Kilometerpauschale: Jeder Kilometer kann abgesetzt werden

Die 1-Prozent-Regelung und das Fahrtenbuch sind die Klassiker und die gängigen Methoden, wenn ein Arbeitnehmer oder ein Selbstständiger seinen Dienstwagen auch zu privaten Zwecken nutzt. Es existiert für einen geringfügig anderen Fall aber noch eine dritte Option: und zwar die Kilometerpauschale. Diese kommt immer dann zum Tragen, wenn der private Pkw für Dienstreisen genutzt wird.

Was es mit der Kilometerpauschale genau auf sich hat und wie die Berechnung der Fahrten im Detail aussieht, erfährst du in den folgenden Absätzen.

Das ist die Kilometerpauschale

Die Kilometerpauschale ist ein gängiges und gesetzlich festgelegtes Instrument, um Fahrtkosten Kilometer für Kilometer abzurechnen. Es gibt aber verschiedene Voraussetzungen, um die Kilometerpauschale in Anspruch nehmen zu können. Bei den vorgenommenen Fahrten muss es sich um Dienstreisen handeln, die…

• der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer aufgetragen hat,
• ein Selbstständiger oder Freiberufler vornimmt,
• mit einem privaten und motorisierten Fahrzeug vorgenommen werden.

Bei den Kosten, die abgerechnet werden können, handelt es sich um einen Kilometersatz von 30 Cent. Diese Pauschale gilt für Autos. Für jedes andere motorisierte Fahrzeug können 20 Cent pro gefahrenem Kilometer angesetzt und somit von der Steuer abgesetzt werden.

So machst du die Kilometerpauschale geltend

Wie bereits erwähnt: Wer sein privates Fahrzeug für dienstlich veranlasste Reisen nutzt, der kann die gefahrenen Kilometer steuerlich geltend machen. Das geschieht im Rahmen der Steuererklärung. Hierwerden die tatsächlich zurückgelegten Kilometer – möglich macht das die Kilometerpauschale – mit jeweils 0,30 Euro multipliziert. Der entsprechende Gesamtbetrag wird dann als Werbungskosten vom zu versteuernden Einkommen abgezogen. Vorteil für einen Arbeitnehmer ist hierbei, dass er unter Umständen durch die erfolgte Steuererklärung Geld vom Finanzamt zurückgezahlt bekommt. Bei Freiberuflern oder Selbstständigen sinkt so der Gesamtbetrag der zu leistenden Steuern.

Klar ist vor diesem Hintergrund aber auch: Hat beispielsweise der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Reisekosten für eine Dienstreise bereits in voller Höhe und komplett erstattet, dann kommt in diesem Fall die Kilometerpauschale natürlich nicht mehr zum Tragen. Anders sieht das bei einem Selbstständigen oder Freiberufler aus, der seine Dienstreisen – also zum Beispiel Fahrten zu Kunden, zu Lieferanten oder zu Geschäftspartnern – in vollem Umfang selbst finanzieren muss. Hier bildet die Kilometerpauschale eine attraktive Lösung, um letztendlich Steuern zu sparen.

Kilometerpauschale richtig berechnen

Der Chef beauftragt dich damit, eine Dienstreise mit deinem eigenen Auto oder anderweitig motorisierten Gefährt zu unternehmen. Ist das der Fall und die Firma erstattet die Kosten für die Reise nicht, dann können die als Werbungskosten geltend gemacht werden – und zwar durch die Kilometerpauschale.

Rechenbeispiel zur Kilometerpauschale

Max Mustermann muss einen geschäftlichen Termin wahrnehmen und dafür eine einfache Wegstrecke von 250 Kilometern zurücklegen. Für die Hin- und Rückfahrt kommen also genau 500 Kilometer zusammen. Also werden 500 Kilometer mit 0,3 Euro multipliziert, was eine Summe von 150 Euro ergibt. Max Mustermann kann also 150 Euro bei der Steuererklärung als Kilometerpauschale für eine geleistete dienstliche Fahrt angeben. Wäre Max Mustermann nun beispielsweise nicht mit seinem eigenen Auto unterwegs gewesen, sondern mit seinem Motorrad, hätte er 20 Cent pro gefahrenem Kilometer von der Steuer absetzen können, was bei dem genannten Beispiel eine Summe von 100 Euro ergeben hätte. Wichtig ist bei der Berechnung nur: Es muss sich bei dem Fortbewegungsmittel um ein solches handeln: das dem Arbeitnehmer, dem Selbstständigen oder dem Freiberufler gehört und das motorisiert ist.

Wichtig: Nicht anwendbar ist die Kilometerpauschale bei Reisen mit Bus, Bahn, per Schiff oder Flugzeug.

Für Kilometerpauschale eignet sich Fahrtenbuch

Diejenigen, die die Kilometerpauschale nutzen, um dienstlich unternommene Reisen mit dem eigenen Pkw von der Steuer abzusetzen, müssen diese Fahrten natürlich vollständig dokumentieren. Vor diesem Hintergrund empfiehlt es sich, auf ein probates, bewährtes und gängiges Mittel der schnellen und unkomplizierten Erfassung von Fahrten zu setzen: das elektronische Fahrtenbuch. Das Fahrtenbuch eignet sich vor allem für die Arbeitnehmer, die ihren vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Dienstwagen kaum und nur im überschaubaren Rahmen privat nutzen. Zudem könnte das Fahrtenbuch eine passende Option sein, wenn zum Beispiel der Bruttolistenpreises des Fahrzeugs relativ hoch ist (in diesem Fall würde das bei Anwendung der 1-Prozent-Regelung zu einer deutlichen Verringerung des Nettogehalts führen).

