Digitalisierung von Fuhrparks:Nicht nur wegen Corona empfohlen

Die Digitalisierung von Fuhrparks hat während der Pandemie deutlich zugenommen: Die Fuhrparkleiter hofften so, das Risiko für ihre Fahrer und Fahrgäste zu minimieren, die Effizienz zu verbessern und die Sicherheitsstandards zu erhöhen. Der Trend zu digitalen Lösungen hat sich damit verstärkt, da die Systeme überzeugen.

Corona als Verstärker der Digitalisierung

Laut einer Studie haben zwischen dem Beginn der Pandemie und dem Sommer 2020 drei Viertel der Fuhrparks in Europa ihre Prozesse in der Verwaltung digitalisiert. Der Großteil von ihnen geht davon aus, dass diese Unterstützung des Fuhrparkmanagements ihnen geholfen hat, die Pandemie zu überstehen.

Die Auswirkungen der Digitalisierung werden allerdings auch abseits der Pandemie positiv aufgenommen: Die Tatsache, dass Apps angeboten, Dokumente digitalisiert und elektronische Unterschriften ermöglicht werden, steigert die Kundenzufriedenheit wegen der unproblematischen Nutzung. Die Fuhrparkmanager andererseits sind zufrieden mit der gestiegenen Effizienz.

Negative Auswirkungen der Pandemie

Corona hat die ganze Welt in einen Ausnahmezustand gestürzt: Vor allem zu Beginn der Pandemie, als das Wissen gering und die Angst groß waren, war auch das Stresslevel der Fahrer angestiegen. Wütende oder ängstliche Fahrgäste machten ihnen das Leben schwer. Hinzu kam, dass die Kraftstoffkosten anstiegen – je größer die Flotte, desto stärker machten sich die gestiegenen Kosten bemerkbar.

Fuhrpark-Digitalisierung gleicht aus

Die Fuhrpark-Digitalisierung war imstande, die negativen Effekte durch die Pandemie aufzufangen:

• Die Fahrer fühlten sich durch die Maßnahmen, die den Abstand zu den Fahrgästen ermöglichten, besser geschützt.
• Die Unzufriedenheit der Fahrgäste wurde durch die Erweiterung des digitalen Angebots aufgefangen.
• Die Kosten für die Flotte konnten insgesamt gesenkt werden.

Manuelle Verwaltung ist fehleranfällig

Gerade kleinere Flotten mit wenigen Fahrzeugen werden manchmal noch mit Dokumenten in physischer Form gepflegt – also mit Blättern in Aktenordnern. Das kommt allerdings nur mehr selten vor. Häufiger ist das Flottenmanagement mit Google Spreadsheets oder Excel-Tabellen, was vor allem kleine und mittelständische Unternehmen nutzen.

Bei der Vielzahl an Daten und Informationen, die du im Blick behalten musst, ist dieses Vorgehen aber fehleranfällig. Keine einzelne Liste eignet sich, um alles Wichtige aufzunehmen, etwa:

• Informationen zu den einzelnen Fahrzeugen
• Versicherungen
• Wartungen und Reparaturen (geplante und solche außerhalb der Reihe)
• Kraftstoffkosten
• Schulungen für die Fahrer
• Führerscheinkontrolle
• Tankkarten

Das bedeutet, dass du die Informationen in verschiedenen Listen speichern musst. Querverbindungen, wie etwa gestiegene Wartungs- oder Kraftstoffkosten bei einem Fahrzeug, dass ein bestimmter Fahrer häufig nutzt, und damit einhergehend die Notwendigkeit für eine Schulung des entsprechenden Mitarbeiters, fallen dir so oft gar nicht auf.

Zudem kann bei jedem Übertrag von Zahlen von Quittungen oder Abrechnungen ein Fehler passieren. Bei handschriftlichen Dokumenten lässt sich manchmal nicht alles korrekt entziffern, oder vielleicht verrutschst du auch nur beim Eintragen in der Zeile. Alle diese Punkte können der Fuhrparkverwaltung Stöcker zwischen die Beine werfen und ein Chaos anrichten.

Achtung: Es ist zwar schwierig genug, einen Fehler zu identifizieren – gefährlicher ist es aber, wenn das nicht passiert, sodass du deine ganze Kalkulation im Fuhrparkmanagement auf inkorrekten Daten aufbaust!

