Der ÜberlassungsvertragRechte und Pflichten von Dienstwagenfahrern

Der Überlassungsvertrag die Rechte und Pflichten von Dienstwagenfahrern

Im Überlassungsvertrag werden die Rechte und Pflichten von Dienstwagenfahrern geregelt. Wenn dort wichtige Punkte fehlen, ist Streit im Unternehmen vorprogrammiert.

Man muss als Fahrer eines Dienstwagens sorgfältig damit umgehen: den Motor durchdrehen lassen, mit den Reifen quietschen. Man sollte hier sehr vorsichtig sein, schließlich hat man für den Dienstwagen einen Überlassungsvertrag unterschrieben. In diesem wurde im Detail geklärt, welche Verpflichtungen der Dienstwagen mit sich bringt. Hierzu gehört zum einen die pflegliche Behandlung des Fahrzeugs. Falls dies nämlich nicht geschieht, muss das Unternehmen gerade stehen. Zudem lassen sich mit Hilfe des Vertrags auch die im Fuhrpark anfallenden Kosten genau regeln. Hierbei ist es beispielsweise wichtig zu klären, inwiefern der Dienstwagen privat genutzt werden darf und wer die Kosten für die Privatfahrten trägt. Diese Punkte müssen unbedingt geklärt werden. Sonst kann es zu großen Schwierigkeiten kommen. Aus diesem Grund sollten folgende Punkte im Überlassungsvertrag nicht fehlen:

Allgemeine InhalteDes Überlassungsvertrags

Zuerst einmal müssen einige wichtige Angaben zum Fahrzeug (Typ, Marke, Kennzeichen, etc.) festgehalten werden. Weiter gehören auch die Namen der Vertragspartner, Fahrer und Unternehmen; mit hinein.

Details für die Fahrzeugnutzung

Wer darf den Dienstwagen eigentlich genau fahren? Eigentlich ist das ja selbstverständlich, dennoch sollte es eindeutig im Vertrag stehen. Sind die Familienangehörigen des Mitarbeiters eingeschlossen? In diesem Fall müssen auch deren Führerscheine regelmäßig kontrolliert werden. Zudem ist es wichtig noch einmal zu betonen, dass der Wagen grundsätzlich für Dienstfahrten verwendet wird. Falls Privatfahrten gestattet werden, müssen die Art und der Umfang geklärt sein. Zudem muss auch der Umgang mit Fahrten in den Urlaub oder ins Ausland geregelt werden. Sie sind in der privaten Nutzung nicht direkt mit eingeschlossen. Mit genauen Regelungen über die Fahrzeugnutzung kann der Fuhrparkleiter rechtliche Probleme hinsichtlich der Halterhaftung sorgfältig umgehen.

Geldwerter Vorteil

Wie funktioniert die steuerliche Abrechnung beim Finanzamt? Wenn der Dienstwagen für Privatfahrten genommen werden darf, muss durch die geltenden Vorschriften der geldwerte Vorteil errechnet werden. Daher muss der Mitarbeiter sein Unternehmen auch sofort darüber in Kenntnis setzen, wenn sich etwa sein Wohnsitz verändert und er dadurch einen längeren/kürzeres Weg zur Arbeit hat. Bei der gestatteten Privatnutzung sollte das Unternehmen vom Fahrer zudem verlangen ein Fahrtenbuch zu führen. Dies kann gerade von steuerlicher Seite her einen großen Nutzen bieten.

Wer zahlt die Kraftstoffkosten für Dienstwagen

Wer zahlt die Spritkosten? Hier entscheidet das Unternehmen selbst, ob es das Geld für den Kraftstoff des Dienstwagens übernimmt. Wenn ja, stellt es dem Mitarbeiter eine Tankkarte zur Verfügung. Auch dies kann im Vertrag genau geregelt werden. Hierbei ist es wichtig darauf zu achten, dass die Tankkarte ausschließlich für die Betankung des Dienstwagens verwendet werden darf.

