Neue Fuhrpark-Software: Hole deine Mitarbeiter ins Boot

Eine neue Fuhrpark-Software kann dir das Fuhrparkmanagement und deinen Mitarbeitern den Arbeitsalltag wesentlich erleichtern: Arbeitsschritte werden automatisiert, Fehlerquellen durch händische Informationsübertragung fallen weg. Allerdings kann es sein, dass deine Belegschaft skeptisch reagiert: Ist das nicht einfach nur eine Überwachungssoftware? Wenn du bei der Implementierung Schritt für Schritt richtig vorgehst, kannst du diese Bedenken zerstreuen.

Stelle niemanden vor vollendete Tatsachen

Wenn du deine Fahrer und anderen Mitarbeiter bei der Einführung einer neuen Lösung für das Flotten- bzw. Fuhrparkmanagement auf deiner Seite wissen willst, solltest du sie von Anfang an an dem Prozess teilhaben lassen. So hat niemand das Gefühl, übergangen zu werden. Am größten ist die Akzeptanz, wenn du die folgenden Schritte absolvierst:

• Informiere deine Mitarbeiter auf schriftlichem Wege darüber, dass du die Anschaffung einer Fuhrpark-Software planst.
• Erwähne die Vorteile, die das System dem Unternehmen und auch den einzelnen Mitarbeitern bringen wird.
• Weise darauf hin, dass mithilfe der Fuhrparkverwaltung und der Fahrer ein geeignetes System ausgewählt werden soll, das alle wichtigen Funktionen umfasst.
• Kündige an, vor der Einführung der Fuhrparksoftware zu einer Informationsveranstaltung einzuladen, bei der alle offenen Fragen geklärt werden.

Auf diese Weise sorgst du dafür, dass deine Mitarbeiter sich gesehen fühlen und nicht das Gefühl haben, dass sie keinerlei Mitspracherecht haben. Für ein effizientes und erfolgreiches Fuhrparkmanagement ist es wichtig, dass die Fuhrpark-Software eine hohe Akzeptanz unter den Mitarbeitern genießt.

Berate dich mit deinen Mitarbeitern

Wenn du für den Fuhrpark eine Software anschaffen möchtest, solltest du sowohl mit der Fuhrparkverwaltung als auch mit den Fahrern sprechen. Setze dich mit jeweils einem oder zwei Mitarbeitern aus den entsprechenden Bereichen zusammen. Im Team könnt ihr überlegen, welche Funktionen das System mitbringen sollte: Den Mitarbeitern aus der Verwaltung fallen dazu sicher andere Punkte ein als denen, die selbst mit den Fahrzeugen unterwegs sind. Eine gute Investition tätigst du nur, wenn alle Seiten zufrieden sind, und so stellst du sicher, dass ihr keine wichtigen Punkte überseht.

Tipp: Schaut euch gemeinsam mit den wichtigsten Mitarbeitern im Fuhrparkmanagement die infrage kommenden Softwarelösungen an, vergleicht Funktionsumfänge und Kosten und entscheidet euch zusammen für das beste Produkt.

Stelle die Vorteile der Fuhrpark-Software heraus

Auf der Informationsveranstaltung kannst du die Vorteile, die du bereits schriftlich angerissen hast, für deine Mitarbeiter noch verdeutlichen:

• Das Fuhrparkmanagement wird einfacher. Deine Fahrer werden wegen der Datenübertragung in Echtzeit weniger Stress haben, weil sie Staus leichter umgehen und jederzeit die Routen anpassen können.
• Es wird weniger Streit mit Kunden geben, weil die Software die Ankunft und Abfahrt genau dokumentiert – so kommt es nicht zu Meinungsverschiedenheiten über die Länge der Arbeitszeit und die Höhe der Rechnungen.
• Die Fahrer müssen sich nicht mehr mit dem Ausfüllen ihrer Fahrtenbücher aufhalten, weil die Daten automatisch übermittelt werden.
• Die Aufgaben können gerechter verteilt werden, da die Auslastung aller Fahrer sich besser nachvollziehen lässt.
• Es ist leichter, den Nachweis zu führen, dass die Fahrzeuge ausschließlich geschäftlich genutzt werden – so findet keine Versteuerung als geldwerter Vorteil statt.
• Es ist leichter, sichere Arbeitsbedingungen zu gewährleisten – etwa durch die Kontrolle der Fahrzeiten und der Pausenzeiten, aber auch durch die frühzeitige Warnung bei Verschleiß oder Defekt. Letzteres erlaubt es dir, rechtzeitig Wartungen oder Reparaturen vornehmen zu lassen, sodass es seltener zu Pannen oder gar Unfällen kommt.
• Falls doch einmal eine Panne oder ein Unfall passiert, kannst du sofort Hilfe oder Ersatz schicken, weil der Standort genau bekannt ist.
  Du kannst eine genauere Ressourcenplanung vornehmen und so Zeit und Spritkosten sparen. Das führt zu effizienterer Arbeit, weniger Verwaltung und einer besser gefüllten Firmenkasse – und damit zu mehr Sicherheit für deine Belegschaft, da du wahrscheinlich kein Personal wirst abbauen müssen.
• Anhand der Fahranalyse kannst du ersehen, bei welchen Fahrern sich im Laufe der Zeit gefährliche Gewohnheiten eingeschliffen haben – du kannst sie zu Schulungen schicken, damit sie in ihrem Arbeitsalltag vorausschauend und sicher agieren.

