Corporate Carsharing

Corporate Carsharing ist ein Modell, das sich in der heutigen Zeit bei immer mehr Unternehmen nachhaltig durchsetzt. Gemeint ist damit, dass verschiedene Mitarbeiter sich geschäftliche Fahrzeuge sozusagen teilen, indem sie allesamt Zugriff auf einen Fahrzeugpool haben. Die Vorteile der gemeinsamen Nutzung des Fuhrparks für Verwaltung und Angestellte und wie es um Kosten und Auslastung bestellt ist, kannst du in diesem Text nachlesen.

Eckdaten zum Carsharing

Carsharing ist mittlerweile ein weit verbreiteter Begriff. Vor allem in größeren Städten und in Ballungsgebieten sind die Menschen oft vertraut mit dem Thema, auch für Unternehmen und Selbstständige wird die Sache zunehmend interessanter. Dahinter verbirgt sich der Umstand, dass sich Menschen ganz grob gesagt verschiedene Fahrzeuge teilen. Dabei teilen sich diese Menschen die Autos oder Nutzfahrzeuge aber nicht im klassischen Sinne, sondern greifen auf den Pool eines bestimmten Anbieters – oder eben des eigenen Unternehmens – zurück. Und Anbieter existieren rund um das Carsharing mittlerweile einige.

Grundsätzlich gibt es zwei Modelle des Carsharings. Modell eins ist das stationäre Carsharing, Modell zwei das sogenannte Free-Floating-Carsharing.

• Die stationäre Variante ist die gängigste und am weitesten verbreitete. Der Nutzer bucht dabei über eine App oder eine Website oder direkt vor Ort an der Station des Anbieters sein gewünschtes Fahrzeug. Dabei nimmt er den Wagen von der Station aus mit. Die Rückgabe erfolgt entweder an der identischen Station oder einer anderen des Anbieters in einem festgelegten Gebiet. Der Preis orientiert sich an den gefahrenen Kilometern und der Dauer der Nutzung.
• Das Free-Floating-Carsharing ist ein Modell, das ohne feste Stationen auskommt. Die zu buchenden Fahrzeuge befinden sich dagegen in einem festgelegten Gebiet – beispielsweise in der Innenstadt einer Metropole – auf öffentlichen oder zugewiesenen Parkplätzen. Die User buchen die Fahrzeuge via App oder Website und öffnen diese sogar unter Umständen per Smartphone. Abgestellt werden die Pkw ebenfalls irgendwo im festgelegten Gebiet. Diese Variante des Carsharings ist teurer als die stationsgebundene Option – und eignet sich für Unternehmen nur dann, wenn die Fahrzeuge Teil des Unternehmens sind und auf dem Betriebsgelände abgestellt werden.

Das ist Corporate Carsharing in Unternehmen

Stellt ein Unternehmen nicht verschiedenen Mitarbeitern jeweils ein Auto als Dienstwagen zur Verfügung, sondern haben die Angestellten stattdessen die Möglichkeit, einen Pool an Fahrzeugen gemeinsam zu nutzen, dann spricht man von Corporate Carsharing. Das Unternehmen hat dabei durch seinen Fuhrparkmanager die Gelegenheit, entweder allen Mitarbeitern den Zugriff auf den Fuhrpark zu ermöglichen oder nur einem Teil der Belegschaft. Dazu kommt die Möglichkeit, dass die Angestellten die zur Verfügung gestellten Fahrzeuge privat nutzen, was ein Teil der Vereinbarung sein kann – aber nicht muss.

Corporate Carsharing macht für Firmen vor allen Dingen dann Sinn, wenn auf die stationsgebundene Variante gesetzt wird. Das Unternehmen hält also zum Beispiel eine bestimmte Zahl an Fahrzeugen vor, die sich die Mitarbeiter vorab buchen können. Dafür eignet sich eine spezielle Software, die es dem Angestellten ermöglicht zu erfahren, wo auf dem Firmengelände sich gerade ein bestimmtes Fahrzeug befindet und ob dieses noch buchbar ist. Die Zugriffsrechte regelt dabei immer das Unternehmen. Das bedeutet auch, dass bestimmte Mitarbeiter auf bestimmte Fahrzeuge zugreifen können – oder eben nicht. Der Vorteil dieser Variante des Fuhrparkmanagements ist, dass sich die Auslastung der Dienstwagen ganz genau steuern lässt. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass die zuständigen Personen im Betrieb – also in der Regel Geschäftsführer oder Fuhrparkmanager – eine detaillierte Übersicht der Kosten haben und hier in alle Richtungen effizient und bei Bedarf gegensteuern können.

