Lohnt sich ein Poolfahrzeug?Was Fuhrparkleiter bei Poolfahrzeugen beachten sollten

Lohnt sich ein Poolfahrzeug? Was Fuhrparkleiter bei Poolfahrzeugen beachten sollten

Für wen lohnt sich ein Poolfahrzeug, wann gilt die 1-Prozent-Methode bei der steuerlichen Abrechnung und wer haftet bei einem Unfall oder Schäden?

In eigentlich allen Berufen ist es unerlässlich: Mitarbeiter müssen mobil sein. Das bedeutet aber nicht gleich, dass jeder einen Dienstwagen benötigt. Hierbei sollte man den genauen Bedarf abwägen. Häufig lohnt sich ein Dienstwagen nicht für jeden. Dies hängt unter anderem von der jeweiligen Auslastung ab. Es ist wichtig, ob und wie viel der Dienstwagen für private Zwecke genutzt wird. Zudem sollte man genau wissen, wer damit wie viel und wohin fährt. Mit diesen Kriterien fällt die Modellauswahl leichter.

Die Wahl des richtigen Poolfahrzeug:Welches Fahrzeugmodell eignet sich?

Für die Mitarbeiter, die nur kurz zum nächsten Termin um die Ecke müssen, reicht ein Kleinwagen normalerweise aus. Allerdings sollte zu ihrem Zweck auch der das Unternehmen gut repräsentieren und zu dem gesamten Pool, also auch den anderen Fahrzeugen, passen. Wenn das Fahrzeug für einen Mitarbeiter für die Arbeit unerlässlich ist und er damit täglich viele Kilometer zurücklegt, ist es wichtig ein dementsprechendes Fahrzeug zur Verfügung zu stellen. Falls häufig mehrere Kollegen gemeinsam unterwegs sind, kann sich auch die Anschaffung eines Vans oder Transporters lohnen. Um Kosten zu sparen, kann man auch die Leasingfahrzeuge ehemaliger Dienstwagenfahrer integrieren.

Kosten von Poolfahrzeugen beachten:Wie hoch ist die Kilometerlaufleistung?

Als Fuhrparkleiter muss man unbedingt die Kilometerlaufleistungen beachten. Bei zu wenig gefahrenen Kilometern wird das Budget unnötig belastet, bei zu vielen kann es beispielsweise beim Leasing zu Probleme kommen. Innerhalb der Flotte sollte es daher eine ähnliche Verteilung geben. Dabei sollte man sich etwa am mittleren Auslastungsgrad orientieren. Falls kurzfristig mal ein sehr hoher Bedarf herrscht, können Miet- oder Carsharingfahrzeuge Abhilfe leisten. Anders als bei eigenen Flottenfahrzeugen kosten diese nur dann etwas, wenn man sie konkret benötigt. Die eigene Flotte hat dagegen durch Versicherung und Steuern einen dauerhaften Preis – auch am Wochenende oder während der Urlaubszeit.

Privatnutzung des Dienstwagen:Wann habe ich einen geldwerten Vorteil?

Wenn man seinen Mitarbeitern die private Nutzung des Dienstwagens erlaubt, sollte hierbei immer der geldwerte Vorteil bedacht werden. In diesem Fall wird die 1-Prozent-Methode zur Berechnung herangezogen. Hierbei teilt der Fiskus den zu versteuernden Beitrag für das Fahrzeug auf alle nutzungsberechtigten Teilnehmer auf. “Falls man den Dienstwagen generell nicht für privaten Fahrten einsetzt und ihn aber einmal am Abend vor einer Dienstreise doch mit nach Hause nimmt, muss man eine solche Ausnahme nicht speziell versteuern. In diesem Fall gilt die Fahrt zwischen der Wohn- und Arbeitsstätte bereits als Dienstreise”, erklärt Sebastian Ganz von Ecovis.

Fuhrparkmanagement mit technischen Systemen:Wie manage ich meinen Fahrzeugpool?

Ungefähr ab einer Anzahl von 20 Poolfahrzeugen lohnt es sich beim Fahrzeugmanagement auf spezielle technische Systeme zu setzen. Diese können einem als Fuhrparkleiter eine große Unterstützung bieten. Sie helfen im Arbeitsalltag bei der gesamten Verwaltung und Organisation der verschiedenen Abläufe. Hierüber können zum Beispiel die einzelnen Fahrzeuge selbstständig reserviert werden – je nachdem, welches gerade benötigt wird. Kilometerstand und Mietzeit werden jeweils bei der Rückgabe eingetragen, so lässt sich anschließend der jeweilige Preis für die Fahrt berechnen. Die Systeme bieten jedoch noch weitere nützliche Hilfen, die einem als Fuhrparkleiter eine Menge Arbeit ersparen.

Wer hat wann ein Dienstwagen bewegt?Wer führt das Fahrtenbuch?

Im Allgemeinen ist es absolut ratsam ein Fahrtenbuch zu führen, wenn man einen Dienstwagen besitzt. Es klingt banal, aber wenn man einen Fahrzeugpool betreut, sollte man immer wissen, wer wann mit welchem Auto unterwegs ist. Dafür ist ein Fahrtenbuch unerlässlich. Zusätzlich ist es notwendig regelmäßige Führerscheinkontrollen durchzuführen. Diese sollte vor der ersten Fahrt eines Mitarbeiters sowie mindestens zweimal jährlich durchgeführt werden. Zuletzt muss der Fuhrparkleiter dafür sorgen, dass die Fahrzeuge in einem einwandfreien, verkehrssicheren Zustand sind. Für all diese Aufgaben gibt es inzwischen einige technische Hilfen.