Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Die Reisekostenabrechnung ist ein probates und gerne genutztes Finanzinstrument, um eine Dienstreise mit vielen damit verbundenen Reisenebenkosten steuerlich abzusetzen. Die gute Nachricht für all diejenigen, die aus beruflichen Gründen oft unterwegs sind, lautet: Ein großer Teil der Reisekosten – dazu zählen neben den klassischen Fahrtkosten, die bei Geschäftsreisen anfallen, unter anderem Übernachtungskosten oder Kosten für den Verpflegungsmehraufwand – kann im Rahmen der Steuererklärung abgesetzt werden.

Was genau bei der Reisekostenabrechnung zu beachten ist und welche Kosten erstattungsfähig sind, erfährst du in diesem Text.

Das ist rund um die Reisekostenabrechnung wichtig

Die Reisekostenabrechnung stellt für Unternehmen – also Arbeitgeber –, Arbeitnehmer und Selbstständige einen wichtigen Aspekt im Hinblick auf die Geltendmachung von Werbungskosten gegenüber dem Finanzamt dar. Dabei ist ganz entscheidend und elementar, dass diese Abrechnung möglichst ohne Lücken, detailliert und vollständig ist. Untermauern lässt sich die Reisekostenabrechnung für eine Reise geschäftlicher Natur deshalb immer durch die passenden Belege. Durch diese Lückenlosigkeit der Abrechnung und die angesprochenen Belege lassen sich auf der einen Seite alle Optionen nutzen, um Steuern zu sparen, auf der anderen Seite wird so ausgeschlossen und vermieden, dass der Fiskus verschiedene tatsächlich angefallene Kosten, die sich unter Umständen aber nicht belegen lassen, weil die Unterlagen dafür fehlen, nicht anerkennt.

Vorab ist deshalb grundsätzlich zu klären, was denn überhaupt eine Dienstreise ist. Diese Frage lässt sich relativ leicht beantworten. Bei einer Dienstreise handelt es sich um eine Reise, die…

• …der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer anordnet,
• ein Selbstständiger oder Freiberufler aufgrund eines Auftrags oder eines Termins mit einem Kunden beziehungsweise Geschäftspartner vornimmt,
• nach Anweisung oder Vereinbarung mit einem Firmenwagen, dem privaten Pkw oder den öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bus und Bahn unternommen wird.

Im Normalfall übernimmt der Arbeitgeber alle entstehenden Kosten rund um die Dienstreise, wenn er diese angeordnet hat und diese mit dem Dienstfahrzeug erfolgt. Oft findet die entsprechende Erstattung an den Angestellten sogar steuerfrei statt. Verpflichtet zur Übernahme der Reisekosten ist das Unternehmen, das die Reise angeordnet hat, aber nicht. Genau aus diesem Grund empfiehlt es sich, vor Antritt der Reise zu klären, wer welche Kosten im Detail trägt. Springt der Arbeitgeber nicht ein und muss der Mitarbeiter selbst den Geldbeutel zücken, dann hat er die Möglichkeit, die Reisekosten von der Steuer abzusetzen – und zwar als Werbungskosten. Aber: So richtig Steuern sparen lassen sich erst, wenn die Pauschale für Werbungskosten – der sogenannte Arbeitnehmer-Pauschbetrag – überschritten wird, die sich auf 1000 Euro beläuft.

Ganz konkrete Anlässe für eine Geschäftsreise sind übrigens:

• Fahrten, um Termine mit Kunden wahrzunehmen
• Fahrten, um Termine mit Geschäftspartnern wahrzunehmen
• Fahrten, um Termine mit Lieferanten wahrzunehmen
• Fahrten, um an Fortbildungen teilzunehmen
• Fahrten, um an Tagungen teilzunehmen
• Fahrten, um an Messen teilzunehmen
• Fahrten aufgrund von Montagetätigkeiten

Diese Kosten werden als Reisekosten anerkannt

Rund um die Reisekostenabrechnung werden verschiedene Kosten, die demjenigen entstanden sind, die dienstlich angeordnete Reise unternommen hat, vom Finanzamt anerkannt – und sind damit von der Steuer absetzbar. Im Grunde genommen stellt sich der Sachverhalt so dar, dass alle Kosten, die in direktem Zusammenhang mit der erfolgten Dienstreise stehen, entweder beim Finanzamt als Werbungskosten geltend gemacht oder vom Arbeitgeber als direkte Zahlung verlangt werden können. Zu dem Kosten, die über die Reisekostenabrechnung abgerechnet werden können, zählen:

