Keine Angst vor GPS Überwachung:Für diese Zwecke nutzen Unternehmen GPS Technik

Keine Angst vor GPS Überwachung: Für diese Zwecke nutzen Unternehmen GPS Technik

Was ist Überwachung am Arbeitsplatz?

Überwachung: Dieses Wort ist im Deutschen immer stärker negativ besetzt, da es zunehmend öffentlich thematisiert wird und in der Vergangenheit stark in den Vordergrund gerückt wurde. Niemand möchte dauerhaft überwacht werden: Man kann nicht tun und lassen, was man möchte, fühlt sich kontrolliert und in seiner Privatsphäre eingeschränkt. Dennoch werden zielgerichtet bestimmte Aktivitäten von Personen, Fahrzeugen, Objekten oder anderen Gegenständen beobachtet und Informationen darüber erhoben. Dies ist unter Umständen sehr nützlich, daher wird diese Technik in vielen Bereichen eingesetzt. Es gibt jedoch gerade im Arbeitsleben festgelegte Rahmen bezüglich der Erhebung bestimmter Daten am Arbeitsplatz. Gesetzliche Bestimmungen und zugehörige Paragrafen regeln, was im Allgemeinen erhoben werden darf und was nicht, denn durch zunehmende Angebote technischer Unterstützung und zahlreiche Möglichkeiten speziell mit GPS sind für den Arbeitsalltag klare Grenzen und feste Strukturen gefordert.

Was ist eigentlich noch privat?Auch im privaten Bereich wird GPS Technik eingesetzt

Bereits im privaten Bereich ist der Einsatz verschiedener technischer Methoden möglich, um immer zu wissen, wo sich der Partner oder das eigene Kind gerade aufhält und unterwegs ist. Ob über das Handy oder speziell dafür vorgesehene GPS Sender im Auto: Es gibt einige Optionen, um herauszufinden, wer sich wo gerade aufhält, wie lange unterwegs war oder wohin möchte.

Der Einsatz von GPS Ortung im privaten Bereich ist jedoch strafbar, wenn derjenige, der geortet wird, davon nicht in Kenntnis gesetzt wird und es heimlich geschieht. Die Möglichkeit ein genaues Bewegungsprofil der georteten Person zu erstellen entspricht nicht den gängigen Datenschutzrichtlinien. Dies gilt für den privaten Bereich ebenso wie für den dienstlichen. Im Falle des Letzteren sollte das Unternehmen stets das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) beachten und sich mit den gesetzlichen Regelungen auseinandersetzen, um Konflikte zu vermeiden und mit Blick auf die Datenerhebung auf der sicheren Seite zu sein.

In Ausnahmefällen kann es dennoch auch am Arbeitsplatz vorkommen, dass eine Überwachung allgemeiner Aktivitäten zum Teil notwendig ist. Hier werden zum Schutz der Mitarbeiter oder zu Gunsten des Allgemeinwohls verschiedenste Informationen, dazu gehören auch Ortungsdaten, gesammelt. Dieses Szenario stellt im alltäglichen Leben jedoch eine Ausnahme dar.

Persönliche Rechte am Arbeitsplatz schützen

Unter gewissen Bedingungen ist eine Überwachung am Arbeitsplatz gestattet. Speziell mit GPS gibt es viele nützliche Hilfen, die Unternehmen mit mehreren Fahrzeugen sinnvoll unterstützen können. Allerdings darf diese Technik weder heimlich eingesetzt werden, noch den privaten Bereich eines Individuums betreten. Unter Umständen ist sie auch dazu nutzbar bestimmte Leistungen oder das Verhalten von Mitarbeitern zu überwachen. Allerdings gibt es einige Regelungen zu beachten, was erlaubt ist und was nicht, um die persönlichen Rechte seiner Mitarbeiter nicht zu verletzen.

Ist eine GPS Überwachung erlaubt?Diese gesetzlichen Vorschriften müssen beim Einsatz von GPS berücksichtigt werden

Es gibt einige gesetzliche Vorschriften bezüglich der Überwachung am Arbeitsplatz und des Einsatzes von GPS. Daher sollte man bei der Einführung von technischen Geräten zur Überwachung seiner Mitarbeiter sowohl die Datenschutzrichtlinien als auch die Betriebsverfassung bedenken. Hier werden genaue Angaben zum richtigen Umgang mit den technischen Geräten und dem Datenschutz gemacht.

