Betriebskosten für Firmenwagen

Für Unternehmen und Selbstständige sind die Betriebskosten ein eminent wichtiges Thema. Denn nur diejenigen, die ihre Betriebskosten – dazu zählen auch die Kosten für einen Firmenwagen – optimal im Blick haben und wissen, was einerseits auf der Habenseite verbucht wird und auf der anderen Seite als Betriebskosten abfließt, haben Erfolg am Markt. Was genau zu den Betriebskosten zählt und wie es sich genau mit einem Dienstwagen verhält, führen wir dir in diesem Text vor Augen.

Das sind Betriebskosten

Alle Kosten, die irgendwie in Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen und dazu dienen, das sogenannte operative Geschäft aufrechtzuerhalten, gelten gemeinhin als Betriebskosten. Unterteilen lassen sich Betriebskosten in zwei Gruppen:

• variable Betriebskosten
• Kosten der Betriebsbereitschaft, also fixe Kosten

Betriebskosten sind somit beispielsweise Kosten für Personal, Material, Energie und Räumlichkeiten.

Das sind Betriebskosten rund um Firmenwagen

Für Unternehmen, also Arbeitgeber, von großem Interesse, weil tägliche Praxis, sind die Betriebskosten im Hinblick auf Firmenwagen. Im Umkehrschluss bedeutet das: Alle Kosten, die dem Arbeitgeber – und auch dem Arbeitnehmer – hinsichtlich der Nutzung eines dienstlichen Fahrzeugs entstehen, sind Betriebskosten. Dazu zählen unter anderem Finanzmittel, die für Kraftstoff ausgegeben werden, um im Rahmen eines Termins zu einem Geschäftspartner, einem Lieferanten oder einem Kunden zu fahren.

Besonders spannend für Selbstständige: Wer sein privates Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent zu geschäftlichen Zwecken nutzt, dessen Wagen wird zum Betriebsvermögen erklärt. Das bedeutet wiederum Vorteile rund um die Steuer und im Hinblick auf Regelungen des Finanzamts. Die positive Folge dieser Tatsache ist, dass die anfallenden Betriebskosten fortan steuerlich geltend gemacht und abgesetzt werden können. Wichtig ist vor dem Hintergrund der Umsatzsteuererklärung nur zu definieren, welche Kosten für den genutzten Pkw denn nun tatsächlich geschäftlich und welche Ausgaben privater Natur sind.

Zu den betrieblichen Kosten, die geltend gemacht werden können, zählen die Kosten, die für:

• das Tanken entstehen,
• potenzielle Reparaturen des Autos entstehen (gemeint sind damit Nachrüstungen),
• den Kauf von Winterreifen und von Sommerreifen entstehen,
• den Ölwechsel entstehen,
• die Autowäsche entstehen,
• Parkgebühren entstehen,
• die Maut entstehen, wenn beispielsweise Fahrten ins Ausland erforderlich sind,
• das Mieten einer Garage entstehen,
• die Mitgliedschaft in einem Automobilclub entstehen,
• die Instandsetzung des Fahrzeugs nach einem Unfall entstehen, [Achtung: Gibt es Geld von der Versicherung, dann ist das in diesem Fall als eine Betriebseinnahme zu erfassen.]
• die Rundfunkgebühr entstehen (durch das im Wagen verbaute Autoradio),
• die Begleichung von der Kfz-Versicherung und der Kfz-Steuer entstehen,
• Zinsen entstehen, die rund um die Aufnahme eines Darlehens zur Finanzierung des Wagens entstehen.

Die Arbeitgeber oder Selbstständigen, die stattdessen nicht auf den Kauf eines Wagens setzen, sondern das Dienstfahrzeug leasen, haben die Möglichkeit, weitere Ausgaben abzusetzen. Bei diesen Ausgaben handelt es sich um die Kosten, die durch:

• Gebühren entstehen, die für die Zulassung oder den Transport des Wagens anfallen,
• zu leistende Sonderzahlungen zu Vertragsbeginn entstehen,
• die Leasingraten entstehen (dazu zählen übrigens auch solche Raten, die umfassend sind, also zum Beispiel noch Reparaturen oder ähnliches beinhalten),
• abzuschließende Versicherungen wie eine Haftpflichtversicherung oder eine Kaskoversicherung entstehen,
• die Kfz-Steuer entstehen.

