Keine Angst vor der DSGVO: Überwachung der Firmenwagen per GPS

GPS-Tracking im Dienstwagen verbreitet sich zunehmend in der Logistikbranche. Allerdings ist es durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) limitiert und darf nur für bestimmte Zwecke verwendet werden, keineswegs jedoch, um Mitarbeiter zu überwachen. Zudem bedarf die Fahrzeugortung verschiedener Einverständnisse und Genehmigungen. Im Bornemann-Blog erfährst du, was es bei der GPS-Überwachung von Firmenwagen alles zu beachten gilt.

Wie ist die GPS-Überwachung von Firmenwagen in der DSGVO geregelt?

So praktisch die GPS Fahrzeugortung auch ist, bei ihrer Nutzung kommen vermehrt Bedenken auf, dass Unternehmenschefs oder Fuhrparkmanager die Daten zweckentfremden könnten, um die Leistungen von Mitarbeitern zu überwachen. Aus diesem Grund existieren einige Regelungen in der Datenschutz-Grundverordnung, die dies unterbinden und gewisse, nötige Grenzen setzen.

So ist zum Beispiel die explizite Einwilligung von Mitarbeitern erforderlich, um die von ihnen genutzten Firmenwagen mit einer GPS-Überwachung auszustatten. Diese muss in schriftlicher Form erfolgen und außerdem jederzeit widerrufbar sein. Zudem müssen Fuhrparkmanager ihre Fahrer vorab über den Umfang und die Verwendungszwecke der erhobenen Daten sowie das Widerrufsrecht informieren. In größeren Unternehmen ist es außerdem erforderlich, den Betriebsrat mit in die Diskussion zur Implementierung von Ortungssystemen einzubeziehen.

Zudem muss die Datenerhebung sowie -verarbeitung begründet werden und selbstverständlich auch zulässig sein. Zulässig meint an dieser Stelle, dass die Standortüberwachung für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses und zur Interessenswahrung des Verantwortlichen oder dritter Parteien notwendig ist. Weiterhin darf die GPS-Positionsbestimmung nicht die Interessen der Betroffenen überwiegen oder in ihre Grundrechte oder Grundfreiheiten eingreifen. Ebenso muss die Überwachung offen erfolgen – so hat zumindest ein optisches Signal dem Mitarbeiter mitzuteilen, dass die Ortung in seinem Fahrzeug gerade aktiv ist.

Oftmals unterstützen Datenschutzbeauftragte die Unternehmen hierbei, etwa durch eine Beratung was zulässig ist oder aber bei der Erstellung von Einwilligungserklärungen.

GPS-Überwachung der Firmenwagen: Was ist erlaubt, was nicht?

Genehmigen die Mitarbeiter oder der Betriebsrat die GPS-Überwachung der Firmenwagen, so ist dennoch nicht jede Nutzung der Daten erlaubt, denn einige verletzen immer noch die DSGVO. Daher ist es wichtig, zu wissen, was du als Fuhrparkleiter alles einsehen und erheben darfst und was nicht.

Die einfache Positionsbestimmung der Firmenfahrzeuge ist vollkommen unbedenklich durchführbar, denn sie hat in der Regel dienstliche Beweggründe. Hierzu zählt zum Beispiel die Optimierung der Routenplanung: Kennst du die Standorte deiner Fahrer, so kannst du Folgeaufträge besser wahrnehmen, indem du den nächstgelegenen Mitarbeiter zur Zieladresse schickst. Auch für die Aufzeichnung von Fahrzeiten und Kraftstoffverbrauch kann die GPS-Überwachung in Firmenwagen genutzt werden, etwa mit dem Ziel, diese zu reduzieren. Zur Erfassung von Arbeitszeiten darf die Ortung ebenfalls zum Einsatz kommen. Grenzwertig wird es hingegen bei der genauen Verfolgung einer Auftragsfahrt. Dies darf nur erfolgen, wenn die gesammelten Daten nachweislich nicht für eine Leistungskontrolle genutzt werden.

Die Pausen- und Leistungsüberwachung von Mitarbeitern per GPS ist grundsätzlich verboten, denn sie stellt einen massiven Eingriff in die persönliche Freiheit dar. Es dürfen ebenfalls keine Bewegungsprofile mit den gesammelten Daten erstellt werden, die dazu dienen könnten, Umwege oder Privatfahrten zu identifizieren. Die GPS-Überwachung von Firmenwagen mit Privatnutzung ist darüber hinaus nur in der Arbeitszeit erlaubt – einzige Ausnahme hierbei ist, wenn der Arbeitgeber einen berechtigten Verdacht zur Befürchtung einer Straftat durch einen seiner Angestellten hat.

Nicht zuletzt dürfen die GPS-Daten nur zeitweilig gespeichert werden, und auch nur, wenn dies für das Unternehmen oder für Kunden erforderlich ist. Eine Nichteinhaltung des Datenschutzes oder gar eine Zweckentfremdung der Daten zieht hohe Bußgelder nach sich.

Verlasse dich bei der Wahl deiner GPS-Systeme voll und ganz auf Bornemann. Unsere Tracker sind präzise, langlebig und erfüllen alle erforderlichen Protokolle hinsichtlich der Datensicherheit. Zudem sind unsere Ortungslösungen flexibel einsetzbar und können nicht nur zur Positionsbestimmung deines Fuhrparks, sondern ebenfalls zur Lagerverwaltung oder zum Diebstahlschutz eingesetzt werden. Auch mit anderen Logistiklösungen können wir deine Firma versorgen. Organisiere beispielsweise Touren noch effizienter mit unserem Flottenmanagement-System oder verringere den Arbeitsaufwand deiner Fahrer mit einem elektronischen Fahrtenbuch. In unserem breiten Produktportfolio findet jedes Unternehmen individuelle Angebote zur Optimierung des Arbeitsalltags.

Dies ist keine Rechtsberatung, für detaillierte Informationen sollte ein Datenschützer und/oder Rechtsanwalt kontaktiert werden.