Den Fuhrpark erweitern: Was bei der Zulassung von Firmenfahrzeugen zu beachten ist

Die Zulassung eines Fahrzeugs ist nicht die angenehmste Aufgabe. Ob für eine private als auch für eine gewerbliche Zulassung, den halben Tag in der Zulassungsstelle zu verbringen und sich zu ärgern, ist keineswegs schön. Aber wer seinen Fuhrpark mit Fahrzeugen erweitern will, muss diese natürlich auch anmelden. Ein Termin bei der Behörde ist daher unvermeidbar. Dafür müssen zudem noch einige wichtige Unterlagen mitgebracht werden. Die wichtigsten Informationen und Tipps zu der KFZ-Anmeldung deiner Firmenfahrzeuge erhältst du in diesem Bornemann Blogbeitrag.

Die Aufgaben der Zulassungsstelle

Die Zulassungsbehörde kümmert sich um den Vermerk als Fahrzeughalter in den Fahrzeugpapieren, um die Kennzeichennummern, die amtlichen Stempelplaketten und auf Anfrage auch um die Umweltplakette für das angemeldete Fahrzeug. Gegen eine Gebühr von 10,20 Euro, kann im Vorfeld ein “Wunschkennzeichen” reserviert werden.
Sofern noch keine Kennzeichen vorhanden sein, müssen diese nach der Zulassung bei einem Schilderdienst angefertigt werden und danach ordnungsgemäß von der Zulassungsbehörde gestempelt werden.

Das muss bei der Zulassung beachtet werden

Bei der Anmeldung von Firmenwagen muss ein Beleg über die Existenz des Fahrzeughalters (der Inhaber der Firma) erfolgen. Handelt es sich bei dem Unternehmen um eine Kapitalgesellschaft also eine GmbH, KG oder AG wird für die Zulassung der Firmenfahrzeuge der Handelsregisterauszug sowie die Gewerbeanmeldung benötigt. In diesem Fall ist der Fahrzeughalter automatisch nach der Anmeldung die Gesellschaft als juristische Person.

Ist das Unternehmen aber eine Personengesellschaft demnach eine GbR oder UG, sieht der Ablauf anders aus. Dann ist notwendig, dass die zulassungsrechtlich verantwortliche Person einer der Gesellschafter ist. Hierzu ist eine schriftliche Bestätigung mit den Unterschriften aller Gesellschafter als Nachweis ausreichend. Zudem werden für die Zulassung die Personalausweise aller Gesellschafter, die Gewerbeanmeldung und der Gesellschaftsvertrag benötigt.

Weiterhin ist zu beachten, ob das Fahrzeug für betriebliche als auch private Fahrten eingesetzt wird. Dies hat nämlich bei der Anmeldung als Firmenwagen steuerliche Auswirkungen. Welche Möglichkeit in Frage kommt, ist letztendlich davon abhängig, wie häufig Dienstwagen tatsächlich auch privat genutzt werden. Es ist auf jeden Fall empfehlenswert, alle potentiellen Optionen von einem Steuerberater prüfen zu lassen.

Diese Dokumente werden benötigt

Für eine Kfz-Zulassung sind bestimmte Unterlagen, ein Termin bei der Kfz-Zulassungsbehörde und ggf. viel Zeit notwendig. Auf einen Termin muss man mitunter einige Wochen warten. Daher sollte sobald bekannt ist, wann das neue Fahrzeug in den Fuhrpark aufgenommen wird, bereits im Voraus ein Termin bei der Zulassungsstelle vereinbart werden. Für die Registrierung sind folgende Unterlagen notwendig:

• Personalausweis
• Vollmacht für die Zulassung über einen Vertreter
• Unterschriebenes SEPA-Lastschriftmandat für den Steuerabzug
• Zulassungsbescheinigung Teil I und II
• Elektronische Versicherungsbestätigung (eVB-Nummer)

Bei der Anmeldung von Gebrauchtwagen ist zusätzlich der Nachweis der letzten Hauptuntersuchung erforderlich.
Soll ein Neuwagen angemeldet werden, muss zu den oben genannten Dokumenten auch die COC-Bescheinigung des Herstellers (diese stellt der Händler aus) vorgelegt werden. Teil I der Zulassungsbescheinigung wird dann bei der Zulassungsstelle neu erstellt.

Fahrzeuge schnell und praktisch Online zulassen

Die Digitalisierung in den Zulassungsstellen macht eine einfache und stressfreie Registrierung möglich. Unter bestimmten Bedingungen können Fahrzeuge mittlerweile auch Online Angemeldet werden. Hierzu ist ein Personalausweis mit aktiver eID-Onlinefunktion und einem entsprechenden Lesegerät oder einer spezifischen Smartphone-App notwendig. Zudem müssen die Zulassungsbescheinigungen Teil I und II (Fahrzeugschein und Fahrzeugbrief) einen verdeckten Sicherheitscode besitzen. Die Bezahlung erfolgt durch Onlinebezahlverfahren über EC- oder Kreditkarte.
Dabei ist zu beachten, dass die Zulassung über das Internet aktuell noch nicht für Sonderkennzeichen wie Saisonkennzeichen und E-Kennzeichen vorgesehen ist. Zudem ist derzeit die digitale Zulassung nur für etwa zwei Drittel der Zulassungsstellen möglich.

Kostbare Zeit sparen

Das neue Firmenfahrzeug ist gekauft, aber es war noch keine Zeit für die Zulassung vorhanden. Denn die Anmeldung erfordert einen großen Zeitaufwand. In diesem Fall kann der unangenehme Ablauf an eine Agentur übergeben werden. Diese übernehmen die komplette Anmeldung der neuen Fahrzeuge. Das Konzept der Zulassungsagenturen ist gut durchdacht, sie haben in der Regel diverse vorab gebuchte Termine bei den Anmeldestellen. So ist je nach Dringlichkeit eine Anmeldung noch am selben Tag möglich. Grundsätzlich beträgt die Wartezeit aber nur maximal zwei Tage bis zur Registrierung. Dieser Express-Service ist allerdings auch nicht günstig. Solch eine Kfz-Zulassung kann zwischen 30 und 50 Euro pro Fahrzeug kosten. Die Gebühren und Kosten für die Registrierung und die Kennzeichen kommen dann noch oben drauf. Diese Möglichkeit sorgt aber dafür, dass man viel Zeit spart und unnötigen Stress vermeidet.

Deinen Fuhrpark kannst du auch grundsätzlich mit einem digitalen Flottenmanagement transparenter und effizienter gestalten. Die dafür notwendige Hard- und Software sowie Apps für die Anwendung als auch viele nützliche Informationen erhältst du bei Bornemann.