Smartes FlottenmanagementEffizientes Flottenmanagement ermöglicht mehr Aufträge

Moderne Softwarelösungen ermöglichen ein effizientes Flottenmanagement. Sie sparen Zeit und Geld und vereinfachen die Abläufe im Unternehmen dergestalt, dass du pro Tag mehr Aufträge annehmen und von deinen Mitarbeitern durchführen lassen kannst. In welchen Bereichen sie dir bzw. deinem Fuhrparkmanager die Arbeit erleichtern können, erfährst du hier.

Wenn es schnell gehen muss

Viele Unternehmen mit einem Fuhrpark leben davon, dass sie möglichst schnell auf ihre Kunden reagieren – Handwerker oder Techniker etwa, die in Notfällen gerufen werden. Sobald eine Kontaktaufnahme stattfindet, wird in jedem Unternehmen ein bestimmter Ablauf in Gang gesetzt, um einen oder mehrere Mitarbeiter so schnell wie möglich an den Zielort zu bringen. Der Flottenmanager entsendet jemanden von der Belegschaft, um die Arbeit zu erledigen. Dieser Ablauf fällt vollkommen unterschiedlich aus, je nachdem, ob du auf moderne Lösungen setzt oder nicht.

Vorgehensweise ohne Flottenmanagementsystem

Nimmt ein Kunde Kontakt zu dir auf, müssen viele einzelne Schritte ablaufen:

• Du notierst alle Informationen zum Anliegen nach dem Telefonat oder der Mail, die du erhalten hast.
  Als Nächstes telefonierst du diejenigen deiner Mitarbeiter durch, von denen du weißt, dass sie gerade nicht arbeiten oder dass sich ein Auftrag dem Ende neigen müsste.
• Du gibst den Auftrag weiter und deine Angestellten machen sich auf den Weg.
• Im Nachhinein erhältst du Informationen zum Auftrag, welche Arbeiten erledigt wurden und wie lange das gedauert hat.

Dieser Ablauf birgt mehrere Risiken: Zunächst kann es sein, dass du am Telefon bestimmte Informationen falsch verstehst. Die Auflösung nimmt Zeit in Anspruch. Auch das Abtelefonieren deiner Angestellten ist zeitaufwendig, und du weißt nicht bei allen, wo sie sich in dem Moment jeweils befinden. Das heißt, dass du den Auftrag eventuell an jemanden vergibst, der sich weit vom Einsatzort entfernt befindet. Auch die Informationen, die du für die Rechnungsstellung verwendest, können zu Ärger führen: Manche Kunden bemängeln die Angaben der Arbeitszeit und stellen so den Rechnungsbetrag infrage.

Achtung: Die Klärung diverser Missverständnisse geht immer von deiner Arbeitszeit bzw. der deines Fuhrparkmanagers ab!

Der Ablauf des Auftrags mit modernen technischen Lösungen

Benutzt du ein System für ein effizientes Flottenmanagement, gestalten sich die Arbeitsschritte etwas anders:

• Die Informationen werden online übermittelt.
  Du hast als Flottenmanager die Möglichkeit, den Standort aller Fahrzeuge aus deinem Fuhrpark einzusehen und die Informationen über den nächsten Auftrag dem Fahrer in seinem Auto zukommen zu lassen, der sich am nächsten am Zielort befindet.
• Die Routenplanung nimmst du bzw. der betreffende Fahrer nach in Echtzeit übermittelten Daten zur Verkehrslage vor: Dank moderner Systeme können Stau und andere Verkehrsstörungen umgangen werden. Die Kunden erhalten im Vorfeld eine relativ genaue Angabe des Ankunftszeitpunktes.
• Im System wird gespeichert, wann deine Angestellten den Zielort erreichen – ebenso, wie registriert wird, wann die Rückfahrt beginnt und wie viele Kilometer Strecke das Fahrzeug zurücklegt.

