrzeuge hingegen sind meist nur für Dienstfahrten gedacht, und es können mehrere Fahrer ein Fahrzeug im Wechsel benutzen. Datenschutzrechtlich gibt es hier unterschiedliche Anforderungen, denen unser elektronisches Fahrtenbuch aber gerecht wird. Steht der Schalter auf „privat“, kann das Fahrzeug nicht geortet werden, und es werden weder Start- noch Zieladressen angezeigt.
Es ist Vorschrift, dass Berufsfahrer alle sechs Monate ihren Führerschein überprüfen lassen müssen. Dank unserer Anwendung müssen sie dafür nicht zum Unternehmen zurückkommen, sondern können die Kontrolle durchführen, wo sie gerade sind. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Fahrer an den anstehenden Termin zu erinnern. Außerdem können Sie jederzeit den Status überprüfen und die Fahrer kontaktieren, falls sie einen Termin zur Kontrolle versäumen.
Verlässt ein Mitarbeiter, der für die Pflege des elektronischen Datenbuchs Zugriff auf die Bornemann Cloud hatte, das Unternehmen, sollten Sie alle relevanten Daten speichern. Danach löschen oder sperren Sie seinen Account einfach. Nun hat er keinen Zugriff mehr auf das Portal.
Nein, grundsätzlich muss niemand ein Fahrtenbuch führen. Allerdings können Unternehmer ihre Mitarbeiter aus steuerlichen Gründen dazu anweisen. Wer mehrere schwerwiegende Verstöße gegen die Straßenverkehrsordnung begangen hat, kann es zudem von den zuständigen Behörden auferlegt bekommen, ein Fahrtenbuch zu führen. Elektronische Fahrtenbücher sind immer unkomplizierter und mit weniger Zeitaufwand zu führen als solche, in denen händische Eintragungen nötig werden.
Stellen Unternehmer ihren Mitarbeitern Dienstfahrzeuge zur Verfügung, dürfen sie sie zur Führung eines Fahrtenbuches verpflichten. So kann der Nachweis betrieblicher Fahrten leicht erbracht werden. Das ist einerseits wichtig für das Finanzamt, erleichtert aber andererseits auch die Kontrolle des Fuhrparks. Ist es erlaubt, mit dem Dienstfahrzeug auch private Fahrten zu unternehmen, erlaubt es die moderne Technik, dass zwischen privaten und dienstlichen Fahrten unterschieden wird, sodass die Abrechnung nicht durcheinander gerät.
Mit allen. Sie loggen sich dafür auf unserem Portal in die Bornemann Cloud ein – welches Endgerät mit welchem Betriebssystem Sie nutzen, spielt hier keine Rolle. Ob Sie unterwegs sind und Ihr Smartphone oder Tablet nutzen oder ob Sie im Büro am PC sitzen, ob Sie Android oder iOS verwenden – Sie haben jederzeit und immer Zugriff auf Ihre Accounts. Das ist vor allem für die Fahrer komfortabel, die nach jeder Fahrt mit wenigen Klicks die notwendigen Informationen hinzufügen können.
Nein, das ist nicht notwendig: Die gesammelten Daten werden direkt an die Cloud übertragen, wo sie dezentral gesammelt werden. Eine weitere Übertragung, die Sie selbst von der Box auf ein Speichergerät vornehmen, ist nicht nötig. Sie haben allerdings die Möglichkeit, die Daten aus der Cloud herunterzuladen, sie zu speichern und sie bei Bedarf auszudrucken, wenn Sie sie einreichen oder weiter damit arbeiten möchten.
Ja – und zwar wird es in der Regel weniger häufig beanstandet als händisch geführte Fahrtenbücher. Die Aufzeichnungen umfassen alle notwendigen Daten, sind vollständig und fehlerfrei. Daher freuen sich Finanzbeamte, wenn sie die automatisch erhobenen Daten übermittelt bekommen – sie erfordern weit weniger Prüfung als die händisch geführten Fahrtenbücher, in denen häufiger Unstimmigkeiten auftreten und die daher zu Rückfragen und Verzögerungen führen. Steuerlich gesehen lohnt sich das Fahrtenbuch im Regelfall sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer, wenn Letzterer das Fahrzeug auch privat nutzt.
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Fragen? Einfach anrufen: 05321 33 45-320