Du siehst: Die Ausgaben, die rund um einen Firmenwagen als Betriebskosten deklariert werden können, sind einige. Es lohnt sich also, die genannten Bereiche allesamt im Blick zu haben und beim Finanzamt für den geschäftlich genutzten Pkw anzugeben. Damit lässt sich Jahr für Jahr ein ordentlicher Betrag an Steuern sparen.

Diese Ausgaben sind keine Betriebskosten

Selbstverständlich sind Ausgaben existent, die nicht in den Bereich entstehender Betriebskosten beim Firmenwagen einzuordnen sind. Wer also zum Beispiel zu schnell unterwegs ist oder eine Kreuzung trotz roter Ampel überfährt, deshalb geblitzt und mit einem Bußgeld belegt wird, der kann die dafür entstehenden Kosten nicht als solche, die geschäftlicher Art sind, deklarieren. Das gilt ebenfalls, wenn ein Arbeitnehmer oder Selbstständiger mit einem Firmenwagen in den Urlaub fährt und aus diesem Grund Kosten für die Maut und das Benzin entstehen.

Firmenwagen und der geldwerte Vorteil

Bei Firmenwagen ist besondere Vorsicht angebracht – zumindest aus steuerlicher Sicht –, wenn eine Privatnutzung neben den geschäftlichen Fahrten besteht. In diesem Fall ist es so, dass durch die private Nutzung des Wagens ein sogenannter geldwerter Vorteil entsteht. Und dieser geldwerte Vorteil muss natürlich versteuert werden. Um das zu tun, sind zwei Methoden anerkannt:

• 1-Prozent-Regelung
• Fahrtenbuch

Die 1-Prozent-Regelung in der Übersicht

Die 1-Prozent-Regelung wurde einst eingeführt, um eine pauschale und einfache Versteuerung des geldwerten Vorteils zu garantieren. Entscheidende Konstante ist hierbei immer der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs. Von diesem Bruttolistenpreis, der nachfolgend noch näher erläutert wird, wird pro Monat ein Prozent als geldwerter Vorteil versteuert.

Zu diesem einen Prozent kommen weitere Prozentpunkte hinzu für einen regelmäßigen Arbeitsweg und Familienheimfahrten. Wer also einen täglichen Weg von seiner Wohnung zu seiner ersten Tätigkeitsstätte fährt, der muss 0,03 Prozent pro Entfernungskilometer und Monat zusätzlich versteuern. 0,002 Prozent werden pro Fahrt und Entfernungskilometer fällig, wenn jemand eine Familienheimfahrt unternimmt, da der Hauptwohnsitz der Familie sich nicht an dem Ort der ersten Tätigkeitsstätte befindet.

Fakten zum Bruttolistenpreis

Der Bruttolistenpreis ist, wie bereits beschrieben, die alles entscheidende Konstante, wenn es darum geht, die 1-Prozent-Regelung zum durch die private Nutzung eines Firmenwagens entstehenden geldwerten Vorteil anzuwenden.

Der Bruttolistenpreis ist immer eine unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers des Fahrzeugs. Dabei handelt es sich um den Neupreis des Wagens. Wird der Pkw durch den Arbeitgeber oder den Selbstständigen zum Beispiel als Gebrauchtwagen angeschafft – und eben nicht neu –, spielt das trotzdem keine Rolle und wirkt sich nicht auf den Bruttolistenpreis aus. Wer sich also einen drei Jahre alten Dienstwagen zulegt, für den ist trotzdem der Bruttolistenpreis – und zwar immer der des Inlands, also auf Deutschland bezogen – entscheidend, der am Tag der Erstzulassung galt. Ein aktueller Betrag spielt dagegen keine Rolle. Zum Bruttolistenpreis kommt noch die unter Umständen am Tag der Erstzulassung verbaute Sonderausstattung hinzu. Nachträglich eingebaute besondere Elemente sind im Gegensatz dazu nicht entscheidend.

