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Fuhrpark

Viele Unternehmen unterhalten einen eigenen Fuhrpark. In aller Regel ist der abhängig von der Größe des Betriebs und dem Bedarf an Dienstfahrzeugen. Doch was genau ist eigentlich unter dem Begriff Fuhrpark zu verstehen? Und welche Aufgaben in Sachen Verwaltung übt der Fuhrparkleiter beziehungsweise das Fuhrparkmanagement aus? Diesen Fragen wird in diesem Text genauer auf den Grund gegangen.

Das ist unter einem Fuhrpark zu verstehen

Was konkret ein Fuhrpark ist, ist relativ einfach erklärt. Dabei handelt es sich um alle Fahrzeuge, die sich in Besitz eines Unternehmens befinden. Zur Fahrzeugflotte gehören dabei aber nicht nur die Autos, die für die verschiedenen Mitarbeiter vorgehalten werden, damit die, wenn sie sich im beruflichen Einsatz befinden, diese für verschiedene Fahrten nutzen können. Zum Fuhrpark einer Firma gehören alle Fahrzeuge, die irgendwie für das Unternehmen im Einsatz sind oder diesem gehören. Dabei handelt es sich dann nicht nur um Dienstwagen, sondern darüber hinaus um Transporter, Lkw oder Fahrzeuge, die im Lager oder auf dem Firmengelände anderweitig genutzt werden wie zum Beispiel Gabelstapler.

Die Verwaltung der Fahrzeuge erfolgt dabei in aller Regel an zentraler Stelle. In kleineren Betrieben kann der Geschäftsführer selbst mit dieser Aufgabe betraut sein, in größeren Unternehmen oder Konzernen gibt es eine ganze Abteilung – das Fuhrparkmanagement – oder einen einzelnen Fuhrparkleiter, der sich um die Angelegenheiten rund um den Fuhrpark kümmert.

Was den Fuhrpark anbetrifft – abgesehen von den Nutzfahrzeugen, die auf dem Gelände der Firma unterwegs sind –, existieren rund um die Dienstwagen zwei Modelle. Modell eins ist die klassische Variante, die vorsieht, dass verschiedenen Mitarbeitern des Unternehmens jeweils ein Firmenwagen zur Verfügung gestellt wird. Modell zwei ist eine neuere Variante, bei der Unternehmen einen Pool an Dienstwagen vorhalten. Auf diesen Fahrzeugpool greifen dann entweder alle Angestellten des Betriebes zu oder einzelne und ausgewählte Angestellte, die von Fuhrparkleiter oder Geschäftsführer entsprechend ausgewählt und für die Buchung von Poolfahrzeugen freigeschaltet worden sind.

Ein effizienter Fuhrpark hat ein gutes Flottenmanagement

Was zeichnet einen effizienten und soliden Fuhrpark aus? Vor allen anderen Aspekten ist hier ein optimales Flottenmanagement zu nennen. Keine Rolle spielt dabei übrigens, ob es sich um einen Fuhrpark handelt, der einem eher kleineren Unternehmen zuzuordnen ist – und damit höchstwahrscheinlich dementsprechend über weniger Fahrzeuge verfügt – oder um einen solchen eines größeren Unternehmens mit folgerichtig mehr Fahrzeugen. Entscheidend ist in beiden Fällen, dass die Vielzahl an Aufgaben aus den Bereichen Recht und Administration mit dem nötigen Know-how erledigt wird.

Dabei gilt: Diese Vielzahl an Aufgaben umfasst bedeutend mehr als das passgenaue Verwalten der vorhandenen Fahrzeuge. Der Leiter des Fuhrparks muss nämlich neben der Verwaltung der vorhandenen Fahrzeuge für die Organisation sorgen, strategisch planen und optimieren. Das Ziel ist dabei klar: Wirtschaftlichkeit – und das auf lange Sicht. Langfristigkeit bedeutet an dieser Stelle, dass der Fuhrparkmanager das vorhandene Budget so einsetzen muss, dass das Unternehmen letztendlich davon profitiert. Kosten-Nutzen ist hier das Stichwort, schließlich sollte ein Fuhrpark immer bestmöglich ausgelastet sein und lange Standzeiten von Fahrzeugen kosten nur Geld, bringen im Umkehrschluss aber nichts.

Aber nicht nur die Firma selbst soll profitieren, sondern darüber hinaus die Mitarbeiter, die Zugriff auf den Pool an Fahrzeugen haben. Hier geht es dann darum, die vorhandenen Fahrzeuge bestmöglich einzusetzen und dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter immer dann ein Fahrzeug bekommen, wenn sie denn eines benötigen. Wichtig ist vor diesem Hintergrund ein Mix aus verschiedenen Fahrzeugtypen, schließlich werden die Mitarbeiter zunehmend umwelt- und klimabewusster, Elektrofahrzeuge und Dienstfahrräder gewinnen an Bedeutung. Darüber hinaus entscheidend: eine schnelle und einfach zu bedienende Option für die Buchung.

Abschließend ist das Flottenmanagement für die Bereiche Vorschriften und Sicherheit verantwortlich, schließlich müssen Wartung und Reparaturen genauso gewährleistet sein wie der passende Versicherungsschutz und eine regelmäßige Überprüfung der Führerscheine der entsprechenden Mitarbeiter.

Wer ist für den Fuhrpark zuständig?

Wie bereits erwähnt: In kleineren Betrieben ist es oft der Geschäftsführer, der die eher geringe Zahl an Fahrzeugen verwaltet und für Dienstreisen einzelnen Mitarbeitern zuteilt oder sich um die Organisation der Nutzfahrzeuge kümmert, die der Betrieb benötigt.

Anders sieht das meistens bei größeren Firmen aus, wo der organisatorische Aufwand rund um den Fuhrpark mit jedem weiteren Fahrzeug steigt. Hier kommt dann ein Mitarbeiter ins Spiel, der eigens nur für diesen Job eingestellt worden ist oder die Aufgabe zum Beispiel neben seinem eigentlichen Kerngeschäft übernimmt. Wichtig ist nur, dass der Fuhrparkleiter sich sowohl fachlich als auch organisatorisch mit dem Flottenmanagement auskennt. Und: Wird das Arbeitspensum größer, sollte der Angestellte, der die Leitung des Fuhrparks nebenbei übernommen hat, diesen Bereich in Vollzeit ausüben.

Übrigens: Es existieren für die Verantwortlichen eines Fuhrparks zahlreiche Optionen, sich zertifizieren zu lassen und weiterzubilden. Möglich ist das unter anderem über die Dekra.

Nachhaltigkeit im Fuhrpark im Blick behalten

Der Schutz von Klima und Umwelt gewinnt zunehmend an Bedeutung – wie bereits erwähnt auch für Mitarbeiter, die als Fahrer auf Dienstfahrzeuge angewiesen sind. Aus diesem Grund sind ressourcenschonende Optionen vorhanden, um den Fuhrpark zu optimieren oder umzurüsten. Dazu zählen Elektrofahrzeuge als Ergänzung zu Benzinern, Dienstfahrräder oder Carsharing-Angebote.