Die 10 häufigsten Fragen zum elektronischen FahrtenbuchBearbeitung, Abweichungen im Kilometerstand und Lücken

1. Wie richte ich mein Fahrtenbuch ein?

Um ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen, gibt es zuerst einmal zwei Möglichkeiten: Entweder du lässt dir die GPS Box fest einbauen oder du benutzt den OBD Stecker. Wenn die Ortungsbox ins Fahrzeug eingebaut wurde, musst du unserem Service (05321 33 45 323) lediglich das Kennzeichen, die IMEI der Box und den aktuellen Kilometerstand mitteilen. Um den Rest der Einrichtung kümmern wir uns. Anschließend kannst du dich mit deinen eigenen Zugangsdaten im dazugehörigen Online Portal, dem Bornemann Logbook, einloggen und die Einrichtung dort fortsetzen.
Falls du dich für den OBD Stecker entscheidest, musst du dich nicht bei unserem Service melden. Die notwendigen Informationen wie die FIN (Fahrzeugidentifikationsnummer) werden automatisch über die OBD Schnittstelle ausgelesen und übertragen.
Als weiteren Schritt bei der Einrichtung des Fahrtenbuchs solltest du nun zuerst einmal die Stammdaten der Fahrer und Fahrzeuge anlegen. Hierbei kannst du ein oder mehrere Fahrer einem Fahrzeug zuordnen. Erst danach kannst du das Fahrtenbuch vollständig nutzen und somit auch alle Fahrten bearbeiten.

2. Wieso weichen die Kilometer im Fahrtenbuch vom Tachostand ab?

Nach einigen Monaten mit dem Fahrtenbuch kann es zu Abweichungen der Kilometerangaben im Online Portal von dem tatsächlichen Stand im Fahrzeug kommen. Dies ist jedoch kein Grund zur Sorge, solche Abweichungen sind ganz normal.
Sie entstehen durch Unterschiede in der Kilometerzählung. Während im Fahrzeug die zurückgelegte Strecke über die Radumdrehungen berechnet wird, rechnet unserer GPS-System die Entfernungen einzelner Wegpunkte zusammen. Daher sollte etwa halbjährlich die Angabe im Logbook mit dem tatsächlichen Stand verglichen werden. Falls hier ein Unterschied auffällt, kann dieser von unserem Service kurzerhand vermerkt werden. Diese Kalibrierung ist im schriftlichen Export auch erkennbar.

3. Darf mein Fahrtenbuch eigentlich Lücken enthalten?

Dies Frage kann man klar beantworten: nein. Ein Fahrtenbuch muss immer vollständig und lückenlos sein. Wenn es Fahrten gibt, die nicht vermerkt wurden, oder andere wichtige Angaben fehlen, wird das Fahrtenbuch zur steuerlichen Abrechnung nicht anerkannt. Bei uns gehen keine Fahrten verloren. Auch wenn du mal kein Netz empfängst, gehen die gesammelten Daten nicht verloren, sondern werden später nachträglich gesendet.

4. Wird mein Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt?

Im Normalfall wird ein Fahrtenbuch, wenn es die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, vom Finanzamt anerkannt. Zu den Anforderungen gehören Vollständigkeit, Fälschungssicherheit und eine zeitnahe Führung. Auch ein elektronisches Fahrtenbuch ist davon nicht ausgenommen. Es unterstützt dich sogar bei der Arbeit und bietet einige Vorteile: Bereits während der Fahrt werden die meisten Daten ganz automatisch eingetragen. Dies garantiert zum einen die Vollständigkeit, denn es wird nichts vergessen, und zum anderen die zeitnahe Führung, da es umgehend passiert. Einzig und allein ein paar direkte Angaben zur Fahrt muss der Fahrer im Anschluss noch selbstständig nachtragen. Hierfür hat er jeweils eine Woche lang Zeit. Die Fälschungssicherheit ist durch eine Software garantiert. So kann eine Fahrt nur einmal als “privat” eingestuft werden und Dienstfahrten lassen sich nur einmal bearbeiten. Der Export für das Finanzamt besitzt zudem ein Wasserzeichen. Ein Fahrtenbuch mit Excel wird daher nicht anerkannt.