• Fahrtkosten
• Verpflegungsmehraufwendungen
• Reisenebenkosten
• Übernachtungskosten
• Kosten für Telefon und Internet

Fahrtkosten

Dabei handelt es sich um die Kosten für die gefahrenen Kilometer. Wird für die Fahrt der Firmenwagen oder der private Pkw genutzt, so wird eine Kilometerpauschale fällig. Dieser Kilometersatz beträgt 30 Cent pro gefahrenem Kilometer. Im Gegensatz zum Arbeitsweg werden in diesem Fall diese 30 Cent für alle Kilometer sowohl auf der Hinfahrt als auch der Rückfahrt vom Arbeitgeber erstattet oder können als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden. Selbstverständlich können die Kilometer auch in das elektronische Fahrtenbuch einfließen, wenn das vom Arbeitnehmer als die Methode genutzt wird, um den geldwerten Vorteil für den Firmenwagen zu versteuern. Wer dagegen nicht mit dem Auto unterwegs ist, sondern mit dem Zug oder anderen öffentlichen Verkehrsmitteln, einem Mietwagen, einem Taxi oder dem Flugzeug, der kann die entsprechende Rechnung für die Geltendmachung der Fahrtkosten verwenden.

Verpflegungsmehraufwendungen

Dabei geht es um die Aufwendungen für die Verpflegung während der Dienstreise – also zu der Zeit, in der man sich nicht privat zu Hause verpflegen kann. Ohne einen erbrachten Nachweis bekommt der Arbeitnehmer dabei vom Arbeitgeber steuerfrei die im Gesetz festgehaltenen Pauschalbeträge erstattet oder hat die Möglichkeit, diese als Werbungskosten geltend zu machen. Dabei werden Pauschalen bezahlt, die sich an der Zeit der beruflich bedingten Abwesenheit orientieren. Wer weniger als acht Stunden unterwegs ist, bekommt nichts, sind es mehr als acht Stunden, die die Dienstreise dauert, dann gibt es 14 Euro pro Tag. Dauert die Dienstreise länger als 24 Stunden, werden 28 Euro pro Tag fällig. Findet die Dienstreise außerhalb von Deutschland statt, sind die Sätze andere.

Reisenebenkosten

Dabei handelt es sich um Kosten, die zum Beispiel für Parkgebühren, Mautgebühren oder die Fahrt mit einer Fähre entstehen. Wichtig ist bei der Geltendmachung der Reisenebenkosten, dass im Idealfall die Originalbelege beziehungsweise Rechnungen noch vorhanden sind. Das erleichtert die Abrechnung.

Übernachtungskosten

Ist jemand länger als einen Tag unterwegs, dann können die Übernachtungskosten vom Arbeitgeber zurückgefordert oder im Rahmen der Steuererklärung beim Finanzamt angegeben werden. Entweder findet die Berechnung mittels einer Pauschale statt oder über die tatsächlich angefallenen Kosten. Wichtig: Sind in den Übernachtungskosten durch das Hotel Mahlzeiten (Frühstück, Mittagessen oder Abendessen) enthalten, dann müssen die mit der angegebenen Verpflegungsmehraufwendung verrechnet werden.

Kosten für Telefon und Internet

Normalerweise verfügt der Mitarbeiter eines Unternehmens, wenn er betrieblich bedingt unterwegs ist, über ein Diensthandy und ein Dienst-Notebook. Kosten für das Telefonieren fallen somit keine an, in nahezu allen Hotels sind heutzutage Möglichkeiten vorhanden, das Notebook beziehungsweise Smartphone mit dem Internet zu verbinden – und das meistens sogar im Preis für die Übernachtung inbegriffen. Ist das nicht der Fall, sind die Kosten hierfür transparent auf der Hotelrechnung aufgeführt.