Bei reiner GPS Überwachung von Unternehmen mit mehreren Fahrzeugen oder auch großen Fuhrparks ist es erlaubt, Daten über die Standorte und Einsatzgebiete zu sammeln. Allerdings dürfen diese, und das ist der entscheidende Punkt, nicht personenbezogen sein. Das bedeutet ein Fahrzeug sollte keinem bestimmten Fahrer zugeordnet werden, sodass man alle gesammelten Informationen auf ihn übertragen kann. Stattdessen ist es besser die georteten Fahrzeuge neutral zu bezeichnen, etwa durch ihre Kennzeichen. Häufig lässt es sich zwar nicht verhindern, dass bestimmte Informationen über den Standort eines Fahrzeugs auf die Mitarbeiter übertragen werden können. Dieses Prinzip sollte allerdings lieber umgangen werden. Die heimliche Überwachung eines Mitarbeiters ist lediglich in Einzelfällen erlaubt, wenn etwa der Verdacht einer Straftat gegen ihn Mitarbeiter vorliegt. In einem solchen Fall ist es zulässig, ihn für eine gewisse Zeit gezielt zu überwachen.

Wir haben unsere Kunden befragt für welche Zwecke sie GPS Technik in ihren Unternehmen einsetzen

Vorteile von GPS:Aus Sicht des Unternehmens

Viele Unternehmen haben ein großes Interesse daran, bestimmte Daten über den Einsatz ihrer Fahrzeuge und Mitarbeiter zu sammeln. Dies ist in einem gewissen Maße auch erlaubt. Die GPS Technik inklusive der erhobenen Daten können gewisse Aufgaben übernehmen und gezielt eingesetzt werden, um die Organisation und die gesamten Abläufe eines Unternehmens zu verbessern. Allerdings dürfen dabei Mitarbeiter nicht gezielt und dauerhaft überwacht werden. Eine GPS Nutzung für die Fahrzeugflotte inklusive weiterer nützlicher Features ist zulässig. Wenn allerdings Mitarbeiter darüber nicht in Kenntnis gesetzt oder sie durch andere technische Systeme während der Arbeit heimlich beobachtet werden, ändert sich die Rechtslage.

Einsatz von GPS aus Sicht des Arbeitnehmers

Eine Dauerüberwachung der Mitarbeiter darf nicht durchgeführt werden. Dazu gehören etwa die Sammlung privater Informationen wie über die Tätigkeiten vor oder nach der Arbeit oder Angaben zu erbrachten Leistungen. Wenn ein Mitarbeiter aber mit einem Firmenfahrzeug unterwegs und dieses mit einer GPS Box ausgestattet ist, muss er dies wohl oder Übel zum Nutzen des Unternehmens akzeptieren. Im besten Fall sollte es nichts geben, was der Chef über ihn während der Arbeitszeit herausfinden könnte. Falls der Arbeitnehmer diesbezüglich dennoch Schwierigkeiten oder Probleme haben sollte, kann er sich jederzeit an den Betriebsrat oder den Datenschutzbeauftragten wenden. Falls es weder die eine noch die andere Instanz im Unternehmen gibt, hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit von seinem gesetzlichen Auskunftsrecht Gebrauch zu machen. In einem solchen Fall ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet den Arbeitnehmer darüber zu informieren, auf welche Weise er welche Daten zu welchem Zweck von ihm sammelt.

Einsatz der GPS Technik aus Sicht des Betriebsrats

Der Betriebsrat sollte in einem Unternehmen die Arbeitnehmer vertreten. Er soll dabei auch für den Datenschutz sorgen und darauf achten, dass die Persönlichkeitsrechte geschützt werden. Daher ist seine Beteiligung an der Entscheidung ein GPS System einzuführen von großer Bedeutung. Hierbei sollte zudem eine Betriebsvereinbarung geschlossen werden, in der wichtige Punkte, wie etwa die Sammlung von Daten, behandelt werden. Über den Zweck dieser sowie deren Nutzung sollte hierin auch aufgeklärt werden. Arbeitnehmer sollten gerade diesbezüglich ihre Bedenken immer mit dem Betriebsrat teilen. Zudem dürfen sie die Betriebsvereinbarung jederzeit einsehen.

Verwendung aus Sicht des Datenschutzbeauftragten

In rechtlichen Fragen ist der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens in der Verantwortung. Er ist verpflichtet mit allen Angelegenheiten vertraulich umzugehen. Seine Aufgaben betreffen alle Bereiche, in denen der Datenschutz im Unternehmen von Bedeutung ist. Auch muss er die Geschäftsleitung auf etwaige Verstöße hinweisen und über mögliche rechtliche Konsequenzen aufklären. Ein Entscheidungsrecht obliegt ihm dabei nicht, allerdings kann er durch seinen Einfluss in der Geschäftsleitung häufig für ein Umdenken sorgen. Zuletzt kann sich der Arbeitnehmer mit Sorgen oder Ängsten an den Datenschutzbeauftragten wenden, wenn es keinen Betriebsrat gibt. Dieser kann ihn über das Vorgehen im Unternehmen informieren.