Tipp: Erkläre deinen Mitarbeitern, dass du ihnen nicht misstraust und die Fuhrpark-Software nicht zur Überwachung ihrer Privatsphäre nutzen möchtest. Es geht um die Ortung der Fahrzeuge deiner Flotte, nicht der Fahrer.

Mache dich selbst mit der Fuhrpark-Software gründlich vertraut

Du kannst deine Mitarbeiter leichter von etwas überzeugen, das du selbst genau kennst. Daher ist es wichtig, dass du dich vor der Informationsveranstaltung eingehend mit dem System beschäftigst. Wenn es Fragen gibt, solltest du sie auf jeden Fall beantworten können. Das gilt vor allem dann, wenn es in deinem Unternehmen eine Arbeitnehmervertretung oder einen Betriebsrat gibt.

Die Anbieter der Lösungen stellen dir umfangreiches Informationsmaterial zur Verfügung. Entscheidest du dich für ein System, kommen sie nicht nur für den Einbau der Hardware und die Implementierung der Software ins Unternehmen, sondern schulen auch deine Mitarbeiter. Sie haben darin viel Erfahrung und wissen genau, wie sie Menschen mit ganz unterschiedlichen Wissensständen und verschiedenen Einstellungen zur Digitalisierung abholen können.

Tipp: Die sorgfältigen Schulungen solltest du ebenfalls frühzeitig erwähnen – manche Mitarbeiter haben gehörig Respekt davor, sich mit neuen Systemen auseinandersetzen zu müssen.

Daten- und Cybersicherheit im Flottenmanagement

Wo auch immer große Datenmengen (von Mitarbeitern und Kunden) gesammelt und über das Internet übertragen werden, kommt die Frage nach dem Datenschutz und dem Schutz vor Cyberangriffen auf: Vor allem die Schnittstellen müssen sorgfältig gesichert werden. Mit diesen Herausforderungen haben sich die Anbieter der Fuhrpark-Software aber schon bei der Entwicklung eingehend auseinandergesetzt: Sie können dir genau erklären, welche Vorkehrungen du treffen musst. Auch die Rechtssicherheit der eigenen Systeme ist für sie ein wichtiger Punkt.

Du erhältst daher umfassende Erklärung, inwiefern die Softwarelösungen dem aktuellen Datenschutz entsprechen. Zudem erfährst du, was du im Fuhrparkmanagement für die Cybersicherheit tun kannst. Diese Informationen kannst du deinen Mitarbeitern weitergeben, um sie zu beruhigen. Zudem ist es immer auch möglich, die Zugriffsrechte auf bestimmte Daten auf die wenigen Personen zu beschränken, die sie für die Arbeit tatsächlich brauchen.

Die Fuhrpark-Software kommt auch der Belegschaft zugute

Wenn du eine Softwarelösung für das Fuhrparkmanagement anschaffst, kann das für dein ganzes Unternehmen und alles Mitarbeiter positive Auswirkungen haben. Es ist aber wichtig, dass du diese Tatsache richtig kommunizierst. Entscheidest du über die Köpfe deiner Mitarbeiter hinweg und stellst sie vor vollendete Tatsache, kann es sein, dass sie sich bevormundet und bespitzelt fühlen. Das führt oft zur Verweigerung, die neue Lösung adäquat zu nutzen, sodass du ihr volles Potenzial nicht ausschöpfen kannst. Daher solltest du bei diesem Thema auf größtmögliche Transparenz setzen und deine Mitarbeiter frühzeitig mit ins Boot holen.