Die 1-Prozent-Regelung

Wer seinen Dienstwagen auch privat nutzt, muss das versteuern. Der Grund dafür ist klar: Durch die Privatnutzung des Firmenwagens entsteht ein geldwerter Vorteil. Zum Tragen kommt in solchen Fällen die 1-Prozent-Regelung. Diese sieht vor, dass ein Prozent des Bruttolistenpreises des entsprechenden Fahrzeugs an das Finanzamt abgeführt wird – und zwar pauschal und immer pro Monat. Im Umkehrschluss bedeutet das: Unter Umständen, zum Beispiel für diejenigen Arbeitnehmer, die ein hochpreisiges Fahrzeug auch für ihre Privatfahrten nutzen, wird es teuer, was mit dem potenziell hohen Listenpreis des Pkw zusammenhängt. Alternativ ist deshalb das Führen eines Fahrtenbuchs möglich.

Genaue Eckdaten zu 1-Prozent-Regelung und Fahrtenbuch erläutern wir dir in unserem Lexikon-Artikel.

Das ist die 1-Prozent-Regelung

Wie bereits erläutert, gilt die 1-Prozent-Regelung für Firmenwagen, die auch privat genutzt werden. Erfolgt die Nutzung des Dienst-Pkws beispielsweise, um als Arbeitnehmer damit morgens von der eigenen Wohnung zum Sitz des Arbeitgebers und abends wieder zurück zu gelangen, dann greift die 1-Prozent-Regelung.

Eingeführt wurde die Regelung einst deshalb, um eine pauschale Methode der Versteuerung herbeizuführen, die darüber hinaus die Steuererklärung vereinfacht. Sie sieht vor, dass pro Monat ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil versteuert werden muss. Genau genommen findet durch das Finanzamt bei der Berechnung der Einkommensteuer erst ein Hinzurechnen zum Monatsgehalt statt, anschließend wird ein Abzug des Prozents vom Nettogehalt vorgenommen. Wenn der Wagen über Sonderausstattung verfügt – hier gilt immer der Tag der Erstzulassung und kein nachträglich eingebautes Zubehör –, werden die Kosten hierfür auf den Listenpreis draufgeschlagen.

Rechenbeispiel für die 1-Prozent-Regelung

Die 1-Prozent-Regelung kann relativ einfach und problemlos berechnet werden. Die entscheidendste Konstante bei dieser Berechnung ist, wie bereits erwähnt, der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs. Gehen wir für den Fall unseres Rechenbeispiels von einem Preis von 40.000 Euro für das Fahrzeug aus. Findet die 1-Prozent-Regelung Anwendung, dann beträgt der geldwerte Vorteil 400 Euro pro Monat. Dazu kommen die gefahrenen Kilometer vom Büro und zurück – für diese fiktive Rechnung haben wir 25 Kilometer für die Entfernung von der Wohnung zur Arbeitsstelle festgelegt. Hier fallen bei 0,03 Prozent pro Entfernungskilometer noch mal weitere 300 Euro monatlich an. In der Summe beträgt der geldwerte Vorteil also 700 Euro pro Monat. Diese 700 Euro müssen somit versteuert werden. Das geschieht, indem diese Summe auf das zu versteuernde Bruttogehalt draufgerechnet wird. Verdient ein Arbeitnehmer also beispielsweise 5000 Euro brutto pro Monat, müssen mit dem privat genutzten Firmenwagen und bei Anwendung der 1-Prozent-Regelung 5700 Euro versteuert werden.

Ausnahmen bei Anwendung der 1-Prozent-Regelung

Wer seinen Dienstwagen privat nutzt und damit zur Arbeit fährt, das allerdings nur an maximal 14 Tagen pro Monat, muss weniger Steuern bezahlen. Hier werden lediglich 0,002 Prozent pro Kilometer berechnet. Aber: Dem Finanzamt muss in einem solchen Fall genau dargelegt werden, welche Tage denn wirklich Arbeitstage sind.

Nachteile der 1-Prozent-Regelung

Je hochwertiger das Fahrzeug, das sich der Arbeitnehmer als Dienst- bzw. Firmenwagen aussucht oder durch den Arbeitgeber gestellt bekommt, desto höher ist logischerweise der Bruttolistenpreis. Und je höher der Bruttolistenpreis, desto größer ist der Betrag, der als geldwerter Vorteil versteuert werden muss. Dazu kommt die zusätzliche Berechnung der Sonderausstattung, die ebenfalls versteuert werden muss. Aber hier ist festzuhalten: Als zu versteuernde Sonderausstattung gilt nur jene, die bei der Erstzulassung eingebaut war. Wird die Sonderausstattung erst nachträglich eingebaut, findet keine steuerliche Berechnung mehr statt. Und es gibt noch einen weiteren erheblichen Kostenfaktor: Das Alter des Fahrzeugs spielt bei der Anwendung der 1-Prozent-Regelung keine Rolle. Ist der Dienstwagen nämlich bereits einige Jahre alt, wird trotzdem der ursprüngliche Bruttolistenpreis für die Berechnung verwendet.

