Fuhrparkleiter werden Mobilitätsmanager:Aufgaben des Fuhrparkleiters von heute bis 2020

Fuhrparkleiter werden Mobilitätsmanager: Aufgaben des Fuhrparkleiters von heute bis 2020

Als Fuhrparkleiter hat man eine ganze Reihe an wichtigen Aufgaben. In den nächsten Jahren wird sich diese Bereich etwas verändern. Was dieser Wandel genau mit sich bringt und welche Chancen oder auch Risiken dadurch entstehen, bleibt momentan noch abzuwarten. Es gibt offene Fragen, in welche Richtung sich die Elektromobilität entwickelt und welche Gesetzesänderungen auf Fuhrparkleiter zukommen. Allerdings kann man bei einem kleinen Blick in die Zukunft bereits einige Veränderungen feststellen. Wir möchten dich ein wenig über mögliche Neuheiten aufklären und dir aufzeigen, wie der Arbeitsalltag eines Fuhrparkleiters im Jahr 2020 aussehen könnte und wie er sich von dem aktuellen unterscheidet.

Fuhrparkleitung in der heutigen Zeit:Anforderungen und Pflichten des Fuhrparkleiters

Zum täglichen Arbeiten eines Fuhrparkleiters gehören einige Anforderungen und Pflichten. Er muss sich um die gesamte Flotte kümmern, die Fahrzeuge instand halten, sie koordinieren, ihre Einsätze planen und dafür sorgen, dass sie bei Bedarf immer vor Ort und sofort einsetzbar sind. Insgesamt sollte der Fuhrpark zu jeder Zeit effizient ausgelastet sein. Im besten Fall werden dadurch einige Kosten gespart.

Weil der Job des Fuhrparkleiters nicht immer einfach ist, wurden in den letzten Jahren Produkte in der Telematikbranche entwickelt, die in vielen Bereichen rund um die Fahrzeugverwaltung und -koordination sowie Einsatzplanung eine wertvolle Unterstützung bieten. Hierfür wurden unter anderem spezielle Systeme entwickelt, die ganz individuell anpassbar sind. Im Folgenden stellen wir einige nützliche Hilfen für Fuhrparkleiter vor:

Elektronisches Fahrtenbuch:Mit einem Fuhrpark auch Fahrtenbücher führen

In der Regel ist es Gang und Gebe, dass bei Unternehmen mit einem Fuhrpark auch Fahrtenbücher geführt werden. Zum einen geben sie Aufschluss darüber, wer wann mit welchem Fahrzeug wo unterwegs war. Zum anderen kann man durch sie genau nachvollziehen, falls dies erlaubt ist, wie viele Privatfahrten mit dem Fahrzeug unternommen wurden und sie genau abrechnen. Aus verschiedenen Gründen kann es auch passieren, dass einem die Führung eines Fahrtenbuchs auferlegt wird.

Die Führung sieht in der Praxis leider oft anders aus, als in der Theorie: Einträge werden vergessen, Zahlendreher schleichen sich ein oder Fahrtenbücher verschwinden plötzlich ganz. Diese Fälle sind problematisch, denn wenn ein Fahrtenbuch nicht vollständig und fehlerfrei ist, wird es vom Finanzamt für die Ermittlung des Privatanteils nicht anerkannt.

Daher haben wir von Bornemann ein elektronisches Fahrtenbuch entwickelt. Dies funktioniert über eine Ortungsbox, die fest im Fahrzeug eingebaut wird. Per GPS sammelt sie von dort bei jeder Fahrt automatisch die wichtigsten Daten und trägt sie direkt ins digitale Fahrtenbuch ein. So können Einträge nicht vergessen und falsch vermerkt werden. Der persönliche Aufwand für die Fahrer beschränkt sich insgesamt auf die Ergänzung der Angaben im elektronischen Fahrtenbuch. Hier müssen zu jeder Fahrt, sofern sie dienstlich war, ein paar Informationen hinzugefügt werden. Für diese Bearbeitung hat man jeweils eine Woche lang Zeit. Andernfalls wird die nicht ergänzte Fahrt in eine Privatfahrt umgewandelt und der Fahrer muss die Kosten selber tragen.

Elektronische Führerscheinkontrolle:Fuhrparkmanager müssen Führerscheine kontrollieren

Um sich selbst vor möglichen Strafen zu schützen, sollte man als Fuhrparkmanager in regelmäßigen Abständen die Führerscheine seiner Mitarbeiter kontrollieren. Falls man dies nicht tut, muss man die rechtlichen Konsequenzen tragen, wenn einer der Fahrer ohne gültige Fahrerlaubnis erwischt wird. In diesem Fall kann es zu Bußgeldern oder sogar Freiheitsstrafen kommen. Um auf Nummer sicher zu gehen, sollte man die Führerscheine seiner Mitarbeiter halbjährlich überprüfen.

Dafür haben wir eine Lösung entwickelt, die in unser Fahrtenbuch integriert ist: die elektronische Führerscheinkontrolle. Hiermit lassen sich die Führerscheine inklusive der zugelassenen Fahrzeugklassen aller Mitarbeiter in einem Zug verwalten. Möglich ist dies durch den Einsatz von RFID Technik. Hierzu werden zuerst einmal alle Stammdaten der einzelnen Fahrer in einem Online Portal hinterlegt. Diese werden zudem auf einem RFID Tag gespeichert. Dieser wird auf den zugehörigen Führerschein geklebt. Mit Hilfe eines RFID Readers ist es anschließend möglich diese Informationen auszulesen. Für eine Führerscheinkontrolle wird der Reader an einem Computer angeschlossen. Danach hält man den zu prüfenden Führerschein kurz davor und innerhalb von wenigen Sekunden ist die Kontrolle durchgeführt. Alles läuft komplett automatisch ab und wird im Online Portal vermerkt. Hierüber wird man als Fuhrparkleiter auch informiert, wenn Fristen ablaufen und Termine bevorstehen, damit man seiner Pflicht immer nachkommt.

