Was ist eine Betriebsfahrt?

Wer aus geschäftlichen Gründen mit einem Fahrzeug unterwegs ist, der unternimmt eine Betriebsfahrt. Was im ersten Moment relativ einfach klingt, ist aber mit einigen Hürden und Aspekten verbunden, die es zu beachten gilt. Auf der einen Seite muss sich eine Betriebsfahrt ganz klar und detailliert erklären – und damit von einer Privatfahrt abgrenzen – lassen. Auf der anderen Seite sind auch Themen relevant, die den steuerlichen Sektor – und damit das Finanzamt – betreffen.

Was schreibt der Fiskus rund um Fahrten, die rein geschäftlicher Natur sind, vor? Ist das Fahren morgens von der Wohnung zum Büro und abends von der Tätigkeitsstätte zurück zur Wohnung eine Betriebsfahrt? Und muss ein Fahrtenbuch geführt werden? Genau diese wichtigen Fragen werden dir in diesem Text beantwortet.

Das ist unter einer Betriebsfahrt zu verstehen

Mit dem Firmenwagen, dem Privatauto oder dem Leasingfahrzeug auf dem Weg zum Geschäftstermin, um einen Abschluss beim Kunden beziehungsweise Geschäftspartner zu erzielen, einen Vertrag zu unterschreiben oder ein Angebot zu unterbreiten – genau das ist eine Betriebsfahrt. Wichtig ist dabei: Es muss sich bei der Fahrt eindeutig um eine Dienstfahrt handeln.

Dabei gilt: Der Betrieb beziehungsweise der Chef muss diese Fahrt entweder angeordnet haben oder der Mitarbeiter, dem eine gewisse Verantwortung zugestanden wird, hat den Termin selbst vereinbart. Bei Selbstständigen und Freiberuflern fällt die Anordnung natürlich weg, da diese selbst für die Vereinbarung von Treffen mit Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern zuständig sind.

Eine Betriebsfahrt dient ausschließlich einem geschäftlichen Zweck. Wer also zum Kunden unterwegs ist, darf keinen Umweg fahren, um noch schnell einzukaufen oder zum Sport zu gehen. Ist das nämlich der Fall, findet eine Privatfahrt statt. Und wer denkt, dass der morgendliche Weg zur Arbeitsstätte und der abendliche Rückweg zur Wohnung oder zum Haus ebenfalls eine Betriebsfahrt ist, liegt falsch. Im genannten Fall wird der klassische Arbeitsweg beschrieben.

In vielen Fällen ist das Unternehmen, wenn regelmäßige Betriebsfahrten von Mitarbeitern vorgenommen werden müssen, so kulant und stellt einen Dienstwagen zur Verfügung. Selbstständige verfügen in aller Regel selbst über ein Geschäftsfahrzeug, mit dem das Wahrnehmen von beruflichen Terminen flexibel möglich ist.

Was gilt es zu beachten?

Ein Dienstwagen, den Mitarbeiter wie beschrieben von ihrem Arbeitgeber bekommen, dient vor allen Dingen der geschäftlichen Nutzung – also dazu, damit Betriebsfahrten zu unternehmen. Viele Firmen gestatten es den Angestellten, den Dienstwagen im privaten Bereich zu nutzen. Ist das der Fall, muss der Mitarbeiter eine Entscheidung treffen – und zwar, was das Thema Steuern anbetrifft. Stichwort ist hier der geldwerte Vorteil, der immer dann entsteht, wenn eine Privatnutzung des Dienstwagens stattfindet und entsprechend versteuert werden muss. Hier gibt es dann zwei Optionen:

Anwendung der 1-Prozent-Regelung

Bei der 1-Prozent-Regelung handelt es sich um eine pauschale Versteuerung. Im Detail sieht diese Regelung vor, dass aufgrund der privaten Nutzung eines geschäftlichen Fahrzeugs der so entstandene geldwerte Vorteil versteuert wird – und zwar durch ein Prozent des Bruttolistenpreises des Wagens pro Monat. Dieser Betrag wird dem Monatsgehalt erst hinzugerechnet und anschließend vom Nettogehalt abgezogen. Die 1-Prozent-Regelung eignet sich vor allem dann, wenn der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs eher gering ist und der Firmenwagen vom Angestellten gerne und oft privat gefahren wird.

Führen eines (elektronischen) Fahrtenbuchs

Wer dagegen einen Firmenwagen mit hohem Bruttolistenpreis fährt – und das kaum privat –, für den könnte eher ein Fahrtenbuch interessant sein. Zu beachten ist hierbei, dass das Fahrtenbuch entweder handschriftlich oder elektronisch geführt werden kann, aber keine Lücken aufweisen darf. Während bei einer Privatfahrt nur die gefahrenen Kilometer notiert werden müssen, ist die Liste an zu tätigenden Angaben bei einer Betriebsfahrt deutlich länger. Zu den Eckdaten, die im Fahrtenbuch zu jeder geschäftlichen Fahrt auftauchen müssen, gehören:

  • Datum der Fahrt
  • Grund für die Fahrt
  • Uhrzeit bei Abfahrt
  • Uhrzeit bei Ankunft
  • Kilometer, die gefahren werden
  • Route
  • Name des Fahrers
  • Reiseziel
  • Kilometerstand bei Abfahrt
  • Kilometerstand bei Ankunft
  • Name und Adresse des Kunden beziehungsweise Geschäftspartners

Beispiel: Unser elektronisches Fahrtenbuch Logbook

Ein elektronisches Fahrtenbuch ermöglicht die Erfassung dieser Daten sehr unkompliziert und komfortabel.

Sonderfälle rund um Betriebsfahrten

Was genau unter dem Begriff Betriebsfahrt zu verstehen ist, wurde bereits erläutert. Aber: Es existieren genau drei Sonderfälle. Der erste Sonderfall betrifft die sogenannten Familienheimfahrten. Wer also von Montag bis Freitag an seinem Arbeitsort lebt, der nicht der Hauptwohnsitz der eigenen Familie ist, diese aber am Wochenende besucht, kann eine Familienheimfahrt pro Woche als Betriebsfahrt von der Steuer absetzen. Sonderfall Nummer zwei stellt eine Fahrt mit dem Firmenwagen in die Werkstatt dar. Voraussetzung ist hier aber, dass das Unternehmen, das das Auto zur Verfügung stellt, zugleich der Halter sein muss. Der dritte Sonderfall betrifft eine Dienstreise samt Übernachtung im Hotel. Die Fahrt vom Kunden beziehungsweise Geschäftspartner zum Hotel und am nächsten Tag wieder zurück gilt ebenfalls als Betriebsfahrt.

Diese Fahrten zählen nicht zu Betriebsfahrten

Eine Betriebsfahrt, die mit dem Dienstwagen zum Kunden oder Geschäftspartner unternommen wird, unterscheidet sich durch ihren Grund ganz klar und eindeutig von einer Privatfahrt oder einer Fahrt, die dem Arbeitsweg (Weg zur Tätigkeitsstätte) dient.