Das große Problem: GPS vs. Datenschutz

GPS steht häufig in Konflikt mit dem Datenschutz, weil die durch Ortung gesammelten Daten nicht mit den Mitarbeitern in Zusammenhang gebracht werden dürfen. Allerdings gehört heutzutage die GPS Ortung für die meisten Unternehmen mit vielen Fahrzeugen zur Grundausstattung, denn sie verhilft auf vielerlei Weise zu einem besseren Fuhrparkmanagement und erleichtert den Arbeitsalltag dadurch wesentlich. Ihr Einsatz ist in einigen Bereichen daher bereits selbstverständlich. Allerdings müssen Mitarbeiter über diesen Einsatz von GPS in den von ihnen genutzten Fahrzeugen informiert werden. Weiter sollte das Unternehmen vermeiden direkt personenbezogene Daten über seine Mitarbeiter zu erheben. Zwar lässt es sich in einigen Fällen nicht umgehen, dass durch die gezielte Fahrzeugortung auch ein Personenbezug entsteht und die gewonnenen Informationen auf den Mitarbeiter übertragen werden können, diese Informationen sollten allerdings stets mit Sorgfalt behandelt und dürfen nicht zur Dauerüberwachung von Mitarbeitern genutzt werden, denn dies ist juristisch verboten. Aus diesem Grund sollte die Nutzung von GPS zu Gunsten aller Beteiligten genauestens geregelt sein und in Bezug auf die betroffenen Personen nur während der Arbeitszeit stattfinden.

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Möglichkeiten mit Hilfe von GPS Technik

Inzwischen gibt es zahlreiche Möglichkeiten, wie man GPS einsetzen kann, um den gesamten Arbeitsalltag eines Unternehmens entspannter zu gestalten und einfacher und schneller planen und koordinieren zu können. Automatische Zeiterfassung, verbesserte Einsatzplanung und eine genauere Übersicht der Kosten: Mit GPS gibt es unterschiedliche Einsatzbereiche, die auf vielen Ebenen ein großes Stück Arbeit abnehmen und Erleichterung schaffen können.

Der Einsatz von GPS Technik in einem Unternehmen ist demnach sehr nützlich. Die damit erhobenen Daten sollten sich allerdings im gesetzlichen Rahmen bewegen. Das bedeutet: keine Totalüberwachung der Mitarbeiter, ein transparenter Umgang mit dem Einsatz der GPS Technik und die Erläuterung des dadurch entstehenden Nutzens.

Personen durch GPS Ortung schützen

In vielen Berufsgruppen ist der Einsatz von GPS bei der täglichen Arbeit vollkommen normal. Bei einem hohen Risikofaktor oder gefährlichen Einsätzen kann diese Option sogar äußerst hilfreich sein und unter Umständen auch Leben retten. Diese Bereiche sind allerdings Ausnahmen. Im Gegensatz zu diesen Fällen ist der Einsatz von Ortungsgeräten im Allgemeinen nicht gestattet, wenn dabei personenbezogene Daten gesammelt werden.

Im täglichen Arbeiten, wo die konkrete Personenortung nicht notwendig ist, sollte von einer Mitarbeiterüberwachung Abstand genommen werden.

Anders verhält es sich beispielsweise noch in Bezug auf Bereiche mit kranken oder alten Personen. Hier kann die GPS Ortung zum Schutz dieser beitragen. Mit Sendern, die sie immer bei sich tragen, kann im Notfall oder auch wenn die Person verschwunden ist, schnell der jeweilige Aufenthaltsort herausgefunden werden. Daher wird die Ortung von Personen mit Hilfe von GPS in gewissen Bereichen gezielt eingesetzt. Dies findet allerdings immer im Einverständnis und nur zum Schutz statt.

GPS zum Schutz von Fahrzeuge einsetzen

Am häufigsten wird die GPS Technik wohl für Fahrzeuge aller Art verwendet: Von LKW, PKW und Bussen über Landwirtschaftsfahrzeuge und Baumaschinen bis hin zu Booten und Yachten: Überall dort, wo Bewegung herrscht und Menschen arbeiten, kann diese neue Technologie eingesetzt werden. Am allermeisten eingesetzt wird die GPS Technik in mittelständischen Unternehmen mit mehreren Dienstfahrzeugen oder auch einer ganzen Fahrzeugflotte. Deren Fahrzeugmanagement profitiert auf spezielle Weise von der GPS Technik. Sie bietet einen verbesserten Einsatz und eine optimierte Nutzung für jedes einzelne Fahrzeug und die Flotte insgesamt. Dieser Vorgang funktioniert mit Hilfe von Ortungsboxen, die im Fahrzeug verbaut sind. So wird der Standort eines Fahrzeugs jederzeit aufgezeichnet.

