Digitalisierung im Fuhrpark: Bundeswehr setzt GPS Technik ein

Wie bereits in dem Startartikel “Digitalisierung im Fuhrpark – Wie arbeiten Fuhrparkleiter heute?” erwähnt, gilt unsere Bundeswehr als Paradebeispiel dafür, wie die Arbeit rund um den Fuhrpark immer weiter mit dem Einsatz technischer Hilfsmittel ablaufen kann. Bei der gesamten Digitalisierung musste vor allem auf die Sicherheit geachtet werden. Gerade in einem so konservativen Umfeld geht dieser Aspekt über alles.

Technische Unterstützung zur Fuhrparkverwaltung

Um die gesamten Abläufe rund um den Fuhrpark des größten Arbeitgebers Deutschlands zu verbessern, wurden diese rundum technisch aufgerüstet. Hierfür hat sich die Bundeswehr einen Partner an die Seite geholt. Mit diesem wurde der Großteil aller Prozesse rund um den fahrzeugreichen Fuhrpark digitalisiert. Die Fuhrparkverwaltung mit Hilfe von technischer Unterstützung hat einige Vorteile zu bieten: Man benötigt insgesamt viel weniger Papier, die wichtigsten Informationen rund um den Fuhrpark werden digital gespeichert, man hat von überall aus Zugriff auf die Daten und behält dadurch immer den Überblick.

Um die Technik richtig umzusetzen, mussten die meisten der zahlreichen Fahrzeuge mit bestimmten Systemen ausgestattet werden. Hierbei handelt es sich um Pkw, Lkw, Transporter oder auch bestimmte Sonderfahrzeuge – lediglich die Panzer wurden ausgelassen. Eingesetzt wird hierbei Technik mit GPS und RFID, überwiegend in, aber auch rund um die Fahrzeuge.

In den letzten Jahren wurde die gesamte Verwaltung auf eine digitale Grundlage gestellt: Hierbei wurde eine Dreiteilung vorgenommen:

Digitalisierung der Mobilitätsbeschaffung

Wenn man als Bundeswehrangehöriger früher ein Dienstfahrzeug benötigte, musste man schon mal zehn bis fünfzehn Schritte auf dem Papierweg vornehmen, bevor man eines bekommen konnte. Dieser gesamte Ablauf inklusive aller Genehmigungsstufen wurde nun digitalisiert. In der Bundeswehr muss heute lediglich noch der allererste Fahrauftrag schriftlich auf Papier erstellt werden.

Digitalisierung der Fahrzeugübergabe und -rücknahme

Auch für Übergaben und Rücknahmen von den verschiedenen Fahrzeugen musste vor der Digitalisierung viel Papierkram erledigt werden. Diese Angaben mussten zu einem späteren Zeitpunkt häufig noch am Computer abgetippt werden. Inzwischen laufen die Ausgaben und Wiederaufnahmen allen Fahrzeugen über eine App mit digitaler Unterschrift vorgenommen werden.

Digitalisierung der Lieferantenschnittstellen

Rechnungen für Partner wie unterschiedliche Fahrzeughersteller, Leasingfirmen, Autovermieter und Versicherungen erhält man ab sofort digital. Zudem kann man sie denen auf diesem Weg auch zukommen lassen. Bei kleinen Unternehmen sind Rechnungen als PDF jedoch noch wirtschaftlicher.

Elektronische Übergabe der Fahrzeuge

Zu den wichtigsten technischen Neuerungen gehört die elektronische Übergabe von Fahrzeugen. Hiermit werden die Fahrzeugübernahme vom Hersteller, die Übergabe an den beziehungsweise Rücknahme innerhalb der Bundeswehr sowie die Schadensaufnahme mittels mobiler Endgeräte unterstützt. So können seit dieser Einführung die verschiedensten Fahrzeugtypen einfacher, schneller und auch kurzfristig vom einem Mitarbeiter einzeln und selbstständig gebucht, Überschneidungen somit vermieden und Ausgaben sowie Wiederaufnahmen wesentlich unkomplizierter durchgeführt werden. Alle Daten werden zudem im System gespeichert und sind auch so im Nachhinein jederzeit nachvollziehbar.

All diese Prozesse laufen über ein eigenes Betriebssystem. Zudem lassen sich die Anwendungen auch mobil über eine App bedienen, was die Nutzung von zuhause oder unterwegs deutlich vereinfacht. Zettelwirtschaft gehört der Vergangenheit an und alle mobil erfassten Daten können immer direkt weitergeleitet und gespeichert werden.

Digitale Schadenserfassung bei Fahrzeugen

Die digitale Schadenserfassung passt durch ihre Einfachheit sehr gut zur der elektronischen Übergabe. Über die mobile App können sowohl bestehende Schäden am Fahrzeug kurzerhand abgerufen als auch neu entstandene mit Fotos sofort aufgenommen werden. Dies ist wichtig, da man sich so kurz vor der Fahrt vergewissern kann, in welchem Zustand das Fahrzeug ist. Zudem können im Fall der Fälle etwaige Schäden sofort dokumentiert werden.

Gezielte Verbesserung im Mobilitätsmanagement

Insgesamt ist das Arbeiten sowohl für die Kunden, als auch für die Mitarbeiter durch die Digitalisierung leichter geworden. Letztere lassen sich nun zudem vermehrt dort einsetzen, wo sie dringend gebraucht werden. Eine Digitalisierung bringt für einen großen Fuhrpark also auf vielfache Weise einen großen Nutzen. Die Systeme lassen sich dabei an die Bedürfnisse jedes einzelnen Kunden anpassen und können so immer ganz speziell zugeschnitten werden.