Elektronisches Fahrtenbuch: Die Anforderungen des Bundesfinanzhof

Die Anforderungen des BFH an das elektronische Fahrtenbuch

In regelmäßigen Abständen ist die Fahrtenbuch-Thematik ein wichtiges Gesprächs- und Diskussionsthema der BFH (Bundesfinanzhof). Insbesondere geht es dabei um die Anforderungen an Fahrtenbücher, die dank verschiedenster Urteile immer wieder genauer definiert werden. Für Nutzer ist dies durchaus ein Grund zur Freude oder sollte zumindest regelmäßig Beachtung finden, denn die immer wieder strittige Rechtslage soll auf diesem Weg vereinfacht und eindeutiger werden. Einer der wohl wichtigsten Punkte diesbezüglich: der Kontrollwahn einige Finanzämter, die schon bei geringsten Unstimmigkeiten komplette Fahrtenbücher infrage stellen und so manchem Anwender schlaflose Nächte bereiten. Aber was fordert der BFH eigentlich konkret von einem genutzten Fahrtenbuch und wie kann der Anwender diese Anforderungen entsprechend umsetzen?

Anerkennung des elektronischen Fahrtenbuchs durch das Finanzamt

Das klassische Fahrtenbuch kommt immer dann zum Tragen, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter einen Betriebs-Pkw auch privat nutzt – eben diese Privatnutzung muss versteuert werden, wofür entweder die sogenannte Ein-Prozent-Regelung oder ein Fahrtenbuch genutzt wird. Vorteilhaft ist die Nutzung des Fahrtenbuchs immer dann, wenn der Anteil privater Fahrten insgesamt betrachtet eher gering ist oder ein Fahrzeug mit hohem Listenpreis genutzt wird, das einen unverhältnismäßigen Privatanteil mit sich bringt.

Schon seit einigen Jahren greifen immer mehr Nutzer auf eine neue Form des Fahrtenbuchs zurück: das elektronische Fahrtenbuch. Diese mittlerweile durchaus sehr etablierte Alternative nimmt dem Anwender eine Menge Arbeit ab, sorgt andererseits aber auch für Probleme – denn gerade hier kommt es nicht selten zu Missverständnissen oder Streitfällen mit dem Finanzamt, welches das elektronische Fahrtenbuch nicht immer als korrekt und eindeutig betrachtet. Die Gründe dafür liegen insbesondere in der möglichen Manipulierung der Daten, die durch den Einsatz einer Software eventuell möglich wäre.

Diese Anforderungen sollte ein elektronisches Fahrtenbuch erfüllen

Diese Anforderungen sollte ein elektronisches Fahrtenbuch erfüllen. Trotz aller Unstimmigkeiten ist das elektronische Fahrtenbuch eine spannende und lohnenswerte Alternative, wenn Nutzer einige wichtige Anforderungen an die jeweilige Software berücksichtigen:

Ordentliche Führung des elektronischen Fahrtenbuchs

Das Einkommensteuergesetz (EStG) besagt, dass ein Fahrtenbuch ordentlich geführt werden muss. Allerdings gibt es für diese Anforderung keinen konkreten Rahmen, wenn es um die Form und Umsetzung geht. Im Verlauf der Jahre haben sich dennoch einige grundlegende Voraussetzungen herausgebildet, nach denen sich Anwender richten können. So müssen alle Fahrten vollständig und in fortlaufendem Zusammenhang dokumentiert werden. Zudem muss das System eines elektronischen Fahrtenbuchs so ausgelegt sein, dass nachträgliche Änderungen nicht ohne weiteres vorgenommen werden können – und werden doch Änderungen vorgenommen, so müssen diese in jedem Schritt nachvollziehbar sein.

Nachträgliche Änderungen im elektronischen Fahrtenbuch – was heißt das im Detail?

