Fuhrpark verwalten: So funktioniert Flottenmanagement heute!

Eine Flotte im Unternehmen kann nur wenige Fahrzeuge, aber auch einen ganzen Fuhrpark bedeuten. Je nach Größe ist der Arbeitsaufwand höher. Bei kleineren Flotten übernimmt in der Regel ein einzelner oder eine Gruppe die Verwaltung, Planung, Steuerung und Kontrolle derer. Wenn es sich allerdings um eine große Anzahl an Fahrzeugen handelt, werden hierfür extra Flottenmanager eingestellt. Diese übernehmen zahlreiche Aufgaben rund um den Fuhrpark und tragen dabei eine große Verantwortung.

Immer mehr Leasingfahrzeuge im Fuhrpark

Aufgrund der Anschaffungskosten ist die Nachfrage nach Leasingfahrzeugen für Fuhrpark hoch. Etwa die Hälfte aller Fahrzeuge in deutschen Unternehmen sind aktuell geleast. Der große Vorteil hierbei ist die Flexibilität, die hierdurch geboten wird. Zusätzlich locken attraktive Serviceangebote. Dazu zählen etwa Werkstatt-Dienstleistungen, das Ersatzwagen-Management oder der Reifenservice.

Doch nicht nur PKW und LKW, sondern auch Fahrräder kann man geschäftlich leasen. Zwar ist diese Möglichkeiten vielen noch unbekannt und wird bisher nur selten genutzt, dennoch ist das generelle Interesse vorhanden.

Abnehmen tut dagegen die Nachfrage nach Dieselfahrzeugen. Hiervon profitieren Benziner und sogar auch Hybridfahrzeuge.

Technische Unterstützung für die gesamte Fahrzeugflotte

Aber ob Fahrzeuge nun geleast oder gekauft werden – in jedem Fall bieten sich für das Flottenmanagement in der heutigen Zeit seit längerem neue Technologien an. Immer mehr Fuhrparkverantwortliche setzen auf mobile Services, Big Data und IoT, denn hiermit lassen sich verschiedenste Aufgaben stark vereinfachen oder sogar automatisieren.

Wichtig ist hierbei zuerst einmal die Transparenz bestimmter Daten. Sie müssen verfügbar sein und das am besten in Echtzeit. Dies verschafft einen guten Überblick und hilft auch bei der gesamten Organisation. Zudem lassen sich hierdurch die Produktivität und Effizienz steigern. Diese Aspekte sind für einen Fuhrpark besonders relevant. Mit der technischen Aufrüstung eines ganzen Fuhrparks kann nicht nur viel Geld gespart werden, auch lässt sie durch eine bessere Übersicht, Planung und Organisation ein produktiverer und effizienterer Arbeitsalltag erreichen.

Ein weiterer Vorteil ist hierbei in Hinblick auf die Zusammenarbeit mit Partnern und Kunden auszumachen. Durch eine höhere Transparenz und den Zugriff auf zahlreiche Informationen werden Prozesse erheblich vereinfacht. Zuletzt können technische Hilfen dem Unternehmen natürlich auch insgesamt zu mehr Sicherheit verhelfen. Fahrzeuge lassen sich besser schützen und ihre Standorte sind jederzeit nachvollziehbar – auch im Ausland.

Einsatz von GPS im Fahrzeug

Ein Großteil der genannten Vorteile und Nutzungsmöglichkeiten wird durch den Einsatz eines GPS Systems in Flottenfahrzeugen erreicht. Je nach Bedarf können hierbei einzelne oder auch alle Objekte ausgestattet werden. Der Einbau solcher Ortungssysteme ist schnell und einfach, der Nutzen groß. Es muss lediglich beachtet werden, dass solche Systeme auch mit regelmäßigen Kosten verbunden sind. In der Regel werden diese allerdings von Ersparnis, die sie verursachten, aufgehoben. Einige Beispiele für den Einsatz von GPS sind:

Live Ortung von Fahrzeugen

Die Live Ortung dient dazu, jedes einzelne Fahrzeug immer im Auge haben zu können. Hierfür ist lediglich ein Blick ins Online Portal notwendig. Dort finden sich alle Fahrzeuge inklusive ihrem aktuellen Standort bzw. ihren jeweiligen Bewegungsverläufen eingetragen. Dies ist sehr nützlich, wenn etwa ein Notfall vorliegt und man schnell handeln muss. Zudem lassen sich hier auch Geschwindigkeiten sowie Fahrt- und Standzeiten nachvollziehen.

Streckenverfolgung der gefahrenen Routen

Alle gefahrenen Strecken kann man auch im Nachhinein verfolgen. Hiermit kann man im Bedarfsfall bestimmte Nachweise erbringen oder auch einzelnen Touren miteinander vergleichen. Zudem lassen sich für bestimmte Zeiträume auch Streckennachweise als Berichte erstellen, speichern und drucken.

Geozonen / Geofencing

Über die GPS Ortung der Fahrzeuge können diese besser geschützt werden. So kann man für jedes Objekt einzeln Geozonen anlegen. Hierbei kann es sich etwa um das Firmengelände handeln. Eine Geozone kennzeichnet einen sicheren Bereich, der durch virtuelle Zäune eingegrenzt wird.

Diebstahlalarm für den Fahrzeugpool

Falls ein Fahrzeug eine markierte Geozone unfreiwillig verlässt, etwa bei einem nächtlichen Diebstahl, wird man hierüber direkt informiert. In diesem Fall wird eine Alarmmeldung per SMS oder E-Mail an den Flottenmanager versendet, sodass dieser umgehend reagieren kann. Über die Live Ortung lässt sich der Aufenthaltsort des Fahrzeugs auch nach einem Diebstahl weiterverfolgen.

Elektronisches Fahrtenbuch per Stecker

Eine zusätzliche Option, die einem das im Fahrzeug verbaute GPS bietet, ist ein elektronisches Fahrtenbuch. Durch die permanente Ortung werden wichtige Daten während jeder Fahrt mitgeschrieben und bei dem elektronischen Fahrtenbuch automatisch hierein übertragen. Der persönliche Aufwand gegenüber eine handschriftlichen Führung ist damit auf ein Minimum reduziert. Lediglich eine kurze Bearbeitung ist nach jeder Fahrt möglich. Die elektronische Variante arbeitet größtenteils selbstständig, geht dabei sehr genau vor und die Einträge sind zudem fehlerfrei.

Vielfacher Nutzen durch Telematiksysteme

Wer Telematiksysteme mit GPS in seiner Flotte einsetzt, für den sind bereits nach kurzer Zeit große Ergebnisse spürbar. Mit wenig Einsatz lässt sich viel erreichen. Besonders in großen Fuhrparks kann die Ersparnis sehr hoch sein: Nicht nur Sprit-, sondern auch Reparatur- und Wartungskosten werden gesenkt, Umwege lassen sich vermeiden und einzelne Touren miteinander verbinden. Und neben Geld werden auch andere wertvolle Ressourcen wie Zeit damit eingespart. Sowohl im Fahrzeug als auch im Büro. Das komplette Flottenmanagement nimmt durch den Einsatz von Telematiksystemen eine neue Dimension an. Ob die Koordination von Aufträgen, die Planung von Einsätzen oder die Buchung von Fahrzeugen: Die gesamte Arbeit in und mit dem Fuhrpark wird unkomplizierter, transparenter, effektiver und ist mit zahlreichen Vorteilen für Verantwortliche, Mitarbeiter und Kunden verbunden.