Vorteile des Corporate Carsharings

Corporate Carsharing verfügt über zahlreiche Vorteile. Ein absoluter Pluspunkt dieser Variante des Fuhrparkmanagements ist, dass sich die Auslastung der Dienstwagen ganz genau steuern lässt. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass die zuständigen Personen im Betrieb – also in der Regel Geschäftsführer oder Fuhrparkmanager – eine ganz genaue Übersicht der Kosten haben und hier in alle Richtungen effizient und bei Bedarf gegensteuern können. Ungenutzte Fahrzeuge, die über einen längeren Zeitraum, beispielsweise während des Urlaubs einzelner Kollegen, auf dem Parkplatz der Firma standen, können so der Vergangenheit angehören.

Im Gegensatz zur einst klassischen Variante, einzelnen Mitarbeitern feste Wagen zuzuweisen, lassen sich mit dem Corporate Carsharing teilweise – was abhängig von der Größe des Unternehmens ist – erhebliche Summen an Geld einsparen. Wichtig ist jedenfalls, dass Angestellte immer die Garantie haben, zu Terminen auf ein Fahrzeug zurückgreifen zu können. Hier bietet es sich beispielsweise an, dass die verantwortlichen Personen im Unternehmen bereits frühzeitig bestimmte Fahrzeuge für Termine, die fix sind, blocken und reservieren.

Ein weiterer Vorteil ist weniger ökonomischer, dafür aber ökologischer Natur. Durch die Tatsache, dass eine bestimmte Zahl an Menschen auf einen Pool an Fahrzeugen zugreift, wird die genaue Anzahl der Fahrzeuge, die tatsächlich vorgehalten und genutzt werden, verringert. Das führt wiederum dazu, dass grundsätzlich weniger Autos unterwegs sind, was einen positiven Effekt für die Umwelt hat.

Das ist beim Corporate Carsharing zu beachten

Verschiedene Mitarbeiter nutzen diverse Fahrzeuge, wenn sie zum Beispiel Termine haben oder im Rahmen einer Dienstreise unterwegs sind. Klar ist vor diesem Hintergrund, dass die Nutzung individuell vertraglich geregelt werden muss. Hierfür eignet sich der Arbeitsvertrag. Wenn es dann zu Differenzen oder Diskussionen kommt, haben Verantwortliche der Firma und Mitarbeiter jeweils ein Schriftstück, auf das sie sich im Streitfall berufen können.

Dabei gilt: Aufgrund fehlender gesetzlicher Bestimmungen regelt der Arbeitgeber, also das Unternehmen, wie die Details der Nutzung aussehen. So kann die Firma zum Beispiel vorschreiben, dass die Fahrzeuge nur zu dienstlichen Zwecken genutzt werden dürfen oder andererseits darüber hinaus private Fahrten grundsätzlich genehmigen. Ganz wichtig: Die potenziell private Nutzung bedarf einer unbedingten vertraglichen Regelung, was vor allem dann wichtig ist, wenn ein Unfall passiert.

Richtige Angaben bei der Versicherung machen

Das Stichwort Unfall ist passend im Hinblick auf die Versicherung der Corporate-Carsharing-Flotte. Hier müssen die Angaben passen, die der Versicherung übermittelt werden – und das vor allem in zwei Bereichen:

• Kilometerleistung pro Jahr
• Begrenzung der Fahrer

In beiden Fällen gilt: Das Unternehmen muss der Versicherung mitteilen, dass die Firmenfahrzeuge im Rahmen des Corporate Carsharings von verschiedenen Mitarbeitern genutzt werden und Einschränkungen deshalb nicht gewollt sind. Diese Einschränkungen beziehen sich auf die Zahl der Kilometer, die pro Jahr gefahren werden und den Kreis der Mitarbeiter, der die Fahrzeuge steuert. Die genannten Einschränkungen haben oft ein Ziel: die jährlichen Versicherungsbeiträge zu reduzieren.