Ein Rechenbeispiel vereinfacht das Verstehen von 1-Prozent-Regelung und Bruttolistenpreis. In diesem fiktiven Fall ist es so, dass ein Arbeitnehmer ein Bruttogehalt von 5000 pro Monat bezieht und einen Firmenwagen fährt, der einen Bruttolistenpreis von 27.000 Euro besitzt. Zu den 27.000 Euro kommen noch weitere 3000 Euro für die Sonderausstattung am Tag der Erstzulassung hinzu. Zusammen sind das 30.000 Euro, ein Prozent davon sind 300 Euro.

Ebenfalls in den Fokus genommen werden müssen die 20 Kilometer, die der Arbeitnehmer jeden Tag von seiner Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte pendelt. Hier kommen weitere 180 Euro pro Monat zusammen. Die ergeben sich, indem die 30.000 Euro mit den 20 Kilometern multipliziert werden. 0,03 Prozent von dieser Summe, die sich auf 600.000 beläuft, sind 180. In der Summe beträgt der geldwerte Vorteil für Dienstwagen und Arbeitsweg, der mit diesem Dienstwagen bestritten wird, also 480 Euro.

Diese 480 Euro kommen auf das Bruttogehalt von monatlich 5000 Euro obendrauf. Das bedeutet wiederum, dass der Arbeitnehmer nicht 5000 als Bruttoentgelt pro Monat zu versteuern hat, sondern 5480 Euro. Ob sich für den Arbeitnehmer das Minus im Bereich des Nettogehalts durch den privat genutzten Firmenwagen lohnt, muss von Fall zu Fall individuell betrachtet werden.

Fahrtenbuch-Methode als Alternative

Eine Alternative zur 1-Prozent-Regelung ist die Anwendung der Fahrtenbuchmethode. Das (elektronische) Fahrtenbuch kann sich vor allen Dingen für die Arbeitnehmer lohnen, die ihr Dienstgefährt eher selten privat nutzen. Ein elektronisches Fahrtenbuch bedeutet aber Verantwortung, schließlich muss es vollständig und lückenlos sein, damit es vom Finanzamt akzeptiert wird. Positiv: Für die privaten Fahrten wird lediglich die Anzahl der zurückgelegten Kilometer notiert. Anders sieht das bei geschäftlichen Fahrten aus, wo eine Vielzahl an Angaben nötig ist. Dazu zählen:

• das Datum, an dem die Fahrt unternommen wurde,
• der Fahrer, der die Fahrt unternommen hat (Name und Vorname),
• der detaillierte Grund, warum die Fahrt unternommen wurde,
• das genaue Ziel der geschäftlichen Fahrt,
• der Kilometerstand des Dienstwagens, bevor die Fahrt angetreten wurde,
• der Kilometerstand des Dienstwagens, nachdem die Fahrt beendet wurde,
• die genaue Strecke der geschäftlichen Fahrt,
• die genauen Angaben zum Kunden, Geschäftspartner oder Lieferanten, zu dem die Reise unternommen wurde (Name, Vorname etc.).

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Lohnt sich ein Fahrtenbuch oder würde auch die 1-Prozent-Regelung reichen? Finde es jetzt mit dem Rechner unten heraus! Mit diesem Rechner kann ganz einfach die persönliche Ersparnis mit einem elektronischen Fahrtenbuch gegenüber der 1-Prozent-Methode pro Fahrzeug im Jahr errechnet werden. So sieht man, ob sich ein Fahrtenbuch lohnen könnte oder, ob die 1-Prozent-Regelung auch in Ordnung wäre.