Fahrtenbuch lückenlos führen:Die günstigere Alternative der 1-Prozent-Regelung

Fahrtenbuch lückenlos führen: Die günstigere Alternative zur 1-Prozent-Regelung

Für Firmenwagen-Nutzer gehört das Führen eines Fahrtenbuches in den meisten Fällen zum Alltag. Gleichzeitig ist die Nutzung bei den Anwendern oftmals jedoch nicht sehr beliebt – vor allem aufgrund des bürokratischen Mehraufwands, aber auch aus Angst vor Fehlern oder aus Zeitmangel. Die vermeintlich günstigere Alternative der 1-Prozent-Regelung stellt hier für viele Nutzer eine praktischere Variante dar, tatsächlich ist das klassische Fahrtenbuch mittlerweile jedoch ähnlich einfach nutzbar und durchaus praxistauglich. Damit es im Nachhinein jedoch wirklich zu einer nennenswerten Ersparnis kommt und das Fahrtenbuch sich auszahlt, ist aber vor allem eines wichtig: eine lückenlose und korrekte Führung!

Fahrtenbuch richtig führen – was ist wichtig?

Die korrekte Nutzung eines Fahrtenbuches erfordert es, dass es bestimmte Anforderungen des Finanzamtes erfüllt. Hierbei handelt es sich um Mindestanforderungen, die erfüllt sein müssen, damit das eingereichte Dokument – ganz gleich, in welcher Form – überhaupt akzeptiert und bearbeitet wird. Dies geschieht regelmäßig in der Steuererklärung oder bei Betriebsprüfungen. Wer es richtig macht, der sorgt mithilfe des Fahrtenbuches dafür, dass der zu versteuernde Gewinn und damit auch die zu zahlende Steuer gemindert werden.

Möchten Sie die Fahrtenbuchmethode testen oder zwischen 1-Prozent-Regelung und Fahrtenbuch wechseln, so kann dies nur jährlich getan werden. Möglich ist der Wechsel zum Beispiel beim Kauf eines neuen Pkw. Stimmen Sie die jeweils beste Methode am besten regelmäßig mit Ihrem Steuerberater/ Ihrer Steuerberaterin ab.

Bei einem Fahrtenbuch handelt es sich im Prinzip um ein selbstgeschaffenes Beweismittel, umso wichtiger ist es, dessen Glaubwürdigkeit zu belegen. Dementsprechend stellen sowohl Finanzamt als auch deutsche Gerichte hohe Anforderungen an das Fahrtenbuch. Haben auch Sie sich für die Fahrtenbuch-Methode entschieden, so sollten Sie bei der Nutzung folgende Aspekte bedenken:

• Ein Fahrtenbuch wird jeweils für das aktuelle Kalenderjahr angelegt und geführt. Für dieses muss es fortlaufend, fehlerfrei, lückenlos, vollständig, überprüfbar und täglich geführt werden. Darüber hinaus sollte es mit Treibstoff- und Reparaturrechnungen und ähnlichen Angaben übereinstimmen.
• Ein Fahrtenbuch muss einige wichtige Angaben enthalten: Zunächst steht zu Beginn des Fahrtenbuches das amtliche Kennzeichen des Pkw.
• Fahrtenbuch täglich führen – was heißt das? Hierunter ist zu verstehen, dass jede Fahrt einzeln eingetragen werden muss. Fahren Sie beispielsweise mit dem Fahrzeug privat in den Urlaub, so reicht eine allgemeine zeitliche Angabe wie etwa „vom 01.-15.01.2017“ nicht aus.
• Zu den freiwilligen Angaben zählen die Abfahrt- und Ankunftszeit. Diese sind in der Regel aber sehr nützlich, wenn Sie Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen möchten.
• Bedenken Sie bei den Eintragungen in Ihr Fahrtenbuch, dass die Fahrten mit den Tankrechnungen übereinstimmen. Zudem müssen auch die Fahrten zur Tankstelle entsprechend im Fahrtenbuch hinterlegt werden.
• Eine zwingende Pflichtangabe ist der Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt, sowohl im beruflichen als auch privaten Rahmen.
• Zu den Pflichtangaben gehören ebenfalls konkreten Ortsdaten. Genau anzugeben sind Ort, Straße und Hausnummer des Reiseziels.
• Zusätzlich müssen Sie bei jeder Fahrt einen Reisezweck angeben. Nicht ausreichend sind bloße Angaben wie „geschäftlich“, hier sollten Sie so genaue Angaben wie möglich hinterlegen.
• Geben Sie außerdem den Namen des aufgesuchten Geschäftspartners an – auch, wenn Sie als Steuerpflichtiger der Schweigepflicht unterliegen sollten. Abgesehen werden kann von der Angabe der aufgesuchten Personen hingegen dann, wenn es sich um eine Privatfahrt handelt. Ebenso können Sie bei Privatfahrten auf die Angabe von konkreten Orten und Reisezweck absehen. Eine grundsätzliche einzelne Aufzeichnung der Privatfahrt muss ansonsten jedoch trotzdem stets stattfinden.
• Denken Sie bei der lückenlosen Führung Ihres Fahrtenbuchs außerdem daran, auch Umleitungen oder ähnliches mit aufzuführen. Eine Überprüfung ist durch das Finanzamt jederzeit möglich, beispielsweise bei einer Vollsperrung.
• Die regelmäßigen Fahrten vom Wohnort und zur Wohnung oder Betriebs- und Arbeitsstätte müssen Sie ebenfalls mit aufführen, hier genügt aber bereits ein kurzer Vermerk.
• Bei Zahlenangaben sollten Sie so konkret wie möglich vorgehen. Nicht zulässig sind Rundungen vor dem Komma, hinter dem Komma allerdings schon.

Fahrtenbuch führen – elektronisch oder von Hand?

Fahrtenbücher werden schon seit vielen Jahren genutzt, ganz klassisch erfolgen die Eintragungen dabei per Hand. Ein kleines Heftchen wird hierfür genutzt, das in der Bordmappe des Fahrzeugs liegt und in jedem Schreibwaren- oder Bürobedarfladen gekauft werden kann. Sicherlich stellt die Heftmethode die wohl preiswerteste Form eines Fahrtenbuches dar, dafür ist sie aber auch vergleichsweise aufwendig. Eine Alternative stellen diverse Excel-Vorlagen dar, die jedoch einen ähnlich hohen Zeitaufwand mit sich bringen.

Deutlich bequemer und schneller funktioniert die Fahrtenbuchführung mithilfe eines elektronischen Fahrtenbuches. Dieses ist vollautomatisch und erfasst sämtliche relevante Daten wie etwa Fahrtbeginn und -ende oder Tachostände eigenständig. Je nach gewählter Lösung – denn elektronische Fahrtenbücher gibt es mittlerweile viele auf dem Markt – kann das Programm auch zahlreiche weitere Daten erfassen, beispielsweise Kundennamen oder Standortinfos. Diese automatische Erkennung und Speicherung der Daten wird durch ein fest im Fahrzeug verbautes Telematik- und GPS-System ermöglicht. Der ansonsten bei Fahrtenbüchern kritisierte Aufwand entfällt dadurch nahezu komplett. Wichtig ist bei der Anschaffung eines elektronischen Fahrtenbuches, dass dieses in jedem Fall anerkannt durch das Finanzamt sein muss, damit es im Nachhinein auch akzeptiert wird. Die Anforderungen sind hier besonders hoch – eines der wohl wichtigsten Kriterien ist, dass nachträgliche Änderungen der Einträge nicht möglich oder jederzeit nachvollziehbar sind.