Vorgaben rund um die Reisekostenabrechnung

Viele Personen, die eine Dienstreise unternehmen und diese anschließend bei der Steuererklärung absetzen oder die Kosten vom Arbeitgeber erstattet bekommen möchten, fragen sich: Ist eine Reisekostenabrechnung an formale Aspekte gebunden, damit die Finanzbehörde oder das Unternehmen diese anerkennt? Klare Antwort: Formale Vorgaben gibt es nicht. Trotzdem existieren in vielen Firmen Vorlagen für die Reisekostenabrechnung, damit die Eintragungen logisch und vollständig vorgenommen werden können. Ist das nämlich der Fall, dann wird der Arbeitgeber beziehungsweise die Buchhaltung des Arbeitgebers eine Auszahlung sicherlich zügig veranlassen. Trägt der Dienstherr die Übernahme der Reisekosten nicht, kann die ausgefüllte Vorlage dann problemlos beim zuständigen Finanzamt eingereicht werden.

Vorlagen sind bei Reisekostenabrechnung von Vorteil

Wer regelmäßig Dienstreisen unternimmt und dementsprechend oft eine Reisekostenabrechnung vornehmen muss, der weiß, wie komfortabel und angenehm Vorlagen sind, die der Arbeitgeber für diesen Zweck ausgearbeitet hat und zur Verfügung stellt. Selbst für den Fall, dass der Dienstherr die Reisekosten nicht übernimmt, kann dann einfach und unkompliziert eine Weiterleitung der ausgefüllten Vorlage an das Finanzamt stattfinden.
Reisekostenabrechnungen gehören in vielen Firmen für die Buchhaltung zum täglichen Geschäft. Nicht zuletzt aus diesem Grund dürften die angesprochenen Vorlagen in den meisten Betrieben vorhanden sein, was dem Arbeitnehmer das Ausfüllen erheblich leichter macht.

Diejenigen der Mitarbeiter, die für Ihr Unternehmen in Sachen Geschäftsreisen unterwegs sind, haben folgerichtig entsprechende Belege dabei, um die anfallen Kosten für Verpflegungsmehraufwendungen, Reisenebenkosten und die Fahrt einzutragen. Die Hotels werden in der Regel bereits durch das Unternehmen vorab gebucht. Was die Fahrtkosten anbetrifft, können zum Beispiel für das Tanken bereits an den Mitarbeiter ausgegebene Tankkarten vorhanden sein. Ziel dieser Sammlung von Belegen und der verlangten Eintragungen ist es, dass der Mitarbeiter ganz eindeutig weiß, welche Kosten im durch die angeordnete und erfolgte Dienstreise entstanden sind – und diese dann in Form der ausgefüllten Vorlage von seinem Arbeitgeber einfordern kann. Klar ist vor diesem Hintergrund der Forderung an den Arbeitgeber aber auch, dass dieser nicht alle Reisekosten übernehmen muss. Tut er das komplett oder in Teilen nicht, dann kann eine Geltendmachung als Werbungskosten gegenüber dem Finanzamt stattfinden.

Tipp: Es empfiehlt sich, vor Antritt jeder Reise im Gespräch mit den Verantwortlichen in der Firma zu klären, welchen Teil der Reisekosten der Arbeitgeber im Detail trägt – und welche nicht.

Vorgaben sind oft schon digital vorhanden

Ging es einige Zeilen zuvor um die Erfassung der entstandenen Reisekosten in einer Vorlage, die der Arbeitgeber zur Verfügung stellt, so ist dies nach wie vor die Regel und gängige Praxis. Aber: Die Digitalisierung und der fortschreitende technische Wandel machen es Unternehmen möglich, diese Vorlagen deutlich komfortabler zur Verfügung zu stellen. Vorteil für die Mitarbeiter: Das Ausfüllen geht so viel bequemer über die Bühne und es müssen keine lästigen Zettel mitgeschleppt werden. Grund: Viele Unternehmen stellen die Vorlagen als digitale Variante im Intranet zur Verfügung, sodass die Eintragungen direkt am PC oder über das Smartphone geschehen können. Noch besser: Hat die Firma eine eigene interne App, ist die Protokollierung der entstandenen Reisekosten hier über ein virtuelles Dokument möglich. Ebenfalls denkbar: Das Unternehmen stellt den Mitarbeitern, die für Dienstreisen vorgesehen sind, Kreditkarten mit einem Limit zur Verfügung. Mit dieser Kreditkarte können dann die Kosten für die Fahrt, das Hotel, die Verpflegung usw. vorgenommen werden. Am Monatsende geht die Kreditkartenabrechnung dann, weil es sich ja um eine Firmenkreditkarte handelt, an den Arbeitgeber, der in dieser Abrechnung detailliert die Reisekosten ablesen kann.