Automatische Inhaltsüberwachung:Mit RFID den Fahrzeuginhalt überwachen

In manchen Branchen ist es wichtiger als in anderen, aber generell sollte man immer wissen, ob sich alle benötigten Utensilien im Fahrzeug befinden. Durch den Einsatz von RFID lässt sich auch der Fahrzeuginhalt überwachen. Hierzu gehören beispielsweise spezielles Werkzeug oder relevante Gegenstände, die man zum Arbeiten braucht. Auch die Frage, ob Warnweste, Warndreieck und Verbandskasten im Fahrzeug sind, ist wichtig. Damit werden die Unfallverhütungsvorschriften im Fuhrpark erfüllt.

Mit unserem System lässt sich kurzerhand überprüfen, ob alles wichtige im Fahrzeug ist. Wenn man etwas vergessen hat, gibt es zudem nach einiger Zeit einen Alarm, weil etwas fehlt.

Elektronische Fuhrparkverwaltung:Welche Fahrzeuge werden wann und wie lange benötigt?

Die Verwaltung des Fuhrparks gehört für den zuständigen Leiter zu den täglichen Arbeitsabläufen. Welche Fahrzeuge werden benötigt? Wann sind sie wie lange im Einsatz? Müssen sie mal wieder gewartet werden? Mit all diesen Fragen wird man als Fuhrparkleiter täglich konfrontiert. Daher muss die gesamte Verwaltung reibungslos ablaufen und es dürfen keine Fehler passieren. Andernfalls kann es zu Problemen oder sogar Verlusten führen.

Durch die elektronische Fuhrparkverwaltung von Bornemann fallen all die organisatorischen Aufgaben wesentlich leichter. Mit einer Anwendung kann man die komplette Flotte einfach und sicher verwalten. Zudem hat man die Fahrzeuge, Einsätze, Zeiten, Fristen und Termine immer im Blick.

Einsatz von technischen Hilfen in Zukunft:Bis 2020 werden sich Telematiksysteme durchsetzen

Im Großen und Ganzen wird es bis zum Jahr 2020 keinen kompletten Wandel im Fuhrparkbereich geben. Fuhrparkleiter ist kein Beruf, den man erlernt, sondern sich weiterhin im Unternehmen aneignet. Zusätzlich kann man eine Fortbildung machen.

Allerdings wird der Einsatz von Telematiksystemen einige relevante Veränderungen in die Arbeit eines Fuhrparkleiters bringen. Bei den zahlreichen Vorteile, die sich bieten, muss allerdings auch ein großer Nachteil Bedeutung finden: der Datenschutz.

Hoher Datenschutz gewährleisten:GPS Daten der Mitarbeiter anonymisieren

Der Datenschutz ist ein Riesenthema, das auf den Fuhrparkleiter in den nächsten Jahren zukommt. Gerade bei der Nutzung von technischen Systemen muss er sicherstellen, dass die gesammelten personenbezogenen Daten nicht in die falschen Hände geraten. Er ist dafür verantwortlich alle privaten Bewegungsprofile zu schützen. Sie dürfen auf keinen Fall in die Hände von Dritten gelangen. Hier ist Datensicherheit explizit gefordert.

Gas-, Elektro- und Hybridfahrzeuge:Fahrzeuge: wirtschaftlicher, umweltfreundlicher, gesünder

In der nahen Zukunft könnten sich das Aufgabenfeld des Fuhrparkleiters zusätzlich etwas verändern beziehungsweise erweitern, weil es andere Fahrzeuge gibt. Üblicherweise musste man zwischen den beiden Motoren, Diesel oder Otto, wählen. Inzwischen sind auch Gas-, Elektro- und Hybridfahrzeuge dazugekommen, also gibt es nun fünf verschiedene Arten.

Wenn die jüngere Generation an Mitarbeitern nachrückt, werden möglicherweise gar nicht mehr so viele herkömmliche Fahrzeuge im Unternehmen benötigt. Stattdessen nimmt man alternative Fortbewegungsmittel. Etwa, indem man auf Elektrofahrräder umsteigt, vermehrt öffentliche Verkehrsmittel benutzt oder gar beim sogenannten Car Sharing mitmacht.

Der Weg zwischen Wohn- und Arbeitsstätte, Dienstreisen, etc., alles ist mit Zeit und Kosten verbunden. Aus diesem Grund sollen möglichst schnelle und günstige Lösungen gefunden werden. Ein Beispiel könnten daher auch Fahrgemeinschaften innerhalb eines Unternehmens sein. Einen solchen Wandel anzunehmen bedeutet, dass sich der Fuhrparkleiter etwas mehr in Richtung Mobilitätsmanager bewegt. Es wird mehrere unterschiedliche Arten und Einsatzgebiete der verschiedenen Fortbewegungsmittel geben. Zwar liegt der Fokus eines Fuhrparkleiters insgesamt nach wie vor auf der Sicherheit und Effizienz der Fahrzeuge im Unternehmen. Die Komplexität der Aufgaben wird aber steigen. Ein Fuhrparkleiter benötigt also ein fundiertes Wissen über die verschiedenen Möglichkeiten, um die richtige Wahl treffen zu können. Daher müssen aktuelle Entwicklungen in der Welt berücksichtigt und der Wissensstand dauerhaft aktualisiert werden.