Das elektronische Fahrtenbuch:Wie verhält es sich mit dem Datenschutz?

Alle Daten, die ein Unternehmen von seinen Mitarbeitern und Kunden erfasst und speichert, unterliegen dem Datenschutz, das gilt auch für das elektronische Fahrtenbuch. Die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) ist stets einzuhalten, ansonsten drohen hohe Strafen. Folglich müssen die Datenerfassung und Archivierung unter Verschlüsselung erfolgen, sodass personenbezogene Informationen nicht in falsche Hände geraten. Bornemann informiert dich genauer über die Thematik.

Datenerfassung und Datenschutz bei elektronischen Fahrtenbüchern

Die Erhebung bestimmter Daten ist in und für Firmen essentiell, entweder aus internen, finanziellen oder aber rechtlichen Gründen. Erfolgt die Erfassung und Archivierung digital, müssen die Daten nach der DSGVO verarbeitet und geschützt werden. Mit der voranschreitenden Digitalisierung in nahezu allen Branchen stellt dies Unternehmer vor neue Herausforderungen. Die Fragen danach, wo digitale Lösungen am besten zum Einsatz kommen und in welchem Umfang die Datenerhebung erfolgen muss und sollte, sind nur zwei davon.

Auch bei der Nutzung von elektronischen Fahrtenbüchern sind Datenschutz und Umfang der Datenerfassung wichtige Themen. Fahrtenbücher müssen nicht verpflichtend elektronisch geführt werden, jedoch sparen diese Hard- und Softwarelösungen eine Menge Zeit und die digitale Aufzeichnung und Archivierung ist übersichtlicher und einfacher. Allerdings sollten bei der Nutzung keine überflüssigen, sondern nur die wirklich notwendigen Daten erfasst werden: Denn Informationen, die gar nicht erst gespeichert werden, werden auch nicht gestohlen oder geraten anderweitig in falsche Hände. Zusätzlich ist es ratsam, eine Variante zu wählen, bei der sich die GPS Ortung abschalten lässt – dies ist vor allem für Dienstwagen sinnvoll, die deinen Mitarbeitern auch privat zur Verfügung stehen. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass deine Fahrer zwar nicht den Zielort einer Privatfahrt angeben müssen, Eckdaten wie der Kilometerstand aber verpflichtend zu protokollieren sind, damit das elektronische Fahrtenbuch zulässig für Finanzamt oder Polizei ist.

Das ist in puncto Datenschutz bei elektronischen Fahrtenbüchern zu berücksichtigen

Die Datenspeicherung über ein elektronisches Fahrtenbuch muss aus steuerrechtlichen Gründen über zehn Jahre erfolgen. Daher ist es wichtig, dass die Daten in einer Cloud auf wirklich sicheren, verschlüsselten Servern gespeichert werden. Denn bei der alleinigen Archivierung auf Endgeräten können sie schnell verloren gehen. Eine Cloud-Lösung bietet darüber hinaus den Vorteil, dass sie für gewöhnlich regelmäßige Backups durchführt. Im Falle von Systemproblemen in deinem Unternehmen kannst du alle in der Cloud hinterlegten Informationen also jederzeit wiederherstellen.

Die Übermittlung der Daten durch den On-Board-Diagnose-Fahrtenbuchstecker muss darüber hinaus mit einer SSL-Verschlüsselung (Secure Socket Layer) beziehungsweise TLS-Verschlüsselung (Transport Layer Security) erfolgen, ein hybrides Protokoll zur sicheren Datenübertragung. Auch bei mobilen Anwendungen wie etwa Smartphone-Apps sollte der HTTPS-Sicherheitsstandard eingehalten werden. Durch die verschiedenen Transportschichten, die die Daten beim Austausch zwischen Fahrtenbuch und Endgerät durchlaufen, sind sie sicher verschlüsselt und vor Zugriffen von außerhalb geschützt.

Der Datenschutz bei elektronischen Fahrtenbüchern schließt allerdings zusätzlich die sogenannte „Regel des Vergessens“ mit ein. Sollten deine Mitarbeiter oder Kunden eine Löschung der sie betreffenden persönlichen Daten wünschen, so muss diese auch gewährleistet sein.

Die professionellen Logistiklösungen von Bornemann folgen höchsten Sicherheitsstandards und Datenschutzrichtlinien, sodass die erhobenen Daten optimal geschützt sind. Darüber hinaus bieten wir dir noch weitere Produkte, mit denen du die Effizienz deines Fuhrparks steigerst und Kosten senkst, etwa Fahrzeugortungssysteme und GPS Sicherheitstechnik. Dabei stimmen wir diese immer individuell auf die Bedürfnisse deiner Firma ab. Für eine Beratung stehen dir unsere Mitarbeiter gern zur Verfügung.