Ein Fahrtenbuch führt aber, trotz der Tatsache, ein probates Mittel für die Erfassung von Fahrten zu sein, zu einer notwendigen Sorgfalt, schließlich verlangt der Gesetzgeber, dass Fahrtenbücher absolut vollständig sein müssen und keinerlei Lücken aufweisen dürfen.

Das bedeutet: Jede einzelne Strecke, die mit dem Pkw zurückgelegt wurde, muss penibel und genau erfasst werden. Gut für Arbeitnehmer: Diese Vorgaben beziehen sich nur auf die geschäftlichen Fahrten. Bei Fahrten, die im privaten Rahmen stattfinden, muss dagegen lediglich die Anzahl der gefahrenen Kilometer erfasst werden. Für die Dienstreisen gelten folgende Vorgaben, was die Eintragungen anbetrifft. Eingetragen werden müssen:

• der Name des Fahrers
• das Datum, an dem die Fahrt vorgenommen wurde
• einen Grund für die Fahrt (also beispielsweise: Termin beim Kunden, Gespräch mit Geschäftspartner)
• Name und Adresse des Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartners
• die Route und Streckenführung, um zum Ziel zu gelangen
• der Kilometerstand, den das Fahrzeug vor Antritt der dienstlich unternommenen Reise hatte
• der Kilometerstand, den das Fahrzeug nach der Rückkehr von der dienstlich unternommenen Reise hat

Der Fiskus achtet verstärkt darauf, dass die Fahrtenbücher vollständig und lückenlos geführt werden. Eine attraktive Option stellt aus diesem Grund ein elektronisches Fahrtenbuch dar. Ein entsprechender Sender wird hier mit der OBD-Schnittstelle verbunden, die vollständig aufgezeichneten Daten werden dauerhaft und lückenlos an eine PC-Software oder eine Smartphone-App geschickt. Dort besteht dann die Möglichkeit, die Daten genau zu überprüfen und bei Bedarf um wichtige Angaben zu ergänzen.

Vor- und Nachteile der Kilometerpauschale

Wie nahezu jede pauschale Abrechnungsmöglichkeit gibt es bei der Kilometerpauschale Vor- und Nachteile. Die Vorteile sehen folgendermaßen aus:

✔ Die Kilometerpauschale bietet die Möglichkeit, für Dienstreisen angefallene Kilometer schnell und unkompliziert abzurechnen.
✔ Sie ist eine spannende Option, um Kosten rund um Dienstreisen erstattet zu bekommen, wenn der Arbeitgeber diese nicht übernimmt.
✔ Sie eignet sich ideal dafür, gelegentliche Dienstreisen abzurechnen.

Allerdings ist die Kilometerpauschale auch mit einigen Nachteilen verbunden. Die Nachteile sind:

✘ Die Kilometerpauschale eignet sich nicht so sehr für diejenigen, die aus beruflichen Gründen viel und oft unterwegs sind.
✘ Sie ist nicht optimal für Selbstständige.
✘ Außerdem deckt sie nicht unbedingt alle Kosten, die tatsächlich anfallen.

Kilometerpauschale nicht mit anderen Pauschalen verwechseln

Wenn ein Unternehmen einen Mitarbeiter damit beauftragt, eine Dienstreise zu unternehmen – und das mit dem eigenen Fahrzeug des Angestellten –, dann kann es sein, dass die Firma die entsprechend angefallenen Reisekosten in voller Höhe erstattet. In einem solchen Fall kommt dann die sogenannte Reisekostenabrechnung zum Einsatz. In aller Regel existieren dafür im Unternehmen Vorlagen, die der Arbeitnehmer dazu nutzen kann, die Reisekosten genau zu dokumentieren. Zu den Reisekosten zählen:

• Kosten, die für die Fahrt anfallen.
• Kosten, die für die Verpflegungsmehraufwendungen anfallen.
• Kosten, die für die Übernachtung anfallen.
• Kosten, die für die Nutzung von Internet oder Telefon anfallen.
• Kosten, die als Reisenebenkosten gelten.

Wichtig: Der Betrieb ist nicht dazu verpflichtet, die entsprechenden Kosten zu übernehmen.

Ebenfalls nicht zu verwechseln ist die Kilometerpauschale mit der Entfernungspauschale , die im Volksmund gerne als Pendlerpauschale bezeichnet wird. Bei der Entfernungspauschale handelt es sich nämlich um die steuerliche Geltendmachung der Kosten, die der Arbeitsweg verursacht, also der tägliche Weg von der eigenen Wohnung zur Arbeitsstätte. Hier ist es aber so, dass der Arbeitnehmer nur die Entfernungskilometer für die einfache Strecke ins Büro absetzen kann. Fährt er morgens also 30 Kilometer zur Arbeit und abends wieder 30 Kilometer zurück, können nur 30 Kilometer pro Tag mit jeweils 30 Cent abgerechnet werden. Das bedeutet: Die Kilometerpauschale für Dienstreisen – und damit auswärtige Tätigkeiten – ist für den Arbeitnehmer aus steuerlicher Sicht erheblich attraktiver, da jeder Kilometer zählt, als die Entfernungspauschale, die für den erfolgten Arbeitsweg anfällt.