Alternative: klassisches Fahrtenbuch

Wer sein Dienstfahrzeug kaum privat nutzt, für den könnte vielleicht eher ein Fahrtenbuch etwas sein als die 1-Prozent-Regelung. Zu beachten ist hier, dass ein Fahrtenbuch immer völlig lückenlos geführt werden muss. Das bedeutet: Jede einzelne Fahrt muss erfasst sein. Findet eine Nutzung des Firmenwagens zu geschäftlichen Zwecken statt, sind folgende Details festzuhalten:

• genaues Datum der Fahrt
• Name des Fahrers, der die Fahrt unternommen hat
• genauer Grund für die Fahrt
• detaillierte Route für die Fahrt
• Ziel der Reise
• Adresse und Name des Kunden oder Geschäftspartners, der besucht wurde
• Kilometerstand des Fahrzeugs vor Beginn der Fahrt
• Kilometerstand des Fahrzeugs nach dem Ende der Fahrt

Diese detaillierte Dokumentation gilt übrigens ausschließlich für Fahrten, die einem geschäftlichen Zweck dienen. Wer privat mit dem Dienstfahrzeug unterwegs ist, muss lediglich die Zahl der gefahrenen Kilometer im Fahrtenbuch festhalten.

Beispiel eines elektronischen Fahrtenbuches: das Bornemann Logbook

Wichtig: Alle Angaben im Fahrtenbuch sollten direkt im Anschluss an die Fahrten vorgenommen werden. Zusätzliche Blätter im Fahrtenbuch oder nachträglich vorgenommene Eintragungen sind nicht zulässig. Bei einem Fahrtenbuch, das handschriftlich geführt wird, verlangen die Finanzämter zudem ein gebundenes Heft. Alternativ kann ein Fahrtenbuch auch elektronisch geführt werden.

Welche Methode ist die richtige?

Ob jemand, der für private Fahrten seinen Dienstwagen nutzt, die 1-Prozent-Regelung anwenden oder doch lieber auf ein Fahrtenbuch setzen sollte, ist pauschal nicht zu beantworten, sondern immer von Fall zu Fall zu betrachten.

Genau beleuchtet werden sollten deshalb einige Faktoren. Das sind:

• Wie weit ist die Wohnung vom Arbeitsort entfernt, wie viele Entfernungskilometer werden also zurückgelegt?
• Wie viele Kilometer werden mit dem Auto privat gefahren?
• Wie hoch ist der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs?
• Wie hoch sind die Gesamtkosten, die anfallen – also auch solche für die Versicherung, das Benzin und Besuche in der Werkstatt?
• Mit welchem Lohnsteuersatz findet die Versteuerung statt?
• Über wie viele Jahre wird der Wagen genau abgeschrieben?

Ist es nun so, dass der Nutzer eines Dienstwagens auch im privaten Bereich oft und gerne mit dem Pkw unterwegs ist, lohnt sich in den meisten Fällen eher die 1-Prozent-Regelung. Der gleiche Fall tritt dann ein, wenn der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs eher niedrig ist. Ist es aber so, dass neben den Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte kaum eine weitere private Nutzung des Gefährts stattfindet, könnte ein Fahrtenbuch die bessere Option sein. Das ist übrigens ebenfalls so, wenn es sich um ein Premiumfahrzeug mit hohem Bruttolistenpreis handelt. Fest steht also: Ob nun 1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch – die ganze Sache muss immer genau durchdacht und fallspezifisch beurteilt werden. Beide Varianten besitzen Vor- und Nachteile.

Jetzt ganz einfach selbst ausrechnen (lassen)

Unsicher oder nicht. Mit dem Rechner unten kann ganz einfach die persönliche Ersparnis mit einem elektronischen Fahrtenbuch gegenüber der 1-Prozent-Methode pro Fahrzeug im Jahr errechnet werden. So sieht man, ob sich ein Fahrtenbuch lohnen könnte oder, ob die 1-Prozent-Regelung auch in Ordnung wäre.