Inspektion und Pflege von Firmenwagen

Wie geht man mit dem Dienstwagen um? Selbstverständlich muss man das Fahrzeug sorgsam und pfleglich behandeln. Zwar trägt normalerweise das Unternehmen die Kosten für den Unterhalt des Fahrzeugs. Trotzdem muss der Fahrer selber die Verkehrstauglichkeit des Wagens garantieren. Hierfür ist es notwendig in regelmäßigen Abständen die Bremsen, das Licht und die Reifen zu kontrollieren. Außerdem müssen die Termine für die Wartung oder Inspektion wahrgenommen werden. Eventuelle Reparaturen oder andere Serviceleistungen müssen in autorisierten Werkstätten stattfinden. Andernfalls kann es passieren, dass der Fahrer selbst auf den Kosten sitzen bleibt.

Wer haftet bei Schäden am Dienstwagen

Wer haftet bei Schäden am Fahrzeug? Um als Unternehmen nicht alle Kosten selber tragen zu müssen, sollte man im besten Fall den Fahrer in die Haftung nehmen. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn die Kaskoversicherung nicht übernimmt, etwa bei einem selbstverschuldeten Motorschaden aufgrund von zu wenig Öl. Allerdings kann der Fahrer nur zur Verantwortung gezogen werden, wenn er tatsächlich vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt hat. In allen anderen Fällen muss entweder das Unternehmen die Kosten übernehmen oder der Fahrer lediglich eine Selbstbeteiligung am Schaden zahlen.

Was ist bei einem Unfall oder Diebstahl zu tun?

Was ist bei einem Unfall oder Diebstahl zu tun? Der Fahrer muss es als Pflicht ansehen in solchen Fällen sofort die Polizei zu verständigen. Zudem müssen auch das Unternehmen sowie eventuell die Leasinggesellschaft schnellstmöglich informiert werden.

Ausfall des Fahrers

Gibt es Streit weges des Fahrzeugs? Als Unternehmen sollten sie sich durch den Vertrag zusichern, dass sie das Fahrzeug zu jedem Zeitpunkt gegen ein anderes gleichwertiges eintauschen dürfen. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, muss er das Fahrzeug von selbst zurückgeben. Des Weiteren sollte man genau regeln, was im Falle einer Krankheit, Schwangerschaft oder im Urlaub passiert. Wenn man über einen längeren Zeitraum ausfällt, kann man verpflichtet werden, den anderen Mitarbeitern das Fahrzeug zu überlassen. Doch was tut man, wenn sich der Fahrer dagegen weigert? Zuerst einmal kann er eine formgerechte Abmahnung erhalten. Wenn es zu weiteren Verstößen kommt, kann man ihn aufgrund seines Verhaltens kündigen. Es gibt jedoch keine strikten Regelungen darüber, nach wie viel Abmahnungen eine Kündigung erfolgen kann. Was im Vertrag nicht stehen darf, sind bestimmte Floskeln, die einen Mitarbeiter dazu verpflichten den aktuell laufenden Leasingvertrag übernehmen zu müssen.

Kleingedrucktes im Überlassungsvertrag

Was ist am Ende noch wichtig? Falls es Änderungen im Vertrag gibt, müssen diese immer schriftlich festgehalten werden. Andernfalls gelten sie nicht. Zusätzlich sichert es dagegen ab, dass Mitarbeiter sich auf mündliche Absprachen berufen.

Was gibt es noch zu beachten?

Es gibt einen entscheidenden Unterschied zwischen einer Dienstwagenordnung (Car Policy) und einem Dienstwagenüberlassungsvertrag. Die Ordnung wird nicht mit einem einzelnen Mitarbeiter geschlossen. Sie stellt vorwiegend fest, welche Mitarbeiter überhaupt einen Dienstwagen nutzen dürfen und welche Kategorien und Typen als Dienstwagen zur Auswahl stehen. Zudem stehen in der Ordnung alle Informationen zu Sonderausstattungen, Bestellungen und Rückgaben.

Dagegen wird der Überlassungsvertrag mit jedem Mitarbeiter einzeln abgeschlossen. Er wird an die Dienstwagenordnung angelehnt und enthält die genauen Regelungen zwischen dem Unternehmen und dem jeweiligen Fahrer. Er muss als Ergänzung zum Arbeitsvertrag vorliegen. Häufig sind in Unternehmen die geschlossenen Richtlinien über die Dienstwagennutzung auch in den Rahmenbedingungen festgehalten (Kosten, Haftung, Steuern, Versicherung, Nutzung). Allerdings haben solche Feststellungen keine ausreichend rechtliche Grundlage.