Wird ein Fahrtenbuch mittels Computerprogramm erstellt, so wird dieses nicht anerkannt, wenn im Nachhinein Änderungen vorgenommen und diese nicht dokumentiert werden. Grundsätzlich sind Änderungen also zwar durchaus erlaubt, müssen aber für das zuständige Kontrollorgan – also das Finanzamt – nachvollziehbar sein. In diesem Zusammenhang müssen Anwender außerdem bedenken, dass eine solche Datenänderung nur in einem bestimmten Zeitfenster liegen darf. Dieses liegt bei maximal 7 Tagen (nach Abschluss der jeweiligen Fahrt), in denen eine nachträgliche elektronische Ergänzung stattfinden darf. Auch im späteren Ausdruck des elektronischen Fahrtenbuches muss diese Änderung in jedem Fall sofort ersichtlich und nachvollziehbar für den Prüfer sein.

Relevante Daten und Angaben im Einzelnen

Weiterhin sollte und muss das elektronische Fahrtenbuch alle relevanten Daten enthalten, die vom Finanzamt gefordert sind: Darunter fallen das Datum der Fahrt, der genaue Km-Stand zu Beginn und am Ende der Fahrt, das Fahrtziel und der Zweck der Fahrt. Nur so kann die berufliche Veranlassung der Fahrt verlässlich und nachvollziehbar dargelegt und im Zweifelsfall exakt geprüft werden.

Zugriffsrechte für die Finanzverwaltung

Für die Finanzverwaltung muss ein umfassendes Zugriffsrecht gewährleistet werden, damit die elektronischen Daten eingesehen werden können. Während der regulären Aufbewahrungszeit von zehn Jahren müssen diese Daten also ständig erreich- und abrufbar sein. Im Bedarfsfall muss dem entsprechenden Zuständigen eine unverzügliche Lesbarkeit der Daten gewährleistet werden. Laut Aussage des Bundes muss diese Einsicht beispielsweise auch dann weiterhin gegeben sein, wenn der jeweilige Nutzer einen Wechsel des Betriebssystems vollzieht.

Manipulation des Fahrtenbuch muss ausgeschlossen sein

Das gewählte elektronische Fahrtenbuch darf nicht manipulierbar sein. Die genutzte Software sollte demnach entsprechende Vorkehrungen treffen und diese bestenfalls auch belegen können, damit das Finanzamt die Software zulässt. Denn grundsätzlich gilt: Jede Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuches ist ein individueller Fall, den es abzuwägen gilt – dementsprechend gibt es auch kein elektronisches Fahrtenbuch auf dem Markt, das von vornherein von jedem Finanzamt in jedem Einzelfall anerkannt werden muss. Umso wichtiger ist es in diesem Zusammenhang, auf einen guten Anbieter zu vertrauen, der beispielsweise namhafte Gütesiegel vorweisen kann, ein etabliertes Unternehmen auf dem Markt ist oder dessen Produkt sich bereits als verlässliches elektronisches Fahrtenbuch bewährt hat.

Elektronisches Fahrtenbuch – lohnenswert trotz hoher Anforderungen?

Das elektronische Fahrtenbuch stellt für viele Nutzer eine große Arbeitsentlastung dar, denn Fahrten und dazugehörige Daten werden automatisch erkannt und aufgezeichnet – vorbei sind die Zeiten von Notizheft und Kugelschreiber. Neben dieser einfachen Handhabung ist außerdem auch die deutlich geringere Fehlerquote nicht zu unterschätzen, denn Schreibfehler oder ein lückenhaftes Ausfüllen können dank der automatisierten Vorgänge gar nicht erst entstehen. Zudem können Steuervorteile entstehen (Hier kannst du deine mögliche Ersparnis berechnen). Dennoch gilt es vor dem Einsatz zu prüfen, ob das gewählte Fahrtenbuch den hohen Anforderungen des Finanzamts gewachsen ist und im langfristigen Einsatz überzeugen kann – denn der Markt bietet mittlerweile eine breite Auswahl an Geräten und Herstellern, von denen längst nicht jeder in der Praxis das halten kann, was er verspricht.