Kommunikation im Fuhrpark: Tipps zum besseren Informationsaustausch mit den Fahrern

Die Kommunikation ist ein wichtiger Aspekt im Fuhrparkmanagement. Bei der Einführung neuer Richtlinien, bei der Fahrerunterweisung oder der Führerscheinkontrolle ist eine regelmäßige Kommunikation mit den Fahrern von großer Bedeutung. Ein schlechter Informationsaustausch führt häufig zu Missverständnissen, die dann die Mitarbeiter und auch die Fuhrparkverantwortlichen frustrieren. Welche Gefahren lauern und Tipps um den Informationsaustausch zu verbessern, verrät dir unser Blogbeitrag.

Mit den richtigen Mitteln zur richtigen Zeit

Im Fokus einer jeden Kommunikation steht vor allem der richtige Zeitpunkt und die Art und Weise des Gesprächs. Werden Fahrer völlig überraschend von Ankündigungen oder gar Änderungen überrumpelt, führt dies meist zu Frustration und Verärgerung. Davon sind dann auch die Fuhrparkleiter betroffen, wenn ihre Änderungsvorschläge widerwillig oder gar nicht umgesetzt werden.
Um berufliche Informationen auszutauschen, gibt es zahlreiche Möglichkeiten. Dafür sind auch diverse digitale Mittel wie Smartphones, E-Mails oder Chat-Programme denkbar. Es ist jedoch abhängig von der Situation, welches Kommunikationsmittel am besten für den Informationsaustausch geeignet ist. Wichtige Gespräche sollten daher persönlich erfolgen. Hingegen können spontane Erinnerungen problemlos über Chat-Programme kommuniziert werden. Termine können wunderbar per E-Mail organisiert werden. Stehen komplexere Themen bevor, können diese auch durch Online- und Offline-Tools vermittelt werden, wie E-Learning-Angebote oder Tutorials.

Der Ton macht die Musik

Nicht nur Gestik und Mimik sind für die richtige Kommunikation wichtig, auch der Ton ist entscheidend. Sollen Mitarbeiter beispielsweise über neue Regeln und Vorschriften informiert werden, muss dies auch in einem angemessenen Ton erfolgen. Dabei ist darauf zu achten, dass die Ansprache bei den Mitarbeitern richtig verstanden wird. Unklarheiten und Missverständnisse können schnell zu Problemen führen, die eine erfolgreiche Zusammenarbeit beeinträchtigen können.
Ein reibungsloser Informationsaustausch untereinander ist auch bedeutend, um daraus wichtige Anregungen zu erhalten. Diese können für den weiteren Arbeitsablauf nützlich sein.
Es gilt also: Nur wer seinen Mitarbeitern mit Freundlichkeit und Respekt begegnet, kann Probleme und Konflikte rechtzeitig erkennen und schnell lösen.

Vertrauen schaffen

Die Kommunikation mit den Angestellten des Fuhrparks sollte sich nicht nur ausschließlich auf die Bekanntgabe von Regeln, Richtlinien und Vorschriften beziehen. Vertrauen kann entstehen, indem auch andere Themen angesprochen werden. Dabei kann es sich um Themen handeln wie die Zufriedenheit mit einem neuen Fahrzeugmodell oder die Serviceleistungen der Werkstatt.
Ein wichtiger Punkt neben der Kommunikation ist das Timing der Benachrichtigung der Mitarbeiter. Beispielsweise sollte Informationen über bevorstehende Ereignisse zeitnah und umfänglich erfolgen. Dies kann dann zu einer höheren Akzeptanz führen, da die Mitarbeiter nicht überrascht und mit plötzlichen Veränderungen konfrontiert werden.

Transparente Kommunikation

Der Fuhrpark kann noch so gut aufgestellt, die Mitarbeitenden bestens motiviert und geschult sein, treten aber Probleme bei der Kommunikation auf, läuft es in keinem Unternehmen mehr rund. Vor allem bei neuen Projekten, die mit der Einführung neuer Arbeitsabläufe verbunden sind, ist die transparente Übermittlung von Informationen ein wichtiger Aspekt.

• Informationen rechtzeitig und zielgruppengerecht übermitteln
  Vorab die gewünschten Inhalte abstimmen und klären. Damit bereits im Vorfeld mögliche Lücken in der Kommunikation erkannt und beseitigt werden.
• Informationen jederzeit zur Verfügung stellen
  Die Verteilung von Informationsblättern ist sehr nützlich, wichtige Informationen können aber auch im firmeneigenen Intranet bereitgestellt werden. Dafür sollten die Informationen immer auf dem aktuellen Stand sein und regelmäßig aktualisiert werden.
• Verständliche Übermittlung der Informationen
  Es sollte darauf geachtet werden, komplexe Themen immer einfach und verständlich zu vermitteln.

Konstruktive Kritik zulassen

Regelmäßige Feedbackgespräche können die Motivation steigern und/oder das Verhalten der Mitarbeiter positiv beeinflussen. Es bietet den Fahrern die Chance, Bedenken und Fragen zu äußern. Zudem ist ein Feedback auch für die Führungskräfte von Bedeutung, um so wichtige Erkenntnisse für die Zukunft zu gewinnen. Dabei sollte die Möglichkeit für ein Feedback ausschließlich ein freiwilliges Angebot sein.

Der Schlüssel für motivierte und informierte Mitarbeiter ist die richtige Kommunikation.

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