Fahrtenkategorien

Fahrtenkategorien sind extrem wichtig, um Fahrten richtig und passend einordnen zu können. Das hat vor allen Dingen mit den Vorgaben des Finanzamts und der Versteuerung zu tun. Wie die Kategorisierung im Detail auszusehen hat, was bei der Erfassung wichtig ist und welche Fahrtenkategorien genau vorhanden sind, erfährst du in diesem Text.

Diese Kategorien von Fahrten gibt es

Fahrt ist nicht gleich Fahrt. Genau das wissen viele Arbeitnehmer oder Selbstständige, die regelmäßig mit einem Dienstwagen unterwegs sind – und diesen Firmenwagen auch im privaten Bereich nutzen dürfen. Klar ist nämlich: Wer von seinem Arbeitgeber ein betriebliches Fahrzeug gestellt bekommt und damit – nach entsprechender Genehmigung durch den Dienstherrn – in der Freizeit unterwegs ist, dem entsteht ein geldwerter Vorteil. Und diesen geldwerten Vorteil gilt es zu versteuern. Dazu kommt, dass Fahrten darüber hinaus im Rahmen der Steuererklärung als Werbungskosten deklariert werden können, wenn sie betrieblichen Ursprungs sind. Deshalb ist es elementar wichtig, die gefahrenen Strecken ganz klar und eindeutig zu kategorisieren. Möglich ist die Einordnung in drei Kategorien. Das sind:

• Betriebsfahrt
• Privatfahrt
• Arbeitsweg

Dazu kommt mit der Mischfahrt eine Ausnahme, die im Laufe dieses Textes ebenfalls kurz angerissen wird.

Dabei handelt es sich um eine Betriebsfahrt

Eine Betriebsfahrt ist, wie es der Name schon vermuten lässt, eine Fahrt, die einem rein betrieblichen Zweck dient. Dazu zählen beispielsweise geschäftlich motivierte Reisen oder kürzere Fahrten, die zu einem Kunden, einem Geschäftspartner oder einem Lieferanten führen. Ausdrücklich nicht dazu zählt die Strecke, die von der Wohnung zur Arbeitsstätte zurückzulegen ist. Rund um Betriebsfahrten herrschen strikte Regeln, was die Angaben anbetrifft, die im elektronischen Fahrtenbuch vorzunehmen sind. Auf diese Angaben wird später in diesem Text noch eingegangen.

Die Privatfahrt und alles, was damit zusammenhängt

Bei der Privatfahrt handelt es sich um eine Fahrt, die ganz klar keinem beruflichen Zweck dient. Diejenigen, die zum Beispiel mit dem Dienstfahrzeug zum Sport fahren, die Kinder von der Schule abholen oder die Fahrt in den Urlaub damit bestreiten, die handeln eindeutig auf privater Basis.

Arbeitsweg: Wenn der Fahrer zur Arbeit unterwegs ist

Die dritte Fahrtenkategorie ist der Arbeitsweg. Unter einem Arbeitsweg ist die Strecke zu verstehen, die ein Arbeitnehmer oder Selbstständiger jeden Morgen von der Wohnung zu seiner ersten Tätigkeitsstätte fährt. Dabei gilt: Arbeitsweg ist nur die einfache Strecke zum Arbeitgeber, also die Hinfahrt. Die Rückfahrt gilt nicht mehr als Arbeitsweg. Und auch, wer zum Beispiel morgens ins Büro fährt, mittags zum Mittagessen nach Hause, danach wieder zum Firmengelände und abends zurück zur Wohnung, der kann pro Tag lediglich einen Arbeitsweg als einen solchen deklarieren.

Aber: Je nach Branche können gesonderte Regelungen gelten. Über die kann man sich beim Finanzamt erkundigen oder vom eigenen Steuerberater darüber informieren lassen.

Übrigens: Als Arbeitsweg gilt immer die kürzeste Strecke von der Wohnung zur Arbeitsstätte – und zwar in Kilometern. Es kann aber natürlich der Fall sein, dass eine alternative Route, die zum Beispiel auf der Karte einen deutlich längeren Eindruck macht, in der Realität die kürzeste Strecke darstellt, was den zeitlichen Faktor anbetrifft. Das kann unter anderem dann so sein, wenn das morgendliche Verkehrsaufkommen auf der Hauptroute regelmäßig äußerst hoch ist, dort dauerhaft Staus vorkommen oder eine größere Baustelle die freie Fahrt verhindert. Kannst du das beweisen, indem du dem Finanzamt Staumeldungen, Baustellenankündigungen oder ähnliche Dokumente vorlegst und damit begründest, warum du eine eigentlich längere Strecke als Arbeitsweg nutzt, dann erkennt der Fiskus diese Route an. Allerdings muss dabei eine Zeitersparnis regelmäßig vorliegen.

Es existiert ein Sonderfall: die Mischfahrt

Rund um die Fahrtenkategorien ist ein Sonderfall existent: die sogenannte Mischfahrt. Die liegt zum Beispiel dann vor, wenn jemand morgens, auf dem Weg zur Arbeit, die Kinder im Kindergarten abliefert. Oder: Im Anschluss an einen Termin beim Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner fährt ein Arbeitnehmer nicht zurück ins Büro, sondern in die eigene Wohnung. In diesen Fällen müssen die gefahrenen Kilometer auseinandergerechnet werden, um Arbeitsweg und Privatfahrt (Beispiel eins) sowie Betriebsfahrt und Privatfahrt (Beispiel zwei) eindeutig voneinander zu trennen und so keine Probleme mit dem Finanzamt zu bekommen.

Die Lösung für alle Strecken: das Fahrtenbuch

Genau aufgezeichnet werden alle mit dem Dienstwagen gefahrenen Strecken durch ein elektronisches Fahrtenbuch. Wichtig ist beim Führen eines Fahrtenbuches, dass dieses vollständig und lückenlos ist und klar zwischen Betriebsfahrt, Privatfahrt und Arbeitsweg differenziert wird. Was die betriebsbedingten Fahrten anbetrifft, müssen zahlreiche Angaben gemacht werden. Dabei handelt es sich um:

• den Fahrer, der die Betriebsfahrt unternimmt
• das Datum, an dem die Fahrt stattfindet
• der Grund dafür, warum die Fahrt stattfindet
• die Route, die für die Fahrt gewählt wird
• der Ort, zu dem die Reise führt (inklusive des Namens und der Adresse des Geschäftspartners, Kunden oder Lieferanten)
• der Kilometerstand zu Beginn der Fahrt und nach der Rückkehr

Mit bedeutend weniger Angaben geben sich die Finanzbehörden beim Arbeitsweg zufrieden. Hier reicht es vollkommen aus, wenn der Abfahrtsort und das Ziel der Fahrt angegeben werden. Dazu kommt die genaue Anzahl der gefahrenen Kilometer.

Noch einfacher gestaltet sich die ganze Sache bei einer Privatfahrt: Die Kilometerzahl, die zurückgelegt wurde, ist anzugeben – und mehr nicht.