Flottenmanagementsysteme:Darum sind Bedenken unnötig

Flottenmanagementsysteme erleichtern dir die Verwaltung und die Organisation deines Fuhrparks. Auf der anderen Seite läuft das Tagesgeschäft eigentlich gar nicht schlecht, deine Mitarbeiter*innen sind an die Abläufe gewöhnt und so ein System bedeutet immer eine Investition. Weshalb du dich durch diese Punkte nicht von der Anschaffung eines Flottenmanagementsystems abbringen lassen solltest, erfährst du hier.

1. Lohnt sich die Anschaffung eines Flottenmanagementsystems?

Wenn du dir die Preise für Flottenmanagementsysteme anschaust, fragst du dich möglicherweise, ob die Investition nicht vielleicht auch sehr hoch ist. Sie würde schließlich zu der Summe hinzukommen, die du aktuell sowieso ausgibst. Diese Rechnung stimmt aber nicht ganz: Das System kann die laufenden Kosten für deine Fuhrparkverwaltung deutlich senken.

Der Fuhrparkleiter ist verantwortlich für eine ganze Reihe von Aufgaben, die im Flottenmanagement anfallen. Dazu zählen beispielsweise:

• die Verwaltung der Fahrzeugflotte inklusive der Beschaffung (damit ist er auch
  derjenige, der mit externen Dienstleistern wie Autohäusern, Versicherungs- und
  Leasinganbietern spricht)
• die Pflege der Stammdaten
• die Wartung und Instandhaltung der Fahrzeuge
• die Kontrolle von Führerscheinen der Fahrer und Fahrerinnen
• die Überwachung der Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften (UVV)
• die Kontrolle der Spesenabrechnungen
• die Bearbeitung von Strafzetteln, Reparaturen, Unfällen, Beschwerden usw.
• die Kostenkontrolle und das Reporting

Fast immer arbeiten mehrere Mitarbeiter*innen für das Fuhrparkmanagement. Je mehr Fahrzeuge du hast, desto mehr Angestellte benötigst du auch für die Verwaltung. Aufwände durch das Flottenmanagement dürfen nicht unterschätzt werden. Du kannst durch eines der hochwertigen Flottenmanagementsysteme die Kosten für diese Verwaltung deutlich senken: Dank der Automatisierung zahlreicher Abläufe wird Arbeitskraft frei, die du gewinnbringend an anderer Stelle einsetzen kannst.

Möchtest du deine Flotte erweitern, wird die Rechnung noch einfacher: Du müsstest für die Verwaltung der größeren Flotte mehr Mitarbeiter*innen einstellen. Diese müssen erstens gefunden und zweitens bezahlt werden. Rechnest du das Gehalt aus, das du zusätzlich bezahlen würdest und das ja ebenfalls ein langfristiger Kostenpunkt wird, siehst du, wie bald sich das System für das Flottenmanagement rentieren wird.

Tipp: Viele Unternehmen suchen händeringend nach Fachpersonal – wenn du für das Flottenmanagement niemanden mehr zusätzlich einstellen musst, sparst du Zeit und Geld für Anzeigen, Sichten der Bewerbungen und Gespräche mit Interessent*innen!

2. Schaffe ich die Umstellung neben dem Tagesgeschäft?

Jede Veränderung im Unternehmen ist mit Anstrengung verbunden. Das gilt auch für die Implementierung eines Flottenmanagementsystems. Allerdings wissen die Anbieter das auch und bieten daher sorgfältige Schulungen an, die sich an Mitarbeiter*innen jedes Wissensstandes richten. Diese Schulungen lassen sich bei Bedarf so aufteilen, dass nur jeweils ein Teil der Belegschaft dadurch von der täglichen Arbeit abgehalten wird – das Tagesgeschäft kann normal weiterlaufen.

Es kommt also nicht nur jemand ins Unternehmen, der sich um die Installation der passenden Hardware und Software kümmert, sondern auch Coaches, die die Nutzung der Systeme erklären. Es wird genau erläutert, wie die einzelnen Teile zusammenhängen, wie die Abläufe sind und was wann passiert. Die moderne Sensorik beispielsweise mag kompliziert aussehen, ist aber oft intuitiv begreifbar. Nach der ersten Ablehnung, weil Veränderung immer Anstrengung bedeutet, ist die Belegschaft oft begeistert davon, wie viel leichter die täglichen Aufgaben ihr jetzt fallen.

Erfahrene Anbieter schaffen es, die Umstellung auf ein Flottenmanagementsystem mit so wenig zusätzlichem Aufwand wie möglich im Unternehmen durchzuführen.

3. Datenschutz und Mitarbeiterängste

Ein verzweigtes System, das laufend Daten an den Flottenmanager sendet und via GPS immer genau anzeigt, wo das jeweilige Fahrzeug sich befindet – wie lässt sich das mit den Regelungen zum Datenschutz in Einklang bringen? Das ist eine Aufgabe, der sich die Anbieter der Flottenmanagementsysteme von Anfang an gründlich gewidmet haben: Professionelle Systeme sind immer datenschutzkonform erstellt worden. Du erhältst zusammen mit dem System Informationen, die allgemein verständlich sind und etwaige Befürchtungen in diesem Bereich zerstreuen.

Für manche Fahrer*innen ist es unangenehm zu wissen, dass der Fuhrparkmanager plötzlich jederzeit Bescheid wissen soll über den genauen Aufenthalt der Fahrzeuge. Hier hilft es, im Vorfeld den Funktionsumfang des Systems genau zu erklären und die Fragen der Belegschaft zu beantworten. Tatsächlich gibt es nämlich sogar diverse Vorteile durch die laufende Ortung für die Fahrer*innen:

• bei einer Panne oder einem Unfall ist sofort Hilfe unterwegs
• wegen der Informationsübertragung in Echtzeit hinsichtlich der Verkehrsbedingungen können die meisten Staus und Behinderungen umgangen werden, sodass die Fahrt so kurz wie möglich dauert und eine pünktliche Rückkehr möglich ist
• es gibt Feedback, das eine Verbesserung der Fahrweise erlaubt

Auch du als Unternehmer profitierst von der Implementierung der Technik: Du kannst deine Ressourcen effizienter nutzen, deinen Kunden genauere Ankunftszeiten nennen und dank der optimierten Routenplanung Kosten für den Kraftstoff sparen.

4. Ich habe schon Tools – ist ein Flottenmanagementsystem trotzdem sinnvoll?

Wenn du dich für ein Flottenmanagementsystem entscheidest, verschlankst du viele Arbeitsabläufe in deinem Unternehmen. Du unterstützt damit nicht nur den Fuhrparkmanager, sondern auch deine Fahrer*innen. Die Investition in eine umfassende Lösung amortisiert sich schnell, da dir die Automatisierung und die Digitalisierung Zeit und Arbeitskraft sparen. Du kannst somit flexibler auf Kundenwünsche reagieren und damit die Kundenbindung stärken. Gleichzeitig empfinden viele Fahrer*innen die Absicherung durch die Tools als angenehm – ein wichtiger Punkt auf einem stark umkämpften Markt!