Privatnutzung von Dienstwagen:Fuhrparkleiter müssen für Dienstwagen Regelungen vorgeben

Privatnutzung von Dienstwagen: Fuhrparkleiter müssen für Dienstwagen Regelungen vorgeben

Welche Möglichkeiten haben Fuhrparkleiter in Bezug auf Privatfahrten mit dem Dienstwagen und wo müssen sie klare Regeln aufstellen?

Mit dem Dienstwagen in den Urlaub – Spanien, Frankreich oder Italien? Für einige Leute klingt das unsinnig, aber es kommt häufiger vor als man denkt. Der Mitarbeiter muss schließlich nicht dafür bezahlen, also warum nicht?

In vielen Firmen wird Mitarbeitern, gerade in gehobenen Positionen, ein Dienstwagen zur Verfügung gestellt. Die dadurch auftretenden Kosten (Sprit, Wartung, Reparaturen, Versicherung, Steuern) bezahlt die Firma. Der Mitarbeiter selbst muss lediglich den geldwerten Vorteil, den ihm der Dienstwagen verschafft, selbstständig versteuern. Häufig wird dieser Anteil pauschal über die Ein-Prozent-Methode errechnet. Dabei ist es vollkommen unerheblich, wie viel der Mitarbeiter tatsächlich privat mit dem Dienstwagen gefahren ist. Dies ist teilweise problematisch, weil einige Angestellte ihren Dienstwagen kaum für Privatfahrten nutzen, andere jedoch zehntausende Kilometer jährlich damit zurücklegen. Dazu kommen die Strecken zwischen der Wohn- und Arbeitsstätte. Deren Länge ist zum Teil sehr unterschiedlich.

Überblick der gefahrenen KilometerFuhrparkleiter sollten Kilometerlaufleistung im Blick behalten

Zwar sind solche Fälle selten, aber es kommt vor, dass sich Fuhrparkleiter mit der extremen Privatnutzung ihrer Mitarbeiter befassen müssen. So kann es dazu führen den kompletten Überblick der Kilometerlaufleistung zu verlieren, wenn man keine Regeln aufstellt. Gerade bei Leasingfahrzeugen kann dies bei Mehrkilometern zu heftigen Nachzahlungen führen. Diese fallen auf den Fuhrparkleiter zurück. Daher ist es empfehlenswert den Umfang der Privatnutzung des Dienstfahrzeugs genau zu regeln. Im Streitfall erhält das Unternehmen normalerweise keine Kostenerstattung vom Mitarbeiter, da dieser dafür schon extrem weite Strecken zurückgelegt haben müsste. So gilt im Allgemeinen: Wenn einem Mitarbeiter der Dienstwagen ohne klare Regeln bezüglich der Privatnutzung überlassen und dieser nur pauschal versteuert wird, müssen private Fahrten wohl oder übel erlaubt werden.

Privatnutzung von DienstwagenVorgabe der genauen Regelungen

Wo und wie müssen Fuhrparkleiter klare Regeln aufstellen? Zuerst einmal liegt die Entscheidung, ob und in welchem Ausmaß Privatfahrten mit dem Dienstwagen erlaubt werden, einzig und allein bei dem Unternehmen selbst. Im Überlassungsvertrag können alle Vorgaben genauestens geregelt oder ein generelles Verbot ausgesprochen werden. Hierbei kann es natürlich passieren, dass der Belohnungs- beziehungsweise Motivationsfaktor Dienstwagen seine Funktion verliert. Daher ist es praktisch sinnvoller, wenn man die private Dienstwagennutzung erlaubt, aber richtig limitiert, etwa durch eine feste Grenze. Zusätzlich können auch Raum und Zeit beschränkt werden. Dabei ist nahezu alles möglich: ein festgelegter Radius um den Arbeitsplatz oder ein Fahrverbot zu bestimmten Zeiten (am Wochenende). Fahrten ins Ausland oder weite Strecken in den Urlaub können gänzlich untersagt werden. Man kann für Privatfahrten aber auch Jahreskilometer festsetzen.

Elektronisches Fahrtenbuch bietet hilfreiche Unterstützung

Aber wie lässt sich die genaue Anzahl an privat gefahrenen Kilometern überhaupt ermitteln? Ohne Aufzeichnungen wie mit einem Fahrtenbuch ist dies unmöglich. Hierfür können Dienstwagen am einfachsten mit einem elektronischen Fahrtenbuch ausgestattet werden. In diesem Fall müssen der Kilometerstand dort und der tatsächliche Tachostand nur von Zeit zu Zeit abgeglichen werden. Auf jeden Fall muss jede einzelne Privatfahrt schriftlich festgehalten werden. Falls ein Mitarbeiter zum Beispiel am Jahresende die zugelassene Anzahl an privaten Kilometern überschritten hat, muss er aufgrund der geschlossenen Vereinbarung in seine eigenen Tasche greifen. Hierbei muss man als Fuhrparkleiter zusätzlich beachten, dass die mit dem jeweiligen Dienstwagen gefahrenen Kilometer mit dem etwaigen Leasingvertrag übereinstimmen. Bei bereits laufenden Leasingverträgen kann es sein, dass das Unternehmen erst bei einem neuen Fahrzeug den Überlassungsvertrag ändern kann. Andernfalls wird die Zustimmung des Betriebsrats benötigt. Generell ist es bei Änderungen im Überlassungsvertrag immer ratsam sich rechtlichen Beistand zu holen und das Dokument gegenprüfen zu lassen.