Fuhrpark-Digitalisierung erleichtert den Überblick

Mit dem passenden System für deine Fuhrparkverwaltung hast du alle Informationen über alle Fahrzeuge und alle Fahrer immer im Blick. Über Schnittstellen erreichen dich Daten aus den verschiedensten Quellen, die du beliebig zueinander in Verbindung setzen und abgleichen kannst. Es gibt Software für den Vergleich verschiedener potenzieller Anbieter, wenn du einen weiteren Fahrzeugkauf oder ein Leasing planst, und es gibt die Möglichkeit, Versicherungen und Werkstätten abzugleichen.

Neben der passenden Software spielt auch die neueste Technologie der Hardware eine wichtige Rolle: Die Komponenten werden in die Fahrzeuge eingebaut und steuern alle wichtigen Daten von unterwegs bei. So hast du immer die Möglichkeit, in Echtzeit Entscheidungen zu treffen: Du kannst zum Beispiel unverzüglich Hilfe oder Ersatz schicken, wenn eines der Fahrzeuge eine Panne hat, oder im Falle von starken Verkehrsbehinderungen die Software alternative Routen planen lassen.

Alle diese Aufgaben kosten viel Zeit, wenn du sie deine Belegschaft ohne die passenden Tools erledigen lässt. Natürlich kannst du Anbieter auch vergleichen, indem du alle Informationen und die Kosten von den einzelnen Websites vergleichst. Aber schon bei der Planung der alternativen Routen hört es auf: Du kannst zwar andere Straßen heraussuchen, die deine Fahrer nehmen sollen, aber ob diese aktuell frei sind und so wirklich zur Zeitersparnis beitragen, weißt du allein vom Blick auf die Karte nicht.

Tipp: Dank der guten Übersicht entdeckst du leicht Einsparpotenziale in deiner Fuhrparkverwaltung, was deine Kosten langfristig senken kann!

Die Fuhrpark-Digitalisierung ist unterschiedlich weit fortgeschritten

Manche Unternehmen mit Fuhrpark haben bereits ganz auf Managementsysteme umgestellt. Sie sind Vorreiter in der Digitalisierung und arbeiten daher so effizient und reibungslos wie möglich. Andere Unternehmen haben die Digitalisierung zu Teilen abgeschlossen und setzen beispielsweise auf Sensoren, die sie mit wichtigen Daten hinsichtlich der Fahrzeuge versorgen.

Einige der letzteren Unternehmen haben angegeben, dass sie während der Pandemie keine weiteren Schritte zur Digitalisierung mehr durchgeführt haben – sie verlassen sich auf das, was sie bereits haben. Andere Unternehmen hingegen haben aus Zeit- oder Kostengründen gar keine digitalen Lösungen angeschafft.

Das ist allerdings die am wenigsten vorausschauende Entscheidung: Dank der teilweise sehr hohen Einsparpotenziale durch die Fuhrpark-Digitalisierung lassen die betreffenden Unternehmer Chancen verstreichen, sich auch zukünftig am Markt zu etablieren. Sowohl für Fahrgäste als auch für Mitarbeiter sind Anbieter mit einem digitalisierten Angebot grundsätzlich attraktiver als andere.

Info: Manche Unternehmer machen sich Gedanken um den Datenschutz und die Cybersicherheit in Verbindung mit der Digitalisierung. Hier haben sich die Anbieter der Systeme sorgfältig Gedanken gemacht und versorgen dich mit allen nötigen Informationen. Zudem bieten sie auch Schulungen für deine Belegschaft an, sodass alle wissen, wie sie sicher mit dem neuen System umzugehen haben.

Fuhrpark-Digitalisierung ist der Weg in die Zukunft

Die Corona-Pandemie hat eine Entwicklung beschleunigt, die vor dem Ausbruch bereits im Gange war: Die Digitalisierung erleichtert in vielen Branchen die alltägliche Arbeit. Durch das gestiegene Sicherheitsbedürfnis während der Pandemie haben viele Unternehmer schneller reagiert, als sie es ursprünglich geplant hatten. Mit den Ergebnissen sind sie aber auch unabhängig von Corona vollauf zufrieden. Es gibt für das Flottenmanagement das passende System oder die richtigen Tools für Unternehmen jeder Größe: Mit etwas Vergleich und Beratung entdeckst du die passende Lösung für deine Flottengröße und richtest dein Unternehmen damit in Richtung Zukunft aus.