Die Vorteile dieses Vorgehens im Fuhrparkmanagement liegen auf der Hand:

• Es gibt keine Fehlerquellen bei der Informationsübermittlung.
• Alle Disponenten haben mit den entsprechenden technischen Lösungen die Möglichkeit, diejenigen Mitarbeiter einzusetzen, die sich in der Nähe der Kunden befinden. So reagiert dein Unternehmen so schnell wie möglich auf die Kundenanfrage, und auf dem Weg verbraucht das entsprechende Fahrzeug weniger Kraftstoff, als solche mit einem längeren Anfahrtsweg benötigen würden.
• Die individuelle Routenplanung hilft ebenfalls bei der Optimierung der Auftragsdurchführung.
• Es gibt nach der Rechnungsstellung deutlich weniger Beschwerden oder Einwendungen vonseiten der Kunden, weil die Ankunfts- und Abfahrtszeitpunkte sowie die Arbeitszeiten vom System genau erfasst worden sind.

Alles in allem spart das System für das Fuhrparkmanagement dir in vielen Bereichen des Arbeitsalltags Zeit – und Zeit ist Geld, da du mehr Aufträge annehmen und abarbeiten kannst.

Mit Weitblick die Flotte verwalten

Ein effizientes Flottenmanagement ist nicht nur dazu geeignet, dir durch eine Optimierung und Verschlankung der Arbeitsabläufe mehr Zeit für mehr Kunden zu verschaffen: Es kann dir auch in anderer Hinsicht die Arbeit erleichtern.

Ein wichtiger Punkt ist etwa, dass du mittels Sensoren in den Fahrzeugen das Fahrverhalten deiner Angestellten analysieren kannst. Beim Fahren schleifen sich leicht Gewohnheiten ein, die zu einem hohen Spritverbrauch oder einem schnelleren Verschleiß führen. Das lässt sich durch die Analyse feststellen, und du kannst den betreffenden Fahrer Schulungen anbieten, damit sie ihren Fahrstil anpassen können.

Zudem melden die Sensoren auch, wenn an den Fahrzeugen eine Wartung fällig wird. So kannst du durch frühzeitiges Eingreifen größere Schäden verhindern und vielleicht sogar Pannen oder Unfälle vermeiden. Dank der Vielzahl an übertragenen Daten kann das System Verbindungen herstellen und Ursachen herausfinden, die du bei einer händischen Pflege nicht sehen würdest.

Information und Transparenz

Nicht alle Mitarbeiter sind von der Einführung eines Systems für ein effizientes Flottenmanagement begeistert. Es ist hilfreich, wenn du sie im Vorfeld zu einer Informationsveranstaltung einlädst, bei der sie Fragen stellen können. Sie erfahren, wie ihre Daten geschützt werden und welche Vorteile das System mit sich bringt.

Manche lehnen technische Lösungen auch ab, weil sie sie für kompliziert halten und sich damit nicht auseinandersetzen möchten. Gegen diese Haltung hilft, dass die Anbieter der Lösungen nicht nur ins Unternehmen kommen, um die Hardware einzubauen und die Software aufzuspielen, sondern auch, um die Belegschaft zu schulen. Sie haben viel Erfahrung darin, ihre Zuhörer dort abzuholen, wo sie jeweils stehen. Daher kannst du sicher sein, dass deine Belegschaft nach der Schulung weiß, wie sie mit der neuen Technologie umzugehen hat.

Tipp: Wenn du kein komplettes neues System anschaffen möchtest, weil du gar nicht alle Funktionen benötigst oder weil du bereits alle Anschaffungen getätigt hast, kannst du auch nur einzelne Komponenten erwerben – die Modelle vieler Anbieter sind mit denen anderer Hersteller kompatibel.

Tools für ein effizientes Flottenmanagement lohnen sich

Schickst du deine Mitarbeiter mit mehreren verschiedenen Fahrzeugen zu deinen Kunden, rentieren sich technische Lösungen für ein effizientes Flottenmanagement schnell: Sie minimieren die Fehlerwahrscheinlichkeit, verkürzen die gefahrenen Strecken, senken die Spritkosten und verhindern durch die elektronische Datenübertragung Diskussionen mit der Kundschaft im Nachhinein.

Dank der aus den verschiedensten Bereichen zusammengeführten Daten behältst du alles, was deine Flotte betrifft, jederzeit im Blick und kannst sie leichter organisieren und pflegen. So kommt es nicht nur seltener zu Pannen und kostenintensiven Reparaturen, sondern du hast auch mehr Zeit im Arbeitsalltag. So kannst du mehr Aufträge übernehmen und die Zufriedenheit deiner Kunden steigern.