Voraussetzungen an das elektronische Fahrtenbuch:Anforderungen für die Anerkennung beim Finanzamt

Damit das elektronische Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt werden kann, gibt es eine grundlegende Voraussetzung: Es muss die gleichen Erkenntnisse liefern wie ein Fahrtenbuch aus Papier. Hier müssen beispielsweise etwaige Änderungen nachvollzieh- und belegbar sein. Allerdings dürfen sie auch nur in einem bestimmten Rahmen durchgeführt werden. Aus diesen Gründen wird ein Fahrtenbuch, das mit Excel erstellt wurde, beim Finanzamt nicht anerkannt (vgl. BFH, Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04, BStBl 2006 II S. 410).

Eine Woche lang Zeit für die Bearbeitung

Im Gegensatz zu den Veränderungen gibt es einige Ergänzungen, die vorgenommen werden müssen. Hierbei muss der jeweilige Fahrer seine Fahrt/Fahrten innerhalb von einer Woche selbst bearbeiten. Dies ist notwendig, weil das elektronische Fahrtenbuch nicht alle Daten, die in ein Fahrtenbuch gehören, mitschreiben kann. Daher müssen für jede Fahrt die Art, der Zweck und der angefahrene Ort per Hand hinzugefügt werden. Falls der Fahrer zusätzlich Änderungen vornimmt, werden diese im Fahrtenbuch ersichtlich gemacht. Nachdem das elektronische Fahrtenbuch für die Einreichung beim Finanzamt ausgedruckt wurde, sind keine Veränderungen mehr zulässig.

Elektronisches Fahrtenbuch muss manipulationssicher sein

Falls der Fahrer zugelassene Änderungen im elektronischen Fahrtenbuch vornimmt, werden diese im Anschluss kenntlich gemacht. Für eine steuerliche Abrechnung müssen die Änderungshistorie sowie der vorherige Stand nachvollziehbar sein. Dies gilt für das Online Portal ebenso wie für das gedruckte Fahrtenbuch. Eine weitere Anforderung an das Fahrtenbuch im Allgemeinen ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Sie beträgt zehn Jahre und muss auch bei der elektronischen Variante eingehalten werden. Falls das Fahrtenbuch aus Papier ist bzw. gedruckt wurde, sollte man darauf achten, dass es auch nach diesen Jahren noch lesbar ist.

Was gibt es noch zu beachten?

• Datenzugriff bei Außenprüfung

Auch beim elektronischen Fahrtenbuch hat die Finanzbehörde bei einer Außenprüfung das Recht auf einen Datenzugriff zuzugreifen. Dies schließt auch die maschinelle Auswertbarkeit derer mit ein.

• Kalibrierung vom Tachostand

Weil das elektronische Fahrtenbuch über GPS geschrieben wird, weicht der aufgezeichnete km-Stand im Normalfall von dem tatsächlich gefahrenen Tachostand ab. Aus diesem Grund sollte man den Stand im Fahrzeug zur Sicherheit etwa halbjährlich zusätzlich aufschreiben.

• Prüfung durch Finanzamt

Es gibt nie eine Garantie darauf, dass das Finanzamt ein elektronisches Fahrtenbuch anerkennt. Hierüber entscheidet immer der Einzelfall. Aus diesem Grund kann man das Fahrtenbuch zur Sicherheit testen und beim Finanzamt auszugsweise vorlegen. Nur so ist man auf der sicheren Seite, wenn man später es zur steuerlichen Abrechnung einreichen will.