Objekte/Gegenstände können mit GPS vor Diebstahl geschützt werden

Neben Fahrzeugen können auch andere Objekte geortet, dadurch stetig überwacht und so auch vor einem Diebstahl geschützt werden. Hierzu zählen beispielsweise Container, Trailer oder Anhänger. Auch diese können von ihren Unternehmen mit der Hilfe von GPS stetig kontrolliert werden. Ihre Standorte sind jederzeit abrufbar, was sie vor einem Diebstahl schützt. So gibt es die Möglichkeit einen Alarm auslösen zu lassen, wenn sich das Objekt aus einem festgelegten Gebiet entfernt. Diese Funktion eignet sich besonders für Container oder Trailer, die häufig eine lange Zeit an einem Ort verbringen.

Zusätzlich kann die GPS Technik durch RFID Tags erweitert werden. Diese können dauerhaft Informationen über bestimmte sensorische Zustände wie Temperatur, Luftfeuchtigkeit oder Lichtverhältnisse senden. Diese Technologie macht die Überwachung von Containern, Trailern und Anhängern in aller Welt möglich und liefert somit neben der GPS Ortung einen weiteren nützlichen Aspekt, der das alltägliche Arbeiten um einiges erleichtert.

GPS Überwachung kann Sicherheit gewährleisten

Die Überwachung mit GPS kann einem Unternehmen lästige Arbeit abnehmen und es bei der täglichen Arbeit hilfreich unterstützen. So liefert die Ortung mit GPS bestimmte Daten, die auf verschiedene Art zur Kontrolle und Auswertung benötigt werden: Arbeitszeiten der Mitarbeiter, genaue Nachweise über die Einsatzzeiten, Informationen über die Nutzung der Fahrzeuge inklusive Verschleiß und jederzeit einen Überblick über deren Aufenthaltsorte. Der letzte Punkt ist besonders wichtig in Bezug auf den Diebstahlalarm, denn durch die GPS Technik ist es möglich, in dem Fall, dass beispielsweise ein Fahrzeug entwendet wird, einen Alarm zu melden und sich so vor einem Verlust zu schützen.

Beispiel: Alarmierung bei einem Diebstahl

Durch die im Fahrzeug oder an anderen Objekten angebrachten GPS Sender können diese jederzeit geortet werden und man ist immer über deren aktuellen Standort informiert. Durch die dauerhafte Übermittlung der Positionsdaten kann der Standort rund um die Uhr überwacht werden. Mit Hilfe von festgelegten Bereichen, die das Fahrzeug nicht verlassen darf, kann etwa bei einem Diebstahl und einer daraus resultierenden Entfernung aus einem bestimmten Gebiet ein Alarm gesendet werden. Als Reaktion auf das Verlassen eines festgelegten Bereichs erfolgt der Alarm umgehend und verhilft zu sofortigem Handeln. Da nur aufgrund der permanenten Informationsübertragung der Standorte eine solche Alarmierung möglich ist, erweist sich in diesem Fall eine Dauerüberwachung nochmal als äußerst nützlich.

Weitere Möglichkeiten durch kontaktlose RFID Geräte

Neben der Ortung über GPS existiert eine weitere Option, die Unternehmen und speziell deren Fuhrparks enorm unterstützt: die RFID Technik. Hiermit ist zusätzlich zur Fahrzeugortung und dem elektronischen Fahrtenbuch eine elektronische Führerscheinkontrolle durchführbar. Dabei werden kleine RFID Tags als Aufkleber auf den Führerscheinen angebracht, die von einem dafür vorgesehenen RFID Reader ausgelesen werden können. Zudem gehören noch einige weitere Features zu dieser Technik, etwa eine Fahrzeuginhaltskontrolle. Dieses Verfahren nimmt Fuhrparkleitern einen großen Teil der Arbeit ab.

Neben den elektronischen Möglichkeiten können beispielsweise sensorische Zustände wie Temperatur, Luftfeuchtigkeit oder Lichtverhältnisse in bestimmten Objekten überwacht werden. Die RFID Technik kann problemlos mit der GPS Fahrzeugortung kombiniert werden. Zusammen, aber auch getrennt, bieten sie jeweils ein großes Spektrum an Möglichkeiten für Fuhrparks und verhelfen somit insgesamt zu einem wesentlich effizienteren Arbeiten. Je besser der Fuhrpark technisch überwacht werden kann, desto einfacher fallen die gesamten Abläufe und umso schneller können die gesamten Prozesse des Unternehmens optimiert werden.