5. Kann ich mein Fahrtenbuch auf mehreren Computern führen?

Ganz eindeutig: ja. Das Fahrtenbuch wird über ein Online Portal bedient. Hierzu hast du überall und jederzeit Zugang. Lediglich die persönlichen Zugangsdaten werden hierfür benötigt. Auf diese Weise ist es auch Zuhause oder direkt von der Strecke aus möglich Einsicht ins Fahrtenbuch zu erlangen oder eine Fahrt direkt zu bearbeiten. Zusätzlich gibt es unsere App, mit der du das Logbook auch einfach auf mobilen Endgeräten wie dem Handy oder Tablet nutzen kannst.

6. Wie viele Steuern kann ich mit dem Fahrtenbuch sparen?

Hier gilt als Faustregel: Je weniger private Fahrten du unternimmst, desto größer ist deine steuerliche Ersparnis. Im Durchschnitt kannst du mit dem Fahrtenbuch bis zu mehrere tausend Euro sparen. Für die genaue Summe steht dir unser Firmenwagenrechner zur Verfügung.

7. Kann ich einen Eintrag im Fahrtenbuch löschen?

Es ist nicht möglich einen Eintrag aus dem Fahrtenbuch zu löschen, denn in diesem Fall wäre es anschließend nicht mehr vollständig. Allerdings können die automatisch erfassten Einträge bearbeitet werden. Dies ist sogar notwendig, wenn es sich um eine dienstliche Fahrt handelt und du einige Angaben ergänzen musst. Etwas anders verhält es sich bei privaten Fahrten. Wenn diese bearbeitet werden, bleiben nur wenige Informationen im Fahrtenbuch stehen. Da es sich hier um eine private Angelegenheit handelt, werden die restlichen Daten gestrichen. Komplett gelöscht wird der Eintrag jedoch nicht: Datum, Uhrzeit und Kilometerangaben bleiben erhalten.

8. Wie kann ich mein Fahrtenbuch drucken?

Das Fahrtenbuch, entweder für persönliche Zwecke oder für das Finanzamt, zu drucken, ist kinderleicht und dauert nur wenige Sekunden. Im Online Portal wählt man den gleichnamigen Punkt aus, bestimmt danach ein Fahrzeug und kann anschließend das Fahrtenbuch als PDF-Datei exportieren und ausdrucken. Dies ist auszugsweise oder für ein ganzes Jahr möglich.

9. Muss ich ein Fahrtenbuch führen?

Unter bestimmten Umständen muss ein Fahrtenbuch geführt werden. Dies ist etwa der Fall, wenn du selbstständig bist und dein Fahrzeug weniger als 50 % für dienstliche Fahrten nutzt. In diesem Fall kommt die pauschale 1%-Methode nicht infrage und es muss ein Fahrtenbuch geführt werden. Andernfalls werden die Fahrtkosten wahrscheinlich nicht (vollständig) anerkannt. Zusätzlich kann dir die Führung eines Fahrtenbuchs auferlegt werden, wenn du gegen die Straßenverkehrsordnung verstoßen hast. Dies kann zum Beispiel aufgrund von Strafzetteln oder wenn du geblitzt wirst passieren. Wenn du gegen diese Auflage verstößt, musst du ein Bußgeld von 50 Euro zahlen und erhältst einen Punkt in der Verkehrssünderkartei in Flensburg.

10. Wie lange kann ich Fahrten bearbeiten?

Nach jeder Fahrt hast du genau sieben Tage lang Zeit sie zu bearbeiten. Da der Großteil an Informationen (Datum, Uhrzeit, Fahrer, Start- und Endstand der Kilometer sowie Strecken) bereits während der Fahrt aufgezeichnet und automatisch ins Fahrtenbuch eingetragen wird, musst du selbst anschließend nur noch wenige Angaben ergänzen. Hierzu zählen die Art und der Grund der Fahrt sowie der Name und die Adresse des Kunden/Objektes etc. Falls du innerhalb des vorgegebenen Zeitraums keine Bearbeitung durchführst, wird die Fahrt automatisch in eine Privatfahrt umgewandelt. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden, die Kosten muss anschließend der jeweilige Fahrer tragen. Aus diesem Grund haben wir eine nützliche Funktion eingerichtet, bei der du per E-Mail rechtzeitig daran erinnert wirst, deine letzten Fahrten zu bearbeiten.