Was ist eine Privatfahrt

Privatfahrten sind, wie es der Name schon vermuten lässt, Fahrten, die nur aus einem privaten Grund vorgenommen werden. Die Bandbreite an möglichen Optionen ist hier entsprechend lang und reicht vom Besuch bei Verwandten und tägliche Besorgungen, über Fahrten zum Sportverein oder Fitnessstudio bis hin zu klassischen Wochenendtrips oder Restaurantbesuchen.

Wie genau unterscheidet sich eine Privatfahrt aber von einer Betriebsfahrt oder dem Arbeitsweg? Genau das erfährst du in diesem Text – inklusive einigen wissenswerten Eckdaten zu geldwertem Vorteil, Fahrtenbuch und 1-Prozent-Regelung.

Was ist eine Privatfahrt?

Mit dem Auto in den Urlaub fahren, die Eltern besuchen, kurz ins Fitnessstudio oder den Einkauf erledigen – das alles sind die ganz klassischen Privatfahrten. Was die genaue Definition anbetrifft, sind Privatfahrten alle Fahrten, die einem privaten Zwecke dienen – und sich damit klar von einem geschäftlichen Grund abgrenzen lassen.

Ist ein Arbeitnehmer mit seinem eigenen Auto im Rahmen einer Privatfahrt unterwegs, ist das steuerlich logischerweise kein Problem. Anders sieht der Fall aus, wenn der Arbeitgeber den Dienstwagen für den entsprechenden Mitarbeiter zur Privatnutzung freigegeben hat. Findet diese Nutzung des Pkw im privaten Rahmen tatsächlich statt, dann kommt an dieser Stelle das Finanzamt ins Spiel, denn: Die Nutzung eines Firmenwagens in der Freizeit stellt einen sogenannten geldwerten Vorteil dar – und muss dementsprechend versteuert werden. Um die Fahrten im Detail nachweisen zu können, müssen diese komplett dokumentiert werden.

Wichtig: Ohnehin ist es so, dass das Finanzamt pauschal davon ausgeht, dass vom Arbeitgeber für Dienstfahrten zur Verfügung gestellte Fahrzeuge vom jeweiligen Arbeitnehmer auch auf privater Basis genutzt werden. Um den Angestellten hier aus der Verantwortung zu nehmen und ihm eine potenziell höhere Steuerlast durch den geldwerten Vorteil zu ersparen, kann das Unternehmen schriftlich durch einen Vertrag die Privatnutzung des Firmenwagens verbieten.

Um in solchen Fällen Sicherheit für beide Parteien zu schaffen, ist es ratsam, dass das Dienstauto nach dem täglichen Ende der Dienstzeit und am Wochenende auf dem Gelände der Firma abgestellt wird.

Diesen Sonderfall gibt es

Was eine Privatfahrt ist und was eine Betriebsfahrt , ist klar geregelt – und wurde bereits deutlich dargelegt. Allerdings existiert ein Sonderfall. Stellt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur Verfügung und erlaubt diesem, das Fahrzeug außerhalb der Arbeitszeit zu nutzen und ist dieser Angestellte nebenbei selbstständig, dann wird es spannend. Die Regelung sieht in einem solchen Fall vor, dass jede Nutzung des Wagens außerhalb der Dienstzeit privat stattfindet. Das hat einen ganz simplen Grund: Die Fahrten zum Zwecke der Selbstständigkeit gehen außerhalb des Arbeitsverhältnisses über die Bühne.

Wenn diese Fahrten nun aber für eine steuerliche Geltendmachung beim Finanzamt nachgewiesen werden sollen, ist eine ergänzende Bemerkung in den schriftlichen Angaben zu den Fahrten zu machen. Wer ein elektronisches Fahrtenbuch führt, hat es noch leichter: Hier kann ebenfalls ein Hinweis eingetragen werden, alternativ ist das Anlegen eines weiteren Fahrtenbuches in der App denkbar.

1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch?

