Moderne Fahrtenbücher: Firmenwagen mit Fahrtenbuch versteuern und Vorteile sichern

Werden Unternehmensfahrzeuge auch privat genutzt, so stellen sie für die Fahrer einen geldwerten Vorteil dar, der über die Steuer abgerechnet wird. Für gewöhnlich greift hier ohne Fahrtenbuch die sogenannte 1-Prozent-Regelung, wobei Firmenwagen ohne Steuervorteil mit einem Prozent des Listenpreises versteuert werden. Werden Fahrten jedoch genau dokumentiert und nicht pauschal berechnet, ist dies in vielen Fällen günstiger. Wir erklären, wie Firmenwagen mit Fahrtenbuch versteuert werden.

Wie genau hilft ein Fahrtenbuch beim Versteuern von Firmenwagen?

Firmenfahrzeuge gelten, wie bereits erwähnt, für den Nutzer als sogenannter geldwerter Vorteil, also eine zusätzliche (Sach)-Leistung über die eigentliche finanzielle Vergütung hinaus, und müssen daher über die Lohnabrechnung versteuert werden. Oftmals kommt bei der Berechnung dieser Steuerlast die 1-Prozent-Regelung zum Einsatz, eine pauschale Abrechnungsmethode für die private Verwendung der Kfz des Unternehmens. Hierbei spielt es keine Rolle, wie viele Kilometer der Fahrer tatsächlich ohne dienstlichen Grund zurückgelegt hat. Der monatliche, zu versteuernde Anteil beträgt immer ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs. Der vermeintliche Vorteil dieser Methode: Es besteht kein zusätzlicher Aufwand für den Fahrer, Strecken und die Gründe für diese zu dokumentieren.

Jedoch sind die zu leistenden Abgaben in diesem Fall in der Regel höher. Als Faustregel gilt, dass die pauschale Berechnung nur dann lohnenswert sein kann, wenn das Fahrzeug zu mehr als 10 Prozent für private Fahrten genutzt wird. Hierzu zählt zum Beispiel auch der Weg von Haus oder Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitstages.

Ist die private Nutzung jedoch gering oder handelt es sich um ein hochpreisiges Fahrzeug, so ist es meist weitaus sinnvoller, den Dienstwagen über ein Fahrtenbuch zu versteuern. Sind alle zurückgelegten Distanzen und Verwendungszwecke des Unternehmensfahrzeugs genau dokumentiert, so müssen die Fahrer auch wirklich nur für die nicht dienstlich gefahrenen Strecken zahlen, wodurch sich oftmals eine Summe unter einem Prozent des Listenpreises ergibt. Um diese Abrechnungsmethode zu nutzen, ist jedoch ein akribisch geführtes Fahrtenbuch nötig, damit dieses auch vom Finanzamt und anderen Behörden anerkannt wird.

Der bürokratische Aufwand lässt sich durch die Digitalisierung jedoch auf ein Minimum reduzieren. Sokönnen du und deine Fahrer ein elektronisches Fahrtenbuch zum Versteuern deiner Firmenwagen nutzen. Moderne GPS-Technologie ermöglicht eine automatische, lückenlose und fehlerfreie Eintragung aller relevanten Daten zu den gefahrenen Strecken. Hierdurch lassen sich auch Kalkulationen besser nachvollziehen sowie Strecken optimieren.

Hybrid- und reine Elektro-Firmenwagen mit Fahrtenbuch versteuern

Gänzlich oder teilelektrisch betriebene Fahrzeuge sind steuerlich noch besser gestellt als Pkw oder Lkw mit Verbrennungsmotor. Seit 2019 und vorerst bis 2022 gilt bei diesen nicht mehr die 1-Prozent-Regelung, sondern eine 0,5-Prozent-Regelung, die ebenfalls über den Bruttolistenpreis funktioniert. Dieser wird jedoch pauschal gemindert, um den Nachteil der teureren Anschaffungskosten eines batteriebetriebenen Fahrzeugs auszugleichen. Hierdurch ergibt sich bei Elektroautos als Dienstwagen ein höherer Steuervorteil.

Hybridfahrzeuge müssen allerdings einige Kriterien erfüllen, um in die 0,5-Prozent-Regelung zu fallen, etwa:

• einen CO 2 -Ausstoß von weniger als 50 Gramm pro Kilometer oder
• eine rein-elektrische Mindestreichweite von mehr als 40 Kilometern sowie
• eine externe Aufladung (Plugin-Hybrid).

Mild-Hybride, bei bei denen der Elektroantrieb lediglich als Unterstützung fungiert, werden normal versteuert.

Doch auch bei E-Autos und Plugin-Hybriden kann es sich lohnen, die Fahrtenbuchmethode anstelle der Pauschalisierung zu nutzen. Zur Berechnung der Abschreibung wird nämlich hierbei, ähnlich der 0,5-Prozent-Regelung, ebenfalls nur der halbe Anschaffungspreis verwendet. Folglich ergeben sich bei beiden Varianten in etwa dieselben Vorteile und die Nutzung eines Fahrtenbuchs zum Versteuern eines Firmenwagens bleibt bei wenig Privatfahrten oder einem Fahrzeug mit einem hohen Listenpreis weiterhin die günstigere Methode.

Möchten du oder deine Mitarbeiter sich vorab über die finanziellen Vorteile der Abrechnung über ein Fahrtenbuch informieren, steht euch unser Fahrtenbuch-Rechner für einen ersten Überblick zur Verfügung. Außerdem erhältst du bei Bornemann sämtliche Digitalisierungslösungen, die du zur Optimierung deines Fuhrparks benötigst. Hierzu zählen nicht nur elektronische Fahrtenbücher, sondern ebenfalls GPS-Ortung, RFID-Systeme und -Sensoren sowie Sicherheitstechnik für Firmenwagen und Arbeitsgerät jedweder Art. Nimm einfach telefonisch oder per Mail Kontakt zu uns auf und wir beraten dich gerne.