Digitalisierung im Fuhrpark:Wie arbeiten Fuhrparkleiter heute?

In einer neuen Reihe werden wir dich wöchentlich darüber informieren, wie Fuhrparkleiter in der heutigen Zeit arbeiten. Dabei wird vor allem auf die Digitalisierung im Fuhrpark sowie die technischen Hilfen bei der täglichen Arbeit eingegangen.

Was kann Technik bieten?

Technische Unterstützung kann Fuhrparkleitern einen vielseitigen Nutzen im täglichen Arbeiten liefern. Durch die Digitalisierung werden wichtige Ressourcen gespart, insbesondere Zeit und Geld. Zudem erleichtert es die gesamte Organisation rund um den Fuhrpark. Hierzu zählen u.a. die Verwaltung der Fahrzeuge, Einhaltung von Fristen und Befolgung gängiger Pflichten. Der Großteil aller regelmäßigen Arbeitsabläufe findet in Zukunft elektronisch statt. Ermöglicht wird das alles mit dem Einsatz von GPS und RFID.

Fuhrparkleiter haben eine große Verantwortung

Als Verantwortlicher für einen Fuhrpark hast du eine ganze Reihe an Aufgaben und Pflichten zu bewältigen. Für diese muss in der Regel ein großer Aufwand betrieben werden: Koordination der Fahrzeugeinsätze, Organisation der Termine und Fristen, Verwaltung allen Zubehörs und einiges anderes, was für das Fuhrparkmanagement noch so wichtig ist. Im Idealfall sollte der Fuhrpark dadurch am besten zu jederzeit komplett ausgelastet sein, denn nur so lohnen sich die Einsätze und Kosten werden gespart.

Inzwischen werden hierfür einige technische Hilfen angeboten, damit die Fuhrparkleitung insgesamt einfacher abläuft und leichter zu organisieren ist. So wurden spezielle IT-Systeme entwickelt, die unter anderem bei der Fahrzeugverwaltung und Einsatzplanung eine große Unterstützung bieten. Man benötigt als Fuhrparkleiter kaum noch Zettel und Stift. Die meisten Aufgaben können elektronisch erledigt werden und lassen sich über einen Computer oder andere mobile Endgeräte durchführen. Welche technischen Hilfen es bereits genau für Fuhrparkleiter gibt, haben wir hier einmal zusammengefasst:

Das elektronische Fahrtenbuch

Normalerweise muss für die Fahrzeuge in einem Fuhrpark jeweils ein Fahrtenbuch geführt werden. Dies gibt genaue Auskunft über die Einsätze. Auch Privatfahrten können so festgehalten und extra abgerechnet werden. Allerdings sieht die praktische Führung oft anders aus, als die theoretische Idee. Das Fahrtenbuch ist unvollständig, enthält Lücken und Fehler oder ist auf einmal komplett verschwunden.

Um dieses Problem abzuschaffen, gibt es das elektronische Fahrtenbuch. Über die GPS Technik werden direkt alle Fahrten mitgeschrieben. Dabei können dem elektronischen Fahrtenbuch keine Fehler unterlaufen, es vergisst keine Einträge und es kann auch nicht einfach verschwinden. So wird sowohl dem Fuhrparkleiter als auch jedem einzelnen Fahrer ein Teil der täglichen Arbeit abgenommen.

Die elektronische Führerscheinkontrolle

Eine weitere große Hilfe für Fuhrparkleiter ist die elektronische Führerscheinkontrolle. Als Fuhrparkleiter ist man u.a. dazu verpflichtet die Führerscheine aller Fahrer in regelmäßigen Abständen zu überprüfen. Diese Kontrolle sollte etwa halbjährlich stattfinden. Um sie zu erleichtern, gibt es auch hierfür technische Unterstützung. Sie funktioniert über den Einsatz von RFID.

Die Führerscheine werden mit einem RFID Chip versehen, der alle wesentlichen Daten zum Fahrer enthält. Wenn man ihn an ein RFID-fähiges Lesegerät hält, das mit dem Computer verbunden ist, können die Daten einfach ausgelesen werden. Innerhalb von wenigen Sekunden ist die Kontrolle so durchgeführt. Zusätzlich wird man als Fuhrparkleiter rechtzeitig daran erinnert, wenn Kontrollen bevorstehen und kann diese nicht mehr versäumen.

Die elektronische Fuhrparkverwaltung

In einem Fuhrpark müssen eine Menge Fahrzeuge verwaltet werden. Dabei geht es beispielsweise um Einsätze im Arbeitsalltag, Reparaturen, Wartungen oder Reifenwechsel. Bei der gesamten Verwaltung sollten daher keine Fehler passieren, da sie zu Problemen führen können. Um diese zu vermeiden, gibt es die elektronische Fuhrparkverwaltung. Damit fällt die Organisation rund um den Fuhrpark wesentlich leichter. Man hat alles Wichtige immer im Blick, wodurch der gesamte Fuhrpark besser und sicherer verwaltet werden kann.

Die automatische Inhaltsüberwachung

Es gibt bestimmte Dinge, die in jedem Fahrzeug nicht fehlen sollten. Hierzu gehören etwa das Warndreieck, die Warnweste sowie der Verbandskasten. Auch spezielle Gegenstände für das tägliche Arbeiten, wie Werkzeuge, fallen darunter. Durch die automatische Inhaltsüberwachung ist es möglich über ein System zu erkennen, ob sich alles Benötigte im Fahrzeug befindet oder etwas fehlt. Im letzten Fall wird man als Fuhrparkleiter durch einen Alarm zusätzlich darüber informiert. Diese Technik funktioniert durch den Einsatz von RFID.

Mit einem Klick alles im Blick

Das tägliche Arbeiten von Fuhrparkleitern wurde durch die technische Entwicklung der letzten Jahre immer weiter digitalisiert. Mit nur einem Klick hat man die wichtigsten Informationen rund um den eigenen Fuhrpark immer sofort parat: Spritkosten, Wartungen, Reparaturen, Reifen – alles Wichtige ist immer tagesaktuell verfüg- und einsehbar.

• Wichtige Daten
  Alle wichtigen Daten über Fahrer, Fahrzeuge und sonstiges Zubehör werden abgespeichert. Bei Bedarf hat der Fuhrparkleiter jederzeit einen Zugriff.
• Termine
  Bevorstehende Termine und ablaufende Fristen werden in einer Übersicht angezeigt. Frühzeitig wird man als Fuhrparkleiter daran erinnert. So kann man nichts mehr versäumen.
• Kosten
  Alle im Fuhrpark auftretenden Kosten kann man zusammengefasst abspeichern. Hierzu zählen etwa Autokäufe, Leasing, Sprit und Reparaturen.

Gutes Beispiel: unsere Bundeswehr

Ein gutes Beispiel, wie man eine Digitalisierung im Fuhrpark umsetzt, ist unsere Bundeswehr. In den letzten Jahren wurde ihr Fuhrpark weitestgehend digitalisiert. Dabei ist sie eines der konservativsten Unternehmen in unserem Land.

Durch die neue Technik können nun beispielsweise Fahrzeuge (PKW, LKW, Transporter, etc.) schneller beschafft, deren Übergaben und Rücknahmen einfacher und schneller durchgeführt sowie Lieferantenschnittstellen geschaffen werden.

Blick in die Zukunft eines Fuhrparkleiters

In den nächsten Jahren wird sich diese Technik immer stärker durchsetzen und das tägliche Arbeiten mit einem Fuhrpark immer mehr digitalisiert werden. Hierdurch wirst du als Fuhrparkleiter nicht nur entlastet, sondern gleichzeitig werden die Effizienz deines Fuhrparks gesteigert sowie alle auftretenden Kosten deutlich minimiert. Die zukünftige Digitalisierung im Fuhrpark hat also einen vielseitigen Nutzen. Eine Sache jedoch muss unbedingt beachtet werden: Fuhrparkleiter müssen, je weiter die Digitalisierung fortschreitet, desto mehr auf die empfindlichen Daten achten. Sie dürfen nicht in falsche Hände geraten und müssen nach hiesigem Datenschutz gesichert werden. In Zukunft wird dies wohl eine der wichtigsten Aufgaben für Fuhrparkmanager sein.