Gerade war bereits die Rede vom Führen eines Fahrtenbuches, ein Fahrtenbuch ist aber nicht die einzige Lösung, wenn Dienstwagen auch privat gefahren werden. Eine zweite Variante stellt die 1-Prozent-Regelung dar. Welche der beiden Varianten Arbeitnehmer anwenden sollten, die ihren Dienstwagen privat fahren, ist nicht pauschal zu beantworten. Genauer beleuchtet werden müssen dabei diverse individuelle Komponenten. Dazu gehören unter anderem:

• Entfernung der Tätigkeitsstätte von der Wohnung in Kilometern
• Bruttolistenpreis des Fahrzeugs beim Neukauf
• Anzahl der Kilometer beziehungsweise Strecken, die privat zurückgelegt werden
• Gesamtkosten, die durch die Nutzung des Fahrzeugs entstehen

Das spricht für die 1-Prozent-Regelung

Die 1-Prozent-Regelung sollte dann Anwendung finden, wenn ein Arbeitnehmer viel und gerne privat mit dem Dienstwagen fährt. Ebenfalls ratsam ist diese Variante, wenn es sich bei dem Fahrzeug um ein solches mit einem eher geringen Bruttolistenpreis handelt.

Konkret beinhaltet die 1-Prozent-Regelung übrigens, dass für einen Firmenwagen, der privat genutzt wird, der geldwerte Vorteil versteuert werden muss – und zwar ein Prozent des Bruttolistenpreises des Autos pro Monat. Je teurer der Pkw also in der Anschaffung ist, desto mehr Steuern müssen dafür durch den Arbeitnehmer bezahlt werden.

Das hat es mit dem Fahrtenbuch auf sich

Wer nicht auf die 1-Prozent-Regelung setzen möchte, der hat die Möglichkeit, ein Fahrtenbuch zu führen. Ein Fahrtenbuch ist vor allem für den Personenkreis interessant, der zwar mit dem Firmenwagen von der Wohnung zur Arbeitsstätte fährt und wieder zurück (dabei handelt es sich um den sogenannten Arbeitsweg), ansonsten aber nur sehr wenige private Fahrten mit dem Auto unternimmt. Ebenfalls für die Nutzung eines Fahrtenbuches prädestiniert: Fahrzeuge aus dem Premiumsegment, die hochpreisig sind.

Diejenigen, die sich letztendlich dafür entscheiden, ein Fahrtenbuch zu führen, müssen aber verschiedene – und vom Finanzamt vorgegeben – Dinge beachten. Ein Fahrtenbuch kann entweder elektronisch oder klassisch handschriftlich geführt werden, muss aber unbedingt vollständig sein. Das bedeutet: Ins Fahrtenbuch gehören neben den geschäftlichen Fahrten ebenfalls die privaten. Aber: Wer mit dem Dienstwagen privat fährt, der muss lediglich die entsprechend gefahrenen Kilometer eintragen.

Ist die Fahrt jedoch geschäftlicher Natur, wird es komplizierter – und umfangreicher. Hier verlangt der Gesetzgeber nämlich nach umfassenden Angaben zur Reise. Du musst dabei festhalten:

• Das genaue Datum der Geschäftsreise
• Das Ziel, das angesteuert werden soll
• Den genauen Grund für die Reise (Handelt es sich um einen Besuch bei einem Kunden oder einem Geschäftspartner? Geht es um die Unterzeichnung eines Vertrages?)
• Den Kilometerstand des Fahrzeugs vor der Abreise
• Den Beginn deiner Fahrt und das Ende – jeweils als Uhrzeit
• Die Reiseroute
• Detaillierte Angaben zum Fahrer
• Detaillierte Angaben zum Kunden beziehungsweise Geschäftspartner (Name und Adresse)
• Wenn es Zwischenstopps gibt, müssen Ankunftszeit, Abfahrtszeit und Ort angegeben werden
• Den Kilometerstand nach dem Ende der Reise

Zu beachten ist bei einem Fahrtenbuch: Die Angaben müssen immer auf dem aktuellen Stand sein. Hat also eine Geschäftsreise stattgefunden, empfiehlt es sich, die jeweiligen Daten dazu zeitnah im Anschluss im Fahrtenbuch festzuhalten. So gibt es auf der einen Seite für das Finanzamt nichts zu beanstanden, auf der anderen Seite sind die Eckdaten zur Fahrt und zum Geschäftspartner beziehungsweise Kunden kurz nach dem Termin wahrscheinlich noch gut im Gedächtnis.