Cloud-Technologien: Die digitale Zeiterfassung und der Datenschutz

Die digitale Zeiterfassung und der Datenschutz

Schluss mit der Zettelwirtschaft bei der Arbeitszeiterfassung! Moderne Technologien machen die Zeiterfassung genauer, komfortabler und effizienter. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, auf digitale Zeiterfassung umzustellen. Im Bornemann-Blog erfährst du, wie du die digitale Zeiterfassung datenschutzkonform einführen kannst.

Ist Zeiterfassung verpflichtend für Unternehmen?

Durch Cloud-Technologien, die eine ort- und zeitunabhängige Arbeit ermöglichen, müssen sich viele Arbeitnehmer nicht länger festen Bürozeiten unterwerfen. Doch was klingt wie ein Traum entpuppte sich immer häufiger zum Alptraum. Da Arbeitgeber nicht länger die Arbeitszeit als Bemessungsgrundlage nutzen konnten, galt es nur noch bestimmte Leistungsanforderungen zu erfüllen. Die Vertrauensarbeit verkam zur Misstrauensarbeit. In der Folge kam es immer häufiger zu nicht gemeldeten Überstunden, um bloß nicht negativ aufzufallen. Ein Dorn im Auge vieler Gewerkschaften und Grund genug zur Klage. Am 14. Mai 2019 folgte dann das Urteil auf höchstrichterlicher Ebene vom Europäischen Gerichtshof (EuGH). Seither müssen Arbeitgeber ein System einrichten, womit die tägliche Arbeitszeit der Mitarbeiter, egal wo, gemessen wird.

Vorgaben zu Datenschutz durch BDSG, DSGVO & ArbZG

Dank des EuGH-Richterspruchs zeigt sich das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) mit § 26 Abs. 1 relativ unproblematisch im Kontext der Einführung eines Zeiterfassungssystems. Explizit dürfen demnach personenbezogene Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz ergebenden Rechte und Pflichten erforderlich ist.

Etwas schwieriger gestaltet sich da schon die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), wo vor allem Art. 6 Abs. 1 lit. f) eine Rechtsgrundlage schaffen kann. Demnach ist die Verarbeitung von Daten rechtmäßig, wenn sie „zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.“

Persönlichkeitsrechte durch Zeiterfassung nicht gefährdet

Dass durch die digitale Erfassung der Arbeitszeit der Prozess der Gehaltsabrechnungserstellung effizienter und nahezu automatisiert erfolgt, kann hier durchaus als „berechtigtes Interesse“ geltend gemacht werden. Der Argumentation der Gewerkschaften und schließlich auch des EuGHs folgend profitiert auch der Arbeitnehmer von der Zeiterfassung, sodass in aller Regel keine Konflikte mit seinen Persönlichkeitsrechten vorliegen.

Daten aus der Zeiterfassung müssen nach zwei Jahren gelöscht werden

Bei der Verarbeitung personenbezogener Informationen kommt nach Art. 5 Abs. 1 lit. c) immer der Grundsatz der Datenminimierung zur Anwendung, wonach diese immer nur solange aufgehoben werden dürfen wie dies für den Zweck zwingend erforderlich ist. Wie lange das im Zuge der Arbeitszeiterfassung ist, verrät § 16 Abs. 2 ArbZG., nämlich zwei Jahre. Du solltest also ein System einführen, welches im Idealfall die Daten automatisiert nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist löscht.

Der Spezialfall der biometrischen Daten

Willst du im Kontext der digitalen Zeiterfassung die Authentizität der Mitarbeiter mittels biometrischer Daten wie Fingerabdruck oder Gesichtserkennung sicherstellen, verkompliziert sich der Sachverhalt. Laut Art. 9 Abs. 1 DSGVO ist die Verarbeitung „biometrischer Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person“ untersagt, sofern nicht eine der in Abs. 2 erwähnten Ausnahmen Anwendung findet. Im Regelfall kannst du hier lit. a) anwenden: „Die betroffene Person hat in die Verarbeitung der genannten personenbezogenen Daten für einen oder mehrere festgelegte Zwecke ausdrücklich eingewilligt.“

Welche Bedingungen solch eine Einwilligung erfüllen muss spezifiziert Art. 7 DSGVO. Insbesondere die Voraussetzung der Freiwilligkeit kann im Zuge eines Beschäftigungsverhältnisses in Frage gestellt werden, weswegen du unbedingt einen Datenschutzbeauftragten zur Rate ziehen solltest. Dieser wird dich auch auf die Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO aufmerksam machen, die „insbesondere bei der Verwendung neuer Technologien“ zur Anwendung kommt.

Einbeziehung des Betriebsrats

Zu guter Letzt musst du noch den Betriebsrat mit einbeziehen, da dieser nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei der „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“ mitbestimmen muss. Hier sollte gemeinsam eine Betriebsvereinbarung erstellt werden, die endlich den Traum einer ort- und zeitunabhängigen Arbeit ermöglicht.

Fazit:

Um digitale Zeiterfassung datenschutzkonform einzuführen, müssen einige Punkte beachtet werden:

• Arbeitgeber sind verpflichtet, ein System einzurichten, mit dem die Arbeitszeit der Mitarbeiter gemessen wird.
• Durch eine Zeiterfassung entsteht kein Konflikt mit den Persönlichkeitsrechten. Allerdings muss bei zusätzlicher Erhebung von biometrischen Daten eine Einwilligung des Mitarbeiters erfolgen.
• Daten aus der (digitalen) Zeiterfassung dürfen nicht länger als zwei Jahre gespeichert werden.