Ein Fahrtenbuch, mehrere Fahrer:Darauf musst du bei der Pflege des Fahrtenbuch achten

Ein Fahrtenbuch, mehrere Fahrer: Darauf musst du bei der Pflege des Fahrtenbuch achten

Wenn ein Fahrtenbuch (klassisch aus Papier) von mehreren Fahrern geführt wird, kann es zu allerlei Problemen kommen. Die Führung eines Fahrtenbuchs aufzuteilen, macht diese Aufgabe noch schwieriger. Eintragungen werden vergessen, Fehler eingebaut, Fristen versäumt und im schlimmsten Fall verschwindet das Fahrtenbuch ganz. All das kann auch zu Schwierigkeiten beim Finanzamt führen.

Fehler im Fahrtenbuch treten auf

Gewisse Dinge müssen bei der Führung eines Fahrtenbuchs beachtet werden. Unter anderem sind einige Angaben unerlässlich und gehören somit in jedes Fahrtenbuch. Hierzu zählen bei Dienstfahrten das Datum der Fahrt, der Name des Fahrers und des besuchten Kunden oder Geschäftspartners, die Start- und Zieladresse, der Kilometerstand bei Anfang und Ende sowie der Grund. Bei Privatfahrten reichen das Datum, der Fahrer und der Kilometerstand. Diese Informationen gehören zwingend in jedes Fahrtenbuch und liefern wichtige Erkenntnisse über die Nutzung. Beim Eintragen dieser Angaben kann es allerdings zu Fehlern kommen. Wenn sich beispielsweise einer der Fahrer verrechnet, kann dies dazu führen, dass die gesamten nachfolgenden Eintragungen nicht mehr korrekt sind. Solche inhaltlichen Mängel machen ein Fahrtenbuch ungültig. Der gesamte Aufwand wäre dadurch letztendlich umsonst, wenn es beim Finanzamt nicht zur Abrechnung des Privatanteils anerkannt wird. Lediglich für eigene Zwecke kann man es noch nutzen, etwa um Erkenntnisse über die Abnutzung zu erhalten.

Das Fahrtenbuch geht kaputt oder gar verloren

Wenn sich mehrere Fahrer ein Fahrtenbuch teilen, ist es nahezu dauerhaft in Betrieb. Bei der handschriftlichen Variante bedeutet dies viele Hände und eine große Abnutzung. Dadurch kann es passieren, dass nach einiger Zeit Seiten fehlen oder es aus unterschiedlichen Gründen zum Teil nicht mehr lesbar ist. Diese Punkte würden es wiederum ungültig machen, denn zur Anerkennung muss es vollständig und fehlerfrei sein. Das gleiche Problem tritt auf, wenn das Fahrtenbuch gänzlich verloren geht. Beim ständigen Wechsel der Fahrer ist dies allerdings leider kein Einzelfall. Besser geeignet ist daher ein elektronisches Fahrtenbuch. Dies kann nicht verloren gehen und ist durch die automatische Führung immer vollständig und fehlerfrei.

7-Tage-Regel wird nicht beachtet

Bei der Führung eines Fahrtenbuchs wird vorgeschrieben die Dokumentation zeitnah vorzunehmen. Andernfalls gibt es keine Garantie dafür, dass sie noch korrekt und vollständig sind. Bei einem handschriftlichen Fahrtenbuch tut jeder Fahrer also gut daran die Angaben sofort nach jeder Fahrt einzutragen. Für die Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuchs wurde dafür die 7-Tage-Regel eingeführt. Sie besagt, dass jeder einzelne Fahrer nach seiner Fahrt eine Woche lang Zeit hat die Eintragungen dazu im Fahrtenbuch vorzunehmen. Wenn er diese Bearbeitung nicht vornimmt, wird die jeweilige Fahrt immer in eine Privatfahrt umgewandelt. Für die Kosten muss der Fahrer, wie bei all seinen Privatfahrten, anschließend selbst aufkommen, auch wenn diese Fahrt eigentlich eine Dienstfahrt gewesen wäre. Wenn mehrere Fahrer ein Fahrtenbuch benutzen, sollte daher unbedingt großer Wert auf eine zeitige Bearbeitung gelegt werden.

Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nicht anerkannt

Im schlimmsten Fall war im Endeffekt der ganze Aufwand umsonst: Das handschriftliche Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nicht anerkannt. Stattdessen wird die Nutzung des Fahrzeugs über die 1%-Methode abgerechnet. Dies kann verschiedene Gründe haben. Das Risiko dafür ist jedoch bei mehreren Fahrern möglicherweise erhöht, da sie sich bei der Führung abwechseln und daher schneller Fehler und Unstimmigkeiten auftreten können. Wichtig ist in jedem Fall immer, dass ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt wird. Das bedeutet, es muss lesbar, vollständig, fehlerfrei und manipulationssicher sein. Daher werden auch keine Excel-Dateien als Fahrtenbuch anerkannt. Bei der elektronischen Variante wird daher zur Einreichung ein PDF-Export angefertigt. Hier müssen nachträgliche